人社局檔案管理的問題與措施

張沖

摘要：現在我國政治經濟的發展速度很快，越來越多的科學技術被應用到人們的日常工作當中，同時也給人們的生活帶來了很大的改變，提高了質量。在這種背景之下，不僅人們對于信息總量的需求越來越大，同時人們的活動行為也會產生越來越多的信息。為了能夠讓這種要求得到滿足，人社局尤其應該處理好這些工作的關系。對于現在的人社局來說，檔案管理工作本身變得越來越復雜，應該從各方面進行協調和配合，同時也應該重視加強其專業性。本文針對如何提高人社局檔案管理水平進行了分析和論述。

關鍵詞：人社局；檔案管理；信息化

各種人類活動和人類行為都能產生檔案，所以這樣看來，檔案本身具有一定的記錄功能，所以也是有價值和意義的，可以認為檔案直接記錄和總結了各種人類活動。人社局的工作業務涉及到的范圍也是非常廣泛的，檔案管理工作對于該單位和相關部門就顯得尤其重要。但是經過一段時間的調查研究我們不難發現，現階段的檔案管理工作本身仍然存在著一定的問題，有待于我們去改善，所以這就要求我們采取有效手段來改善現狀。現在在全球范圍內，信息技術都已經越來越普及，然而人社局檔案管理工作仍然沒有順應時代潮流，無論是檔案儲存還是檔案管理都仍然存在一些問題。

一、人社局檔案管理工作的現狀

（一）檔案處理效率差

其實這是一個非常普遍的問題，現階段人社局檔案處理工作的效率普遍較低，其實造成這種現狀的最普遍因素就是管理人員和工作人員專業素質較差，并不具備高效管理的能力。管理工作方面也存在一些嚴重的問題，舉例來說是管理方法較為落后，無法適應新時代檔案管理的要求。現在很多人社局單位還在仍然使用舊有的管理方式來開展管理，這大大降低了管理效率，在管理工作當中墨守成規的現象非常普遍，不知變通也很容易降低檔案管理工作的效率。

除此之外，為了節約成本和開支，很多單位在檔案管理的過程當中聘用的是兼職人員，這部分人員專業素質無法滿足要求的同時對單位也缺乏了解，甚至基本的檔案分類和歸檔都無法完成，這對于人社局的檔案管理和其他管理工作的開展都是非常不利的。

（二）信息交互不同步

由于當前的人力資源與社會保障局在處理檔案的時候沒有大量的使用現代化技術，導致人力資源與社會保障局的檔案信息和與之相關的部門的信息交互并不同步。造成這種現象的主要原因是現代化檔案管理技術在人力資源與社會保障局并不受到重視，對這部分的資金投入遠遠不足。由于嚴重缺乏資金投入致使工作人員的工作效率并不高，人工錄入檔案信息會導致信息交互出現時間差。由于缺乏相當的資金投入致使人力資源與社會保障局檔案管理部門的信息化程度過低是信息交互不同步的主要原因。由于信息交互不同步會導致相關單位在調取有關檔案時出現錯誤信息，所以對于這個問題要給予高度的重視。

（三）檔案處理制度不完善

在人力資源與社會保障局中由于部分工作人員對于檔案的重要性沒有足夠的認識，致使其在對檔案管理的時候不能正確的對有關檔案進行處理。這種情況的出現主要是因為在人力資源與社會保障局中并沒有針對檔案管理制定出相應的管理制度以及處罰措施。一旦沒有一個嚴格執行的管理制度就會導致人力資源與社會保障局的檔案管理工作因為認為因素出現重大失誤，對某些人事造成嚴重的影響。

二、人力資源和社會保障局檔案管理的價值

檔案管理工作從國家層面來說，是國家秩序有效開展的基本工作內容，為社會各項工作開展提供有效的人力資源保障。同時也對民生發展、黨與國家的事業、社會穩定起著重要的保障作用。從個人角度而言，檔案管理相關工作與企事業單位員工個人的職位晉升，農民就業、學生發展等起到一定輔助作用。隨著我國人事制度的不斷改革變化，經濟的快速的發展，相關檔案管理工作也逐步受到重視與升級，在檔案管理的人員與技術上逐步的專業化與高科技化，同時也對相關從業人員來說提出了更多的挑戰，但是對于民眾而言提供了更多的便捷性。

三、如何加強人社局的檔案管理工作

（一）增強工作人員的檔案處理能力相關領導要加大對檔案管理的重視程度，加強對于檔案處理工作的管理工作，時刻對該工作進行監督和檢查，這樣可以在無形中增加相關工作人員對于檔案管理的重視程度。相關的負責人也要端正對檔案管理工作的態度，要清楚的認識到檔案管理工作的重要意義，從而提高相關工作人員的檔案處理能力。

（二）大力普及信息化數據處理

信息化處理工作方式可以使工作人員的工作效率大大的提高。相關責任人對于信息化的重視程度要提高，加大對檔案信息化設備的資金投入。在人力資源與社會保障局檔案管理工作中使用信息化設備可以使檔案資料的存儲更加的方便，同時也可以提高事件檢索速度。使用檔案信息化設備可以降低人力資源與社會保障局相關檔案管理人員的工作強度，同時使得檔案的管理更加的趨近于標準化和規范化，要對檔案管理工作人員進行相關的培訓。使用檔案信息化設備不僅可以提高工作效率，降低工作強度，還可以加強各單位間的信息交互，避免了因為信息交互問題而產生的不良后果，具有著重要的意義。

（三）建立健全完整的檔案管理制度

檔案管理工作需要一個完善的管理制度，并依制度對相關工作人員進行規范，一旦發現其行為不符合相關規定就可以根據管理辦法對涉事人員進行處理。在管理制度中還要對責任進行明確的劃分，力爭將責任落實到每一位工作人員身上，這樣可以保證在問責的時候明確負責人。管理制度不僅對人的行為和責任人進行規范，還要對檔案的狀態進行嚴格規范。對檔案狀態進行規范后可以明確人力資源與社會保障局中的每一份檔案的所屬狀態，檔案借出﹑入藏﹑銷毀等。在檔案管理制度實行之后，各級工作人員都應該嚴格遵守，不要讓制度形同虛設。這樣就完全的違背了建立檔案管理制度的宗旨。

（四）資金投入增加，辦公環境改善

關于檔案管理的工作人員，他們不僅需要將檔案的信息進行整理，還需要將其信息進行門類的劃分和存儲，所以為了將他們的工作度降低以及將信息更加便捷地存取，以及保密性的增強，就需要將現代化的技術和設備應用進來。但是各地區處于不平衡的發展狀態之中，其為提升自身的檔案管理技術，可以向政府申請經費，從而將檔案管理的技術運用并且將辦公環境改善，從而在很大的程度上增強其檔案管理工作的速度以及強度。

四、結語

經過前文總結，我們不難發現，現在我國社會和經濟發展速度還在不斷提高，這也就要求我們更好地做好這項工作。對于人社局來說，檔案管理工作更為重要，要求我們針對現有的問題進行總結。現在總體上來說，人社局檔案管理工作還是不盡如人意，比較突出的幾個問題就是檔案處理效率較低、相關制度也不夠完善等等，本文首先簡要分析了現有的問題，之后提出了一些可行的總結對策，例如提高相關工作人員的管理能力，大力推廣信息化管理技術，重視檔案管理工作并且列出具體的管理制度，這樣才能不斷提高檔案管理工作的水平，給其他工作的開展提供有效的推動力。

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