電子會(huì)計(jì)檔案收集歸檔管理措施

陶銳

為進(jìn)一步的提高會(huì)計(jì)檔案收集歸檔的管理水平，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的管理。財(cái)政部發(fā)布《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》于2016年1月1日開(kāi)始實(shí)施，此辦法針對(duì)會(huì)計(jì)檔案的范圍、收集歸檔、移交以及銷(xiāo)毀等有關(guān)會(huì)計(jì)的檔案的各個(gè)方面都做了新的規(guī)定，本文主要針對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的收集歸檔管理現(xiàn)狀與措施進(jìn)一步的研究與論述。

基于信息化與全球化經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企事業(yè)單位的會(huì)電子計(jì)檔案收集歸檔管理也在隨之不斷地發(fā)展。傳統(tǒng)的手工賬已不能滿足發(fā)展需要，越來(lái)越多的手工賬目已經(jīng)被會(huì)計(jì)電算化所替代，電算化不但在某些程度上實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，也大大提高了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員的工作效率，節(jié)約了資源，但電算化與手工賬相同的是，其會(huì)計(jì)檔案都應(yīng)當(dāng)按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行收集與歸檔、按規(guī)范進(jìn)行移交。構(gòu)建好完整、合理的電子會(huì)計(jì)檔案的收集歸檔管理方法，才能使電子會(huì)計(jì)檔案可持續(xù)的發(fā)展。

1.電子會(huì)計(jì)檔案收集歸檔管理的內(nèi)容

會(huì)計(jì)檔案包括原始憑證、記賬憑證、總賬、明細(xì)賬、日記賬，年報(bào)、季報(bào)、周報(bào)以及一些有價(jià)值的信息圖表等等。電算化的賬務(wù)處理形式下同樣也會(huì)形成一套完整的電子會(huì)計(jì)檔案，電子會(huì)計(jì)檔案是存在于存儲(chǔ)介質(zhì)中的會(huì)計(jì)核算資料，其內(nèi)容與傳統(tǒng)的手工賬會(huì)計(jì)大同小異，但會(huì)計(jì)電算化比傳統(tǒng)的手工賬會(huì)計(jì)核算更加方便、快捷、智能。電子會(huì)計(jì)檔案隨著信息化的發(fā)展也在進(jìn)一步的完善，這也順應(yīng)了經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的要求，傳統(tǒng)手工賬已經(jīng)不能滿足法陣的要求，只有建立健全財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理系統(tǒng)、加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案收集歸檔管理方法才能更有利于當(dāng)前是事業(yè)單位的發(fā)展與進(jìn)步。

2.電子會(huì)計(jì)檔案收集管理的現(xiàn)狀分析

2.1電子會(huì)計(jì)檔案的管理制度不夠完整

企事業(yè)單位中一些年齡稍大的會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)電算化的操作與使用還不夠熟練，在進(jìn)行電子會(huì)計(jì)檔案的收集歸檔時(shí)仍然沿用手工賬時(shí)代的做法，不能夠完全的發(fā)揮出會(huì)計(jì)電算化的優(yōu)勢(shì)。而且，會(huì)計(jì)電算化是一種新興的會(huì)計(jì)記賬方法，有些企業(yè)的管理者不能夠與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)引用電算化這一做法的必要性認(rèn)識(shí)不夠，致使這些企業(yè)還處在手工賬時(shí)代。即使有些企業(yè)會(huì)計(jì)人員會(huì)要求使用會(huì)計(jì)電算化軟件，但因經(jīng)營(yíng)者要求形成一套完整的手工賬，以至于久而久之會(huì)計(jì)電算化就會(huì)被擱淺。這必然也會(huì)導(dǎo)致電子會(huì)計(jì)檔案管理制度不夠完整，使電子會(huì)計(jì)檔案的收集與管理不能很好地進(jìn)行。

