水利工程檔案的收集和利用管理

張琪梅

【摘要】水利工程施工建設檔案是水利工作中不可或缺的重要資料，它不僅能夠輔助工程建設順利完成，而且是竣工后的維護與保養的重要參考依據。所以作為水利施工企業在進行水利工程建設時，必須要完善檔案管理工作內容，提高檔案管理水平，保證所建設的水利工程有檔可查、有據可依。本文對水利工程檔案的收集和利用管理進行了探討。

【關鍵詞】水利工程；檔案收集；利用管理；措施

水利工程檔案真實地記錄和反映了水利工程建設和運營管理的全過程，它不僅對水 利 工 程 項 目的建設、管理、驗收、審計、監督起著重要作用，更是日后水利工程項目的運營、管理和維護的重要依據，具有很高的利用價值。因此，做好水利工程檔案工作，是檔案工作為水利建設事業有效服務的一項重要任務。

1、水利工程檔案管理在水利工程建設中的重要性

水利工程檔案能夠詳細記錄水利工程建設的全過程，并把所有建設施工的企業、材料、設計圖等歸納分類保管起來，保證工程建設的信息資源完成，具有實用價值。在水利工程檔案管理過程中，不斷完善管理方式和采用先進的管理方法是水利工程檔案管理的核心內容，要遵循水利工程的特點和規律，將檔案有序化建檔，統一管理，提高檔案的可利用價值。

檔案管理的標準化和規范化是水利工程檔案管理的目標，要達到這一目標就必須將檔案管理與水利工程建設保持同步，甚至要優先于工程建設，通過點滴資源的整理和應用，能夠為項目決策、項目施工、項目監理和項目維護提供直接參考。水利工程檔案貫穿水利工程建設和后期管理的全過程，所以每一個小的參數的準確性都是項目成敗的關鍵，因此在檔案管理中，細節尤為重要，要保證檔案資料的完整性，才能夠發現問題，及時找到解決問題的方法，幫助水利工程施工和使用提高質量與效率。

2、加強水利工程檔案收集和利用管理的措施

2.1完善檔案管理相關法律法規

國家的法律法規的執行力與強制性較強，在規范行為方面具有不可替代的作用。就水利工程檔案管理來說，隨著行業的改革與發展，與檔案管理相關的國家法律法規的出臺與實施呈現滯后性，這就極大地造成了水利工程檔案管理工作混亂，工作質量降低的現象出現。因此，國家須出臺與當下水利工程相適應的法律法規，契合行業實際，從法律高度對水利工程檔案管理形成約束。

2.2強化規范化管理，實施分類收集

許多水利工程建設項目工程巨大，繁瑣復雜，且常常出現跨年度建設的現象。由于工程建設周期較長，在施工期間往往會出現較大的人員波動，導致工程檔案資料管理混亂。因此，為了實現水利工程檔案管理的規范化，在進行管理時應對其進行分類收集，具體可分為以下幾類：①施工前期檔案資料，主要包括項目建議書、工程建設可行性報告等；②相關設計檔案資料，包括工程整體設計、具體設計圖紙等；③施工過程檔案資料，包括施工方案、施工日志及相關項目報告等；④施工后期和竣工后檔案資料，包括項目總結報告、質量檢測報告、驗收報告等。對水利工程檔案管理進行分類管理，能夠實現管理工作的規范化，使文件材料歸檔更加及時、更加明細、更加完整，不僅可以提高管理工作效率和質量，還能夠為日后的檔案運用提供便捷。

2.3嚴格控制歸檔文件的質量

建設單位應當從工程建設的前期工作開始，將歸檔資料的完整、準確、系統及規范化性管理納入工程常態化管理，按照“誰形成、誰收集、誰整理”的原則，及時對立項批準、招投標、勘察、設計、施工、監理及驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等具有保存價值的各種載體的文件材料進行收集和整理，確保工程檔案的完整性；形成的檔案應能充分反映建設項目設計、施工、監理及竣工驗收的全過程，能真實記錄項目建設和竣工的全過程，做到圖物相符、技術數據可靠、簽字手續完備。文件歸檔必須按照要求對檔案資料進行規范化分類、組卷，保持案卷和卷內文件的有機聯系，同時按照規范標準制作備考表、卷皮、檔案盒背脊，并嚴格控制裝訂質量；文件歸檔后，要安全保管和使用，防止老化、破損；檔案向管理單位移交時，應由雙方共同對檔案進行檢查，檢查合格并簽字確認后，由管理單位接收保管。

2.4加強檔案管理的信息化建設

信息科技的高速發展，信息技術已廣泛的運用到現代管理中，水利工程檔案管理也需要實現現代化信息管理。當前水利工程領域的檔案管理信息化程度依然較低的原因主要是檔案管理的投入不足以及“尊重”紙質檔案的傳統心理。要促進水利工程檔案的信息化建設，首先要改變傳統觀念，并加大檔案管理領域的資金投入。國家相關部門要重視水利工程檔案的信息化建設，積極與高校和相關科研機構合作，開發適合水利工程的信息化管理系統。要從水利工程檔案利用入手，提升檔案管理的信息化水平。例如，在水利工程檔案管理工作中大力推行電子文件、縮微檔案、磁介質檔案等多種新型檔案形式，加大對檔案資料的加工和利用途徑，真正體現檔案資料的價值。

2.5加大檔案管理人才的培養力度

高素質的檔案管理人員隊伍是提升水利工程檔案管理水平的根本保證。要加大檔案管理人才的培養力度，為水利工程檔案管理工作提供充足的高素質人才。在綜合性檔案人才的培養上應該注意以下幾點：首先要提高檔案人員的法律意識，做到依法治檔。其次，要培養水利工程檔案管理人員的職業道德。只有基于良好的職業意識對待每一件檔案材料，才能做到對檔案材料的主動、及時收集，確保檔案內容的準確性和完整性；再次是加強業務培訓力度，不斷提升檔案管理人員的業務能力；要提高水利工程檔案管理人員的綜合素質，特別是計算機和管理軟件操作能力，確保檔案管理人員的知識專業化、技能多樣化和管理現代化，更好地為水利工程檔案管理事業服務。

綜上所述，水利工程的資料整編是一項繁雜的工作，但卻是對水利工程建設及管理發揮著至關重要的作用，所有參建單位應該提高對工程資料整編的重視程度，使其管理制度更加系統、規范、科學。

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