高校干部人事檔案信息化服務探析

何宗哲

[摘 要] 隨著時代的發展，高校的干部人事檔案管理逐漸受到重視，服務方式逐漸轉向信息化服務。由于檔案信息化建設仍處在摸索、提高階段，針對目前信息化建設出現的瓶頸問題，探討高校實現檔案信息化服務的路徑，使干部檔案充分實現其自身信息價值。

[關 鍵 詞] 高校；干部人事檔案；信息化服務；利用

[中圖分類號] G275 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）07-0169-01

高校的干部人事檔案管理工作，不僅是組織開展人事工作的基礎，同時也是維護廣大教職工合法權益的一項非常重要的服務性工作。隨著社會經濟的高速發展，傳統的高校干部人事檔案查借閱服務與信息化時代高效、便捷的需求相脫節。因此，傳統的紙質查閱向數字化、信息化服務發展，已是信息化時代發展的要求和必然結果。

一、高校實現干部人事檔案信息化服務的意義

（一）滿足檔案利用者高效利用的需求

傳統的紙質檔案查借閱服務，程序繁瑣。特別是在異地查借閱的時候，更是一件勞心勞力的事情。實現干部人事檔案信息化后，所有需要查閱的內容都可以通過網絡進行查看，在條件許可的情況下還能實現檔案的異地查閱，大大提高了檔案利用的效率。

（二）使原始紙質檔案得以更好的保護

以往，我們查閱檔案均是通過對原始紙質檔案進行查看，紙質檔案會隨著查閱次數的增多而逐漸磨損，并且有些磨損是不可修復的。而實現高校干部人事檔案內容信息化后，傳統的紙質查閱變為電腦查閱，這就大大降低了對原始檔案的磨損，保護了紙質檔案。

（三）充分挖掘檔案潛在的信息價值

教職工人事檔案是個人為單位立卷的，每卷檔案涵蓋了檔案相對人的人生經歷、學識水平、思想道德表現、獎懲情況、工作能力、職稱、職務變動情況等。高校組織人事部門通過對干部人事檔案的查閱，可以從側面較快地建立起對檔案相對人的認識和了解，從而進一步明確干部選拔、任用的合適人選。

二、高校干部人事檔案實現信息化服務的瓶頸

（一）對高校干部人事檔案的信息價值認識不夠

中共中央組織部歷來重視干部人事檔案的整理工作，并陸續出臺了有關規范檔案收集、整理工作的文件。在此氛圍下，高校的干部人事檔案也逐漸受到高校管理層的重視和關注，并配有專兼職人員負責檔案管理工作。但是，大部分高校對干部人事檔案信息價值的了解還不夠深入，對檔案還停留在重保管、輕利用的層面，人事檔案仍處于“看起來重要，做起來次要，忙起來不要”的尷尬境地。

（二）干部人事檔案信息化制度不健全

干部人事檔案與一般的文書檔案不同之處在于，它有極強的保密性和政治性。這也就對高校干部人事檔案實現信息化服務提出了更高的要求，即在合理使用的過程中要保護好檔案的機密內容。因此，從管理的角度來說，就迫切需要國家出臺有關干部人事檔案信息化建設的制度，用以規范今后的信息服務。顯然，我國目前在這塊還處在摸索階段，還沒有明確的規定出臺。

三、高校干部人事檔案信息化服務的實現思路

（一）轉變服務的理念，為檔案利用者提供優質的服務

人事檔案記錄了檔案相對人的成長經歷，從檔案材料中我們能了解干部的工作能力和道德水平，為崗位選拔合適的人才提供參考的依據。必要時，檔案還能為檔案相對人提供法律方面的憑證。因此，高校要轉變以往被動服務的狀態，重新認識人事檔案的信息價值，充分挖掘其內在信息量，樹立新的服務理念，主動服務組織人事部門，服務檔案利用者，使干部人事檔案得到真正合理的開發和利用。

（二）完善規章制度，加強檔案信息安全建設

沒有規矩，不成方圓。國家應盡快出臺有關干部人事檔案信息化的制度，科學、合理地布置干部人事檔案信息化建設的進程，從源頭上制止檔案內容泄露的行為。同時，明確干部人事檔案數字化掃描的標準及要求，明確管檔單位應配備的設備，為檔案信息化管理創建一個舒適、保密、高效率的服務環境。

（三）搭建人事檔案信息服務平臺

國家出臺干部人事檔案數字化掃描的有關要求后，高校應盡快建立干部人事檔案的信息化服務平臺。在實現干部人事檔案數字化掃描后，在校內查閱干部人事檔案時，查閱人可直接進入保密的電腦閱檔室，需查閱的內容可直接在電腦顯示；異地查閱干部人事檔案時，可與利用者所在地的人事檔案管理部門配合，通過遠程進行電腦查閱，但前提是要做好檔案的保密措施，防止泄密。

四、結語

高校干部人事檔案管理工作都是圍繞檔案服務工作運轉的。運用科技手段，實行高校干部人事檔案的信息化服務是時代的必然要求。雖然現在檔案信息化管理體系仍在摸索、提升階段，但不久的將來，它定將為高校人力資源開發和利用發揮積極的作用，為廣大教職工提供更為便捷和高效率的檔案信息服務。

參考文獻：

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