高校網上預約報賬模式探析

姚葆青

摘 要：隨著高校辦學規模不斷擴展，資金的來源渠道多元化，財務核算量迅速增長，傳統報賬模式的弊端也逐漸凸顯出來。而網上預約報賬在財務核算和資金往來上具有快捷高效的特點，因此受到高校財務管理人員的青睞。但是，目前各高校的網上預約報賬模式并不十分完善，在經費審批、報賬管理等方面仍然存在一些問題。本文就網上預約報賬的實施背景、優點以及在實施過程中存在的問題進行分析，進而提出了網上預約報賬相應的改進措施。

關鍵詞：高校；網上預約報賬；財務管理

一、網上預約報賬的實施背景

（1）報賬人排隊等待時間長，對財務服務滿意度低。傳統報賬模式的流程較為繁瑣，審核制單人員在前臺直接面對報賬人進行原始票據審核、歸集費用類別、計算加總金額、財務系統錄入、打印生成憑證等一系列現場操作流程，這種模式在業務量不多、核算經費有限的情況下還能應付，但是隨著高校辦學規模的擴大，各類教育經費及科研經費來源多元化，經濟活動頻繁復雜，財務的核算量成倍增長，而財務人員的編制有限，報銷大廳往往人滿為患，報賬排隊現象已成常態。

（2）前臺審核制單人員工作壓力大，工作效率低下。高校報賬工作是高校財務最主要也是最基礎的工作，直接反映會計工作質量和水平。由于業務內容不斷增加，業務范圍不斷擴大，資金核算量劇增，無疑給前臺審核制單人員的工作帶來了壓力，再加上長時間處于嘈雜的環境中，客觀上對財務人員的身心健康產生不利影響，因此極易造成工作差錯率高，工作效率降低，服務水平也無法得到提高。

（3）經費預算和報賬環節無法對接。傳統報賬模式下，報賬人按照發生的費用項手工填寫報銷單列支相關經費，這與經費預算查詢系統無法進行實時對接，只有在前臺審核人員錄入財務系統時才會提示超支的費用項，導致費用無法列支或臨時調整項目等情況發生，使報賬效率降低，經費預算管理不到位。

二、網上預約報賬的優點

（1）合理安排報賬時間，減少排隊現象。傳統報賬模式下經常會出現某一時間段報銷人到財務部門集中報賬的情況，導致排隊現象，網上預約報賬解決了這一弊端，報賬人員通過了解預約排號情況，在網上預約合適的時間，按預約的時間遞交單據至財務處即可，節省了等待的時間。同時財務部門的系統管理員根據業務量及人員配備情況合理限定每日的預約報銷號，使財務人員工作量均衡，單據處理及時。

（2）錄入工作量減少，有效提高報賬效率。網上預約報銷系統減少了財務人員錄入憑證的工作量，通過報賬人在網上填報預約單，把之前財務人員完成的部分信息錄入工作由報賬人來完成，報賬人員通過預約系統錄入需報銷的項目、科目、金額、轉卡等各項信息，同時系統還會提示填寫說明以及應注意的事項。而財務人員只需輸入預約號查看相對應的報賬憑證，并且結合原始票據進行審核，系統便可自動生成記賬憑證，減少了業務處理的時間，提高了工作效率，從而使財務人員從核算型向管理型轉變成為可能。

（3）加強預算管理，增進財務信息交流。由于網上預約報銷系統與賬務處理系統的數據同步， 實現了財務信息資源的共享， 經費使用人能及時了解財務收支、預算執行情況，并促使經費負責人自覺按預算執行，確保經費合理使用，提高資金的使用效益。

（4）有助于報賬人了解財務制度和規定，提升服務質量。報銷人員通過填報網上預約單，對經費的使用范圍、額度、費用歸集、財務報銷流程等有了進一步認識，熟練運用和掌握后，逐步接受和認同財務制度和相關規定，能夠理解財務人員退回不合格單據的行為，減少報賬爭議，建立良好的報賬關系。

三、網上預約報賬存在的問題

（1）報銷人員操作不規范。使用初期，由于部分報銷人對操作流程不熟悉，導致預約失敗，影響報賬人員使用預約系統的信心；還有部分報銷人在填寫預約報銷單時發現某些費用項預算超支或不清楚費用項范圍，隨意亂列支出，導致交單通過率低，影響財務審核效率；也有部分教師專注于教學與科研，覺得傳統報賬方式中直接將單據交給財務人員歸類匯總比較方便，網上填報太麻煩，對網上預約報賬系統有抵觸情緒，影響預約報賬系統的全面推廣。

（2）財務經費審批問題。目前網上預約業務只是改變了單據傳遞方式，并沒改變原有的業務審批簽字流程，高校財務管理制度中明確規定，有些經費必須由幾個領導簽字審批之后才能報銷，因此相關負責人的工作時間和地點會影響到相應審批的完成程度。為了完成審批工作，報賬人通常需要奔波往返于各校區及相關部門。

（3）網上預約系統的穩定性和安全性。報銷集中時段，網上預約系統會遇到短時期的大量訪問，因而經常會發生系統故障，出現預約過程中斷，甚至無法訪問等現象，從而導致預約系統無法在財務部門最需要的時候發揮其作用。另外預約報賬系統是基于校園網上的應用系統，校園網的安全性和穩定性問題也會直接影響到預約報賬系統的正常運行。

（4）溝通不及時，影響報賬進程。傳統報賬模式下，報銷人和前臺財務人員直接交流，對發票真偽、經費審批等情況進行溝通，對不規范、不合格的單據現場修改或退回整改，能及時解決問題。預約報賬模式下，報賬人遞交單據后在財務處停留時間短，有的高校采取單據自助投遞方式，報賬人甚至不需要到現場，這會導致會計在審核時發現票據有問題還需電話聯系報賬人溝通，反而影響了報賬進程。

四、相關改進措施

（1）做好宣傳指導工作，全面推廣預約報賬系統。采取多種方式做好宣傳工作，如：印制預約報賬操作手冊、財務報銷指南等供報賬人學習，利用校園網財務主頁進行財務知識的宣傳和普及；在財務報銷大廳擺放電腦，對網上操作有難度的報賬人提供現場輔導，幫助完成預約；定期對報賬人進行財務培訓，指導報賬人規范操作。

（2）增加經費審批模塊。將傳統的負責人簽字審批轉變為電子審批，保證經費負責人即使在外地也能及時完成審批工作，節省審批流程的時間，同時提高報賬工作的效率。

（3）保障網上預約系統正常運行。對預約系統進行改進，減少系統的出錯率，配置高性能的服務器和專職的系統管理員，定期對系統進行安全檢查，及時對數據進行備份，對人員進行安全培訓，以提高預約系統的穩定性和安全性。

（4）科學設置崗位，提高報賬效率。前臺審核制單人員職能分離，分成初審接單人員和制單人員，初審接單人員只負責審核票據基本要素和審批手續，減少報賬人等待時間；制單人員在后臺負責復核預約報銷單、金額加總、生成憑證、退單處理等工作。通過分工和改變工作模式，明確職責，加快報賬速度，減少差錯率。

（5）運用信息化手段及時溝通，優化流程。對初審后發現的問題票據，利用預約系統進行單據退回處理，增加短信模塊，制單人員通過預約單上的聯系電話直接發送固定格式的短信通知報賬人，使報賬人能及時了解退單原因并盡快去財務部門處理，避免了電話溝通占用時間等問題。

參考文獻

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（責任編輯：何萌）