淺析檔案信息化建設的影響因素與對策

楊文斌

摘要：隨著信息化時代的發展與建設，檔案信息化管理水平逐漸得到提升，相關管理部門不僅對檔案信息化建設中涉及到的原則、理念和方式等進行了全方位的研究，同時還將一些獨特的管理手段應用其中，從而為檔案信息化建設的開展提供有利條件。但是檔案信息化在建設過程中，還是會受到一些因素的影響而出現問題，需要相關管理團隊根據實際情況制定出合理的優化方案。本篇文章就檔案信息化建設的影響因素與對策進行簡單的論述，希望能對相關學者的研究有所幫助。

關鍵詞：檔案；信息化；建設；對策

檔案信息化建設在現階段國家發展中扮演著至關重要的角色，對人類社會的平穩運行也有著重要的意義和影響。在近幾年的發展中，很多檔案管理部門不僅對信息化管理與建設之間的關系進行了深入的研究與探討，還對其中涉及到的影響因素問題進行了細致的研究。但是部分地區在開展檔案信息化建設的過程中，還是不能有效的解決不良因素對其造成的影響。所以，如何有效的提高檔案信息化建設水平，如何根據影響因素的特點制定出合理的解決方案，成為了很多檔案管理部門需要考慮的內容。

一、檔案信息化建設的影響因素

1、建設觀念較落后

檔案信息化建設的觀念比較落后，對其建設質量與日后的運作效果有著嚴重的影響。由于時代的發展與進步，很多行業領域在發展的過程中都會相應的摒棄傳統的建設理念，在時代背景的影響下，尋找新的可能，創新發展方向。但是部分地區的檔案信息化建設團隊讓然采用傳統老套的方式進行相應的建設工作，使得建設后的內容不能很好滿足時代發展需要。對于信息化技術的應用與理解，相關管理團隊也不能給予正確的理解與判斷，導致檔案信息化建設出現浪費時間、浪費經濟、浪費經費等情況。所以檔案管理部門需要根據實際情況，合理的轉變信息化建設觀念與模式。

2、基礎設施相對薄弱

檔案信息化建設必須具備一定的硬件條件，如要配備計算機、建立局域網、需要大容量的服務器、建立數據庫等，開發研制檔案管理專用軟件、加強網絡日常管理與維護等，這些都需要大量的資金投入。目前，檔案管理機構主要是吃財政飯，沒有能力通過提供社會化服務增加適當收入。一旦國家未能投入，檔案信息化建設有再好的藍圖也難以實現。

3、管理人員素質問

目前檔案館普遍存在著人員少、文化素質低、身體素質差等現象。特別是檔案室的檔案管理人員多數不是專職檔案員，無暇顧及檔案工作，而且大多也只停留在手工操作水平上。由于對電子文件、電子檔案的收集、保存、維護與利用接觸太少，檔案管理人員能熟練使用微機進行檔案管理的為數不多，能承擔程序設計和數據維護的更是少之又少，致使檔案信息化程度仍然很低，檔案資源中蘊藏的豐富信息還沒有得到充分挖掘和利用，不能滿足經濟建設和社會發展日益增長的需要。

4、電子文件管理處于無序狀態

隨著計算機技術的發展，檔案管理正在逐步由實體化管理向信息化管理發展。但目前大部分單位的電子文件仍處于無序管理狀態。主要表現在對于自己單位通過網上發送的文件仍實行雙軌制，即發送電子文件、紙質文件存檔，對于從網上接收的其他單位的來文則只存打印出的紙質文件。有的甚至因計算機系統的存儲容量不夠，為了接收新的電子文件已開始清除部分原有的電子文件，這樣做完全破壞了檔案信息的統一性、完整性。由此可見，電子文件的管理并不像紙質的管理那樣規范。

