淺談加強人社局檔案管理的舉措

楊虹瑩

摘要：人社局需要對我國國民的就業活動負責，通過合理地調動人力資源可以有效地解決國民就業問題，使其能夠順利地進入到處于運作狀態的社會系統之中。而在人社局的工作之中，管理人事方面的檔案非常重要，通過優化管理人事檔案可以使人事信息被更為完整地保存好，而隨著人事檔案的內容被逐漸豐富，管理工作的開展也被提升。人社局之中負責管理人事檔案的工作者需要通過改變管理方法來有效地加強檔案管理工作的開展效果，本文對優化人社局檔案管理工作的可行舉措加以研究。

關鍵詞：人社局；檔案管理；舉措；加強方法

就業是解決現代人生計困難的最好方法，而在大部分人的就業活動之中，人社局發揮出作用不容小覷，人社局負責的日常工作主要圍繞社會保障與人力資源兩個方面展開。在管理人力資源以及處理就業問題時，需要應用到人力資源的檔案，通過加深對人力資源信息的了解，可以幫助管理人員做出更為合理的就業方案，面對不斷出現變動的就業形勢，人力資源出現了變動，其檔案內容被擴充，因此管理人員在管理檔案期間使用的管理方法也需要有所變化，本文對能夠切實加強對人力資源檔案管理效果的有效舉措進行分析。

1 現有管理問題

檔案是對各種人類行為活動的記錄，具有一定的價值和意義，并且檔案是對各種人類活動的記錄的整理和總結。檔案的管理工作是非常重要的，尤其是人力資源與社會保障局的檔案管理工作。但當前人力資源與社會保障局檔案管理工作中存在著一些問題。在全球都已經步入了信息化時代環境下，人力資源與社會保障局的檔案的儲存和處理方式還沒有完全的得到進步。

1.1 信息交互問題

由于當前的人力資源與社會保障局在處理檔案的時候沒有大量的使用現代化技術，導致人力資源與社會保障局的檔案信息和與之相關的部門的信息交互并不同步。造成這種現象的主要原因是現代化檔案管理技術在人力資源與社會保障局并不受到重視，對這部分的資金投入遠遠不足。由于嚴重缺乏資金投入致使工作人員的工作效率并不高，人工錄入檔案信息會導致信息交互出現時間差。由于缺乏相當的資金投入致使人力資源與社會保障局檔案管理部門的信息化程度過低是信息交互不同步的主要原因。由于信息交互不同步會導致相關單位在調取有關檔案時出現錯誤信息，所以對于這個問題要給予高度的重視。

1.2 檔案處理效率不高

人力資源與社會保障局在檔案處理工作中效率普遍不高，其主因是管理不到位和工作人員專業素質不過關。管理不到位主要體現在管理的方法和思想上不夠先進。在當前的社會形勢下人力資源與社會保障局檔案管理還在沿用已經過時的管理方法，導致人力資源與社會保障局檔案處理效率低下。在管理思想上本位主義嚴重，墨守成規不知變通也是導致檔案處理效率低下的原因。在檔案管理工作中使用了部分兼職工作人員，部分工作人員專業素質不能達到要求，不了解檔案管理工作的具體流程，甚至不能合理的對檔案進行分類，嚴重的影響了人力資源與社會保障局的檔案管理工作。

1.3 制度方面存在的問題

在人力資源與社會保障局中由于部分工作人員對于檔案的重要性沒有足夠的認識，致使其在對檔案管理的時候不能正確的對有關檔案進行處理。這種情況的出現主要是因為在人力資源與社會保障局中并沒有針對檔案管理制定出相應的管理制度以及處罰措施。一旦沒有一個嚴格執行的管理制度就會導致人力資源與社會保障局的檔案管理工作因為認為因素出現重大失誤，對某些人事造成嚴重的影響。

2 加強認識檔案管理效果的有效舉措

隨著我國經濟社會的不斷發展，人們對于檔案管理的要求越來越高，人力資源與社會保障局應該緊跟時代的腳步對檔案管理工作中出現的問題進行處理。對檔案管理中存在的處理效率﹑信息交互﹑制度不完善等問題采取針對性的舉措，增強工作人員的檔案處理能力﹑大力普及信息化數據處理﹑建立健全完整的檔案管理制度。只有加強對檔案管理工作的重視才能更好的滿足人們對于檔案管理工作的日益增加的要求。

2.1 完善人事檔案管理基本制度

檔案管理工作需要一個完善的管理制度，并依制度對相關工作人員進行規范，一旦發現其行為不符合相關規定就可以根據管理辦法對涉事人員進行處理。在管理制度中還要對責任進行明確的劃分，力爭將責任落實到每一位工作人員身上，這樣可以保證在問責的時候明確負責人。管理制度不僅對人的行為和責任人進行規范，還要對檔案的狀態進行嚴格規范。對檔案狀態進行規范后可以明確人力資源與社會保障局中的每一份檔案的所屬狀態，檔案借出﹑入藏﹑銷毀等。在檔案管理制度實行之后，各級工作人員都應該嚴格遵守，不要讓制度形同虛設。這樣就完全的違背了建立檔案管理制度的宗旨。

2.2 優化數據處理技術

面對數量與內容均有所增加的人事檔案，管理人員必須要應用全新的數據處理技術，加快檔案處理速度。

信息化處理工作方式可以使工作人員的工作效率大大的提高。相關責任人對于信息化的重視程度要提高，加大對檔案信息化設備的資金投入。在人力資源與社會保障局檔案管理工作中使用信息化設備可以使檔案資料的存儲更加的方便，同時也可以提高事件檢索速度。使用檔案信息化設備可以降低人力資源與社會保障局相關檔案管理人員的工作強度，同時使得檔案的管理更加的趨近于標準化和規范化，要對檔案管理工作人員進行相關的培訓。使用檔案信息化設備不僅可以提高工作效率，降低工作強度，還可以加強各單位間的信息交互，避免了因為信息交互問題而產生的不良后果，具有著重要的意義。

2.3 進一步提升檔案管理人員的管理水平

除了做好基礎性的制度完善與技術革新工作之外，管理人員還要在檔案管理過程中通過學習來提升自己的管理能力，學習新型管理技術與檔案管理理念，改變自己長期使用的低效率的檔案管理方法，培訓工作必須要全面展開，不能只從工作能力一個方面開展，人事檔案管理者還要改變自己的工作態度，明確人事檔案在國民就業環節中的重要性。人社局也可以將科學的獎懲制度引入到工作人員培養方案之中，對管理人員加以考核，以此來保障管理人員可以以較好的工作態度投入到人事管理過程中。

相關領導要加大對檔案管理的重視程度，加強對于檔案處理工作的管理工作，時刻對該工作進行監督和檢查，這樣可以在無形中增加相關工作人員對于檔案管理的重視程度。相關的負責人也要端正對檔案管理工作的態度，要清楚的認識到檔案管理工作的重要意義，從而提高相關工作人員的檔案處理能力。

3 結束語

人社局之中的工作人員的工作內容復雜，除了一些社會保障性事務之外，其還需要對就業相關事宜有效處理。而在選用科學的方法來處理人事檔案時，工作人員必須要先找出人事檔案存在的幾個方面的新變化，借此來了解全新的管理問題，從信息交互處理工作、管理效率以及制度等幾個方面來改變人事檔案的管理現狀，將更好的檔案服務提供給各個檔案擁有者?？傊松缇值墓ぷ魅藛T要繼續革新信息化的檔案管理技術，滿足更多的檔案管理要去，將更為優質的人事檔案服務提供出來，進一步改善我國的不良就業現狀。

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