2.2電子會(huì)計(jì)檔案的歸檔材料不齊全

會(huì)計(jì)信息質(zhì)量要求會(huì)計(jì)信息必須是連續(xù)的，很多企業(yè)在引進(jìn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)、開(kāi)始電子會(huì)計(jì)檔案收集歸檔整理之后，也會(huì)對(duì)會(huì)計(jì)電算化的系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)與維護(hù)，但是針對(duì)以前已經(jīng)形成的會(huì)計(jì)資料并沒(méi)有進(jìn)行同步優(yōu)化，很大程度上使得會(huì)計(jì)信息不連續(xù)，不能夠符合會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量要求，以及有的會(huì)計(jì)人員因?yàn)閷?duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)帶的不夠了解，是電算化的過(guò)程中只是形成了最為常見(jiàn)的會(huì)計(jì)憑證與財(cái)務(wù)報(bào)表，而忽略了其他的報(bào)表與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息，導(dǎo)致電子會(huì)計(jì)資料不能有效完整地進(jìn)行整理與歸檔，隨著時(shí)間的推移，類(lèi)似的問(wèn)題越累越多，電子會(huì)計(jì)檔案信息的有效性與完整性就有待考量。

2.3電子會(huì)計(jì)檔案管理人員的素質(zhì)偏低

很多單位引進(jìn)會(huì)計(jì)電算化的時(shí)間都不長(zhǎng)，管理者還沒(méi)有認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的重要性，認(rèn)為只要能夠操作系統(tǒng)，有效進(jìn)行登記憑證就可以了，并沒(méi)有對(duì)這部分電子會(huì)計(jì)檔案收集管理的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，或者只是在安裝財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)時(shí)對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員進(jìn)行表面的、淺顯的操作培訓(xùn)，電子會(huì)計(jì)檔案收集歸檔管理人員的素質(zhì)偏低，不能夠真正的掌握電子會(huì)計(jì)檔案收集歸檔管理的程序，這也在一定程度上導(dǎo)致電子會(huì)計(jì)檔案的收集歸檔管理工作不能按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中的程序和要求完成。

2.4電子會(huì)計(jì)檔案管理存在安全隱患

電子會(huì)計(jì)檔案很多是被拷貝或者備份到U盤(pán)或者移動(dòng)硬盤(pán)里，或是借用其他可儲(chǔ)存、可移動(dòng)的介質(zhì)當(dāng)中存儲(chǔ)。但不可忽略的是這些儲(chǔ)存介質(zhì)可能會(huì)出現(xiàn)失效、中毒的狀況，這會(huì)導(dǎo)致電子會(huì)計(jì)檔案的丟失與損壞，而且電子會(huì)計(jì)檔案的可移動(dòng)性也有利于不法分子的盜取，使得電子會(huì)計(jì)檔案的儲(chǔ)存與保管有一定的難度。所以要有效的做好備份，定期對(duì)這些電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查，以使得更早的發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，盡量杜絕因電子會(huì)計(jì)檔案收集歸檔的安全隱患給企業(yè)帶來(lái)不必要的損失。

3.電子會(huì)計(jì)檔案收集管理的有效措施

3.1把好來(lái)源關(guān)，確保電子會(huì)計(jì)檔案真實(shí)性、有效性、完整性

把好關(guān)，主要是指把好電子會(huì)計(jì)檔案的來(lái)源，企事業(yè)單位在實(shí)施會(huì)計(jì)電算化記賬方式以后，會(huì)形成很多新型的會(huì)計(jì)檔案，主要以電子數(shù)據(jù)形式為主。而這些電子會(huì)計(jì)檔案主要儲(chǔ)存與電腦、U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)、或者其他的移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備當(dāng)中。會(huì)計(jì)電算化也要求會(huì)計(jì)人員形成紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案，這些資料與賬簿都有可以通過(guò)計(jì)算機(jī)和打印機(jī)打印得到，可見(jiàn)會(huì)計(jì)電算化形成的電子會(huì)計(jì)憑證和賬簿才是電子會(huì)計(jì)檔案的基礎(chǔ)。應(yīng)當(dāng)確保電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、有效性與完整性，必須努力做好把關(guān)的工作，為了確保電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)完整，電子會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)做好記錄，為電子會(huì)計(jì)檔案的收集歸檔管理的有序進(jìn)行和健康發(fā)展提供了必要的前提條件。

3.2強(qiáng)化電子會(huì)計(jì)檔案的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、防范安全隱患的發(fā)生