二、檔案信息化建設影響因素的解決對策

1、突破傳統思維

檔案工作者應認清面臨的挑戰和機遇，加強工作責任感，樹立現代化管理思想，努力用現代化管理手段去管理檔案，適應時代發展的要求。在檔案工作重心上，要實現從過去較多強調安全和保密向以用戶需求為主導的重心轉變，要從用戶出發，研究用戶的需求，開展有針對性的服務。這就為檔案工作確定了操作性強的目標和主線，也是轉變觀念的一個基點。

2、重視數字檔案館建設

檔案工作是一項基礎性、服務性很強的工作，檔案信息化建設的目的就是為經濟、為社會、為企業提供全方位的優質服務。利用現代化的信息網絡，使檔案的信息資源得到共享，是檔案管理現代化的必然選擇。在信息時代，信息、能源、材料是當今人類社會最主要的三大資源，而檔案機構作為信息服務機構，數字檔案館應屬于國家數字信息基礎工程。

首先，建成完備的館藏檔案信息數據庫，構建基于局域網絡的檔案管理系統，建立信息發布網絡平臺，實現檔案信息管理數字化網絡化。其次，構建檔案信息傳輸平臺，檔案信息只有在傳遞過程中才能體現出它應有的價值。最后，運用網絡互聯技術，建成基于網絡為傳輸通道的對全社會有限開放的交互式、智能型的數字檔案館，全方位滿足國民經濟建設或人文社會等多領域的檔案信息利用的需求。

3、注重管理流程信息化

檔案信息化建設不僅僅是技術問題，更首要的還是觀念問題、組織問題與管理問題。檔案的信息化建設必須與本單位的信息化建設統籌規劃，追隨本地電子政務的建設水平與步伐。在信息化建設中要把先進管理理念與方法引入檔案管理流程，促使檔案管理流程標準化、規范化，有序、有效、可控。保證檔案管理有十分嚴謹的過程，同時減少檔案管理中可能出現的安全、保密與道德等風險，建設一套可追溯的信息化管理流程。

4、實現檔案資源共享

必須打破檔案部門各自為政的局面，建立統一標準的互聯的檔案信息網絡，實現資源共享，充分發揮信息網絡的輻射作用，實現檔案信息在短時間內的異地傳輸與交流，使分散在各地的檔案信息得到更好的綜合開發和利用，使利用者很方便地獲得更多的、更廣泛的檔案信息。同時促使各檔案部門能夠朝著有側重、有特色、專業的、系統的方向充分挖掘資源潛力，實現檔案資源互補，提高館藏利用率，形成整體效應和規模效應，以便充分、有效利用檔案信息資源，更好地滿足社會多方面需要。

5、依法制定檔案信息化建設的標準和制度

檔案信息化建設工作已引起國家有關部門的重視和關注，相關的法律法規正逐步健全和完善。在信息技術飛速發展的今天，檔案載體也呈現多樣性，企業應根據國家的有關法律法規，結合企業的實際情況，制定相關標準和制度，建立和完善檔案管理體系。首先，電子檔案的鑒定和原始屬性的確認及電子文件的形成、保管、利用都應制定相應的標準和辦法，使其規范化。其次，加強檔案信息開發的制度建設，隨著電子文件、電子檔案的出現，適時制定相應的標準規范體系，修訂檔案信息管理工作標準、格式，以健全檔案信息管理體制、理論內涵，保障檔案信息化建設的實施。再次，加強檔案管理科學化的激勵約束制度的建設，保障檔案信息化的推行和相關制度的落實，促進檔案工作的制度化、程序化、規范化。

三、結束語

如今，很多檔案管理部門在進行信息化建設的過程中，都能對影響建設效果的不良因素研究加以重視，同時還能根據不同類型的影響因素制定出不同的解決方案，從而提高提高檔案信息化管理水平與質量。為了進一步提高檔案信息化建設的效果，推動檔案管理事業的發展，相關管理團隊還會適當的借鑒國外一些獨特的管理與建設方式，以此來優化現階段國內檔案信息化建設與管理水平。但是在實際建設中，部分難度較大的問題還是不能得到妥善的解決，需要管理團隊能夠對其進行深入的分析與研究，從而降低不良因素對檔案信息化建設的影響。

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