新時期會計檔案管理工作探究

摘要：隨著計算機技術的普及，會計工作趨向現代化發展。在這樣的前提下，會計工作逐漸向信息化、標準化轉變。相應的會計檔案管理也需要隨著會計檔案的演進跟進。現代化會計檔案能夠減輕工作人員的勞動強度，還能夠改善傳統會計檔案管理工作的許多弊端和缺陷。但是會計檔案現代化的過程并不是一蹴而就的，需要在摸索中不斷發現問題，解決問題。本文對現代化背景下的會計檔案管理工作做了相關的研究。

關鍵詞：現代化；會計；會計檔案

一、會計檔案的現代化

會計檔案工作是企業檔案管理工作中必不可少的重要組成，它真實的記錄著企業的會計數據，為日后的會計核算工作提供依據。會計檔案管理是任何單位的管理工作中不可或缺的重要組成部分，有其特有的科學價值和存在屬性。而現代化的會計檔案則是指各級各類單位對本單位在辦公過程中由各種電子設備生成的有保存和利用價值的聲音、圖像等的得到歸檔的電子文件。電子會計檔案能夠及時歸檔，接受方便；能夠較為齊全的進行歸檔，但是所利用的存儲空間卻比普通會計檔案小的多，方便管理；由于電子會計檔案通過電子軟件進行管理存儲，方便共享；利用網絡信息技術能夠釋放會計檔案工作人員的雙手，釋放壓力，提高效率。

會計檔案現代化實現了會計檔案資源的合理配置，把現存會計檔案進行數字化建設，提高重要會計檔案的保護程度和利用率。

二、現代化會計檔案管理工作面臨的問題

（一）會計檔案管理地位低下。企業自身如果不能正面處理會計檔案現代化過程中存在的問題，任由其進一步擴散，原本的問題隱患將會在工作進程中盡情發酵，給企業帶來更加嚴重的損失。在對以往的應對情況的研究看來，部分企業領導階層對會計檔案現代化帶來的影響不夠重視，單薄的意識使企業不能夠積極尋找新的方式方法解決問題，不能夠準確把握檔案管理工作發展規律，缺乏對檔案管理走向的靈敏度，企業的工作也大多以盈利為主，會計部門對于他們的現代化檔案建設也沒有重視起來。因此，最終出現了會計檔案現代化進程緩慢，不準確的現象。

（二）會計檔案管理落后于其他工作。雖然現在大多企業已經把會計檔案現代化建設明確歸為一項基礎性工作，但是由于檔案現代化建設的服務性質，導致企業內上至領導、下至工作人員都對現代化會計檔案信息化建設對企業產生的效益和價值抱有懷疑態度。因此，在大多企業中，現代化會計檔案信息化建設處在一個不顯山不露水的尷尬境地，成為給其他管理工作做陪襯的綠葉，為其他管理工作做鋪墊。在實際扶持工作的落實中，檔案現代化建設的實際職能和作用被削弱，處于一個較為低下的位置。

（三）檔案管理人員綜合素質待提升。據調查顯示，雖然部分企業已經開始聘請專業的現代化會計檔案建設人員進行檔案的收集、分類、歸檔等日常管理工作。但是不可忽視的是，仍然有很多企業的檔案建設人員的專業知識與技能水平過低，對現代化信息技術的掌握能力也很低。就此影響了現代化會計檔案建設的速度與質量，最終影響企業管理水平的提高。

三、會計檔案管理工作現代化改進建議

（一）加深會計檔案現代化認識程度。會計檔案管理作為會計建設一門專業性很強的工作，此項工作要求檔案管理人員必須要涉獵廣博的專業知識，只有強化會計檔案管理，才能做好新時期的檔案管理工作。

現代化會計檔案管理工作是會計建設過程中的重要組成部分，需要檔案管理人員具備極其廣泛的專業知識。而且只有真正得到領導的重視，才能獲得迅速的改變。而是否能夠得到領導的高度重視，是現代化會計檔案管理工作有效進行的重要依據。企業的會計主管部門如果能夠定期檢查現代化會計檔案，并高度重視其科學化建設，以企業整體發展規劃為目的，這樣才能引起相關企業領導的重視。作為檔案管理人員，應該充分發揮其管理職能，必要性的向領導宣傳會計檔案現代化對于單位健康發展的重要性，從而引起企業領導的高度關注。

（二）加強會計檔案管理人員培訓。如今企業最缺少的就是復合型的現代化會計檔案管理人才，專業知識與能力的不足和學習能力的缺乏嚴重拉低了檔案現代化建設水平。而掌握現代化管理技能和信息技術是高效完成檔案管理工作的基礎。

因此，雙管齊下的培養現代化會計檔案管理人員的專業素質和業務能力，加強工作人員的繼續教育，為現代化會計檔案管理部門擁有高精尖的檔案管理人員而努力，是企業相關領導與部門應該高度重視的。不僅如此，由于現代化會計檔案工作的特殊性，要求檔案管理人員必須擁有高度的責任心和使命感，以及相當高的耐心。因此在培訓過程中，應該注意陶冶檔案管理人員的情操，培養他們的思想道德素質，打造一支德才兼備的高素質管理隊伍。

（三）建立現代化會計檔案運行機制。對現代化會計檔案管理工作的改進離不開管理制度的建設與完善，只有規范了檔案管理制度，才能保證檔案管理工作運行機制的良性循環。因此，所屬企業的現代化會計檔案管理工作人員都應當掌握檔案管理制度知識，強化現代化會計檔案建設意識，學習了解關于現代化會計檔案管理的法律法規，結合本地具體實際情況，對現代化會計檔案工作的管理做到具體問題具體分析，建立完善的歸檔制度，從源頭上做好檔案的收集工作。對各部門應歸檔的檔案材料要按照相關規定保證能按時、按量、按質歸檔，從而確保專職人員對現代化會計檔案建設的順利進行。檔案室也應負起責任，認真保存、接收檔案，確保檔案的完整性。

（四）建設現代化會計檔案循序漸進。在基礎建設階段，首先應該轉變檔案部門全員的思想觀念，使全員認可現代化會計檔案的優勢，現代化會計檔案的地位得到穩固，為接下來的開發與建設奠定思想基礎。其次，要加強檔案管理的技術投入。現代化會計檔案的建設離不開技術的支持，只有不斷引進新興高科技技術，才能為現代化會計檔案建設提供完整的服務。另外還要不斷深入研究現代化會計檔案建設原理，明確建設目標，才能為現代化會計檔案建設提供參考。最后充分利用數字檔案，數字檔案已經興起多年，檔案建設也取得了一定成效，現代化會計檔案可以說是數字檔案的一種提升，只有充分利用數字檔案的優勢，才能又快又好的建設現代化會計檔案。

四、結束語

完善會計檔案工作，推進會計檔案現代化建設需要一個漫長而久遠的時間，需要在建設好頂層設計的基礎上，有條不紊，循序漸進的進行。

參考文獻：

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[2]孫紅雁，邱明東，王櫻樺. 淺探信息化條件下會計檔案的電子化管理[J]. 商業會計，2012，（19）：124-126.

作者簡介：隋明莉（1969.4—），女，籍貫：山東省乳山市，學歷：本科，畢業于山東省行政管理學院，現有職稱：助理會計師。endprint