電子會(huì)計(jì)檔案主要儲(chǔ)存與電腦、U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)或者其他的移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備當(dāng)中，與其他的電子信息相同，它都具有可移動(dòng)、可復(fù)制、可能會(huì)被病毒入侵等特點(diǎn)，這就使得電子會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)有一定的風(fēng)險(xiǎn)性。在會(huì)計(jì)電算化在企事業(yè)單位的全面實(shí)施之后，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)基本上代替了傳統(tǒng)的手工、紙質(zhì)的會(huì)計(jì)核算。因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案一般存儲(chǔ)于電腦或者硬盤(pán)中，如果不幸發(fā)生失竊或者火災(zāi)等情況很容易會(huì)使得電子會(huì)計(jì)檔案的丟失與受損。所以會(huì)計(jì)人員務(wù)必要加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，防微杜漸，提前做好電子會(huì)計(jì)檔案安全隱患的防范工作。一定要確保電子會(huì)計(jì)信息的安全問(wèn)題，養(yǎng)成及時(shí)、有效備份電子會(huì)計(jì)檔案的好習(xí)慣。而且，要對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的管理有一定的方法，針對(duì)每一個(gè)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行按時(shí)間的編號(hào)與排序，年度終了，將這一整年所收集的電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理與歸納，對(duì)其進(jìn)行關(guān)盤(pán)刻制，分時(shí)間、分類(lèi)別有效保存。另外，在對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的歸檔保存工作中，要做好防潮、防灰、防火工作，避免因潮濕等自然原因?qū)е码娮訒?huì)計(jì)檔案的失效或受損。此外，更應(yīng)做好防盜工作，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案儲(chǔ)存的檔案室有必要安裝監(jiān)控防盜設(shè)備，在電子會(huì)計(jì)檔案失竊等突發(fā)狀況發(fā)生之后能夠進(jìn)行有效排查，必要時(shí)，還可以選擇報(bào)警，為警務(wù)人員提供視頻證據(jù)。

3.3進(jìn)一步完善電子會(huì)計(jì)檔案收集歸檔管理制度

建立健全電子會(huì)計(jì)檔案的收集歸檔管理制度，要根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的要求，對(duì)原始憑證、記賬憑證、總賬、明細(xì)賬、日記賬，年報(bào)、季報(bào)、周報(bào)以及一些有價(jià)值的信息圖表等等進(jìn)行分類(lèi)整理，打印出相應(yīng)的紙質(zhì)材料進(jìn)行立卷歸檔。而未打印出紙質(zhì)材料的電子會(huì)計(jì)檔案也應(yīng)當(dāng)及時(shí)的進(jìn)行備份副本，要做好防潮、防灰、防火工作，避免因潮濕等自然原因?qū)е码娮訒?huì)計(jì)檔案的失效或受損。最后，應(yīng)當(dāng)制定適宜企事業(yè)單位自身的借閱使用制度，內(nèi)部及本企業(yè)以外的人員借閱均應(yīng)辦理借閱手續(xù)，內(nèi)部借閱人應(yīng)當(dāng)?shù)玫綍?huì)計(jì)主管領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可與批準(zhǔn)方可借閱電子會(huì)計(jì)檔案，而外部人員借閱應(yīng)當(dāng)設(shè)置更加嚴(yán)格的借閱制度。保證電子會(huì)計(jì)檔案的安全與完整。

3.4企業(yè)應(yīng)注重專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)，提升電子會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

一部分企事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理人員的素質(zhì)偏低，不能夠真正的理解電子會(huì)計(jì)檔案收集歸檔管理的規(guī)范程序，使得日常工作中難免會(huì)出現(xiàn)一些紕漏，企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視對(duì)專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)，定期對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案收集歸檔的管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，提高他們的專(zhuān)業(yè)技能，使其在工作中得心應(yīng)手。

總而言之，電子會(huì)計(jì)檔案較傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)有更多的優(yōu)勢(shì)，但也存在一些不足之處，所以我們應(yīng)當(dāng)揚(yáng)長(zhǎng)補(bǔ)短，努力完善電子會(huì)計(jì)檔案收集歸檔管理措施。使電子會(huì)計(jì)檔案收集歸檔管理更好發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)企事業(yè)單位的更好更快發(fā)展。

（作者單位：肇慶市疾病預(yù)防控制中心）