試議網絡環境下檔案信息的發布和利用

王柏新

摘要：為了保證檔案信息在網絡環境下能展現其寶貴價值，應認識到網絡信息數據管理模式對檔案信息的積極作用，并能從檔案信息網絡化的實際出發，促進檔案信息其發布管理以及利用效果的提升。本文就網絡環境下對于檔案信息的發布管理以及利用進行了分析。

關鍵詞：網絡環境；檔案信息；利用；發布

檔案信息當中往往凝聚了大量的珍貴信息，對于推動社會發展有著突出價值，在過去的檔案管理中，由于受到輔助設備以及工作模式的影響，檔案信息的利用效果有一定的局限性。而在進入了網絡時代后，需要能用現代類型的網絡技術來提檔案信息方面的發布管理以及利用管理。

1網絡檔案信息體系分析

1.1網絡檔案概述

在各領域都實現了網絡化的發展之后，都對相應領域的發展起到了積極的推動，而網絡技術對檔案信息管理也產生了積極影響，將過去紙質類型的文字或者是圖形信息轉化成了數據類型信息，讓檔案信息脫離了紙質媒介的束縛，能以數據信息的形式在網絡上進行傳輸，對檔案信息的利用以及管理都產生了積極影響。當前的網絡信息內容大致可以被歸為兩種類型，一種是以檔案館中已有的檔案信息作為原始資料，在轉化之后所形成的數據副本；另一種是直接使用數字設備而生成的數字類型檔案。

1.2網絡類型檔案體系建設工作分析

在開展網絡類型檔案信息體系建設的時候，需要檔案管理領域從業者能做好各個環節的管理工作，最終推動檔案信息體系的建設。首先，在從過去檔案信息管理模式向網絡檔案模式轉變的時候，需要有現代計算機技術的支持，并能將檔案信息管理和網絡化數據技術相結合。其次，檔案信息管理一直都是社會中的重要工，并且在長時間以來的管理中累積了大量的各種類型檔案信息，因此在開展網絡化類型檔案信息模式發展的時候，不但要注意到以新型檔案信息收錄模式進行網絡類型檔案信息管理，同時還要能將過去長時間累積下的檔案信息轉化為網絡信息數據。在實行高效檔案信息管理的同時，避免出現檔案資源的浪費。

2網絡檔案信息管理方面的發布管理

2.1檔案信息發布網站的建設

完成了過去陳舊檔案信息轉化以及信息檔案信息錄入之后，就要將這些檔案信息上傳到網絡中，讓檔案數據有更高效的利用，并且這些珍貴的檔案信息也會成為信息化類型網絡體系建設的基礎。

檔案信息的發布操作需要處理好的多個環節的工作，并在保證每一個環節質量的基礎上蛻晶網絡檔案體系的建設。首先，在開展網絡檔案信息傳輸的時候，要能建立一個可供傳輸使用的網絡站點，以供網絡檔案信息數據發布以及人們瀏覽使用所。網絡站點的建設是推進網絡檔案信息體系建設的基石，應清晰的明確網站建設的核心目標以及出發點，避免檔案信息網站的建設僅僅流于形式而未能其實的發揮其作用。網站本身也就在一定程度上代表了檔案信息的特點，因此開展網絡信息體系建設的時候也要能以內容為向導，推進檔案信息體系的建設效果。

2.2檔案信息發布方式選擇

在進行檔案信息發布管理的時候，不僅要注意檔案信息發布的據具體內容，同時還要能注意到具體的檔案信息的發布方式、發布語言等方面的內容。在現代的檔案信息發布環節中，一些管理部門忽視發布方式的重要性，影響檔案信息的網絡化發展。我國當前的網絡檔案數據發布工作一般會劃分為兩種形式，一種是靜態類型的檔案信息發布，也就是網頁類型的檔案信息發布；另一種是動態類型的檔案信息發布，也就是數據類型的信息發布。

頁面發布是指以計算機文件的方式來管理各類信息，并將這些文件基于置標語言（如SGML）組織成許多的靜態網頁，然后將這些網頁復制到中心服務器上。早期的信息發布都是靜態頁面發布。這種發布方式，對于網絡用戶來說，只是被動瀏覽，缺乏與信息發布端的交互。而對于信息發布方來說，維護靜態頁面費時費力。

在網絡使用范圍的日趨廣泛，僅有靜態頁面形式已不能滿足發布信息的需求，人們引入了數據庫技術，以動態數據庫形式發布信息。這種方式是通過網絡服務器擴展程序將Web技術系統與數據庫系統連接起來。在Web上連接、訪問或獲取數據庫信息。數據庫中的信息是由集成的內部管理系統提供，也就是說內部管理系統（如檔案信息管理系統）的數據庫中的內容是信息發布的數據源。信息發布方通過Web服務器接收用戶的輸入，實時執行用戶的提問，并返回執行后的結果，實現數據庫信息的動態發布。

這樣給用戶提供了一個可供交互的平臺，滿足了用戶對信息的動態需求，一方面減少了用戶利用網絡信息的盲目性，另一方面提高了網絡的有效利用率，不僅把Web與數據庫的所有優點集中在一起，而且充分利用了大量已有的數據庫信息資源。這對網絡信息發布者和維護人員來說也非常有意義。他們再也不必維護大量需手工修改的靜態網頁，取而代之的是發布可以根據用戶的特殊需要從數據庫提取不同數據生成相應內容的動態網頁。數據庫由專業人士進行組織和管理，數據質量、可靠性、安全性都比較高。利用數據庫系統可以對各種復雜的信息進行有效的管理。

3網絡檔案信息利用

網絡檔案信息利用，是指檔案機構通過各種類型的網絡直接傳遞檔案信息，為利用者服務。網絡檔案信息利用具有開放性、及時性、全面性、檢索的方便性等特點。

采用系統分析的方法可以設計清楚網絡檔案信息利用的整個工作流程（略）。在這個流程中涉及的主要問題包括：：（1）利用者需求分析，掌握利用者對檔案信息的需求是實現網絡檔案信息服務的前提條件；（2）檢索提問，在網絡環境下，利用者直接操作檢索系統，獲得檢索結果，因此利用者要有能力進行檢索提問；（3）執行檢索，利用者按下相應的功能鍵，檢索系統會自動進行相應的檢索操作；（4）身份認證與用戶權限，在網絡檔案信息利用中必須能對某些有特殊要求的檔案信息加以控制。這種控制主要表現在利用者提供身份證明，檔案機構賦予用戶權限；（5）網絡檔案信息利用的費用，包括檔案機構前期開發投入的費用、利用者的通信費用和檔案機構收取的信息服務費幾個方面；（6）網絡檔案信息利用結果，對于利用者來說，利用的結果有三種：一是在網絡中直接閱讀檔案信息，并按照需要下載；二是通過網絡檔案信息檢索發現相關信息線索，獲得物理載體的復制品；三是獲得檔案證明。前兩種結果實現了檔案的情報價值，后一種實現了檔案的憑證價值。

研究網絡檔案信息利用，服務效益是一個不可回避的問題。相對于傳統的檔案利用服務形式來說，網絡檔案信息利用對促進檔案信息服務社會化具有積極意義，其社會效益更加顯著，這主要表現在兩個方面：一是有利于更廣泛地傳播社會記憶和人類文化；二是有利于提高社會檔案意識。至于網絡檔案信息利用服務的經濟效益，目前無法進行定量分析。但是通過我國航拍片從美國國家檔案館“回歸”、北京市公路設計研究院的局域網檔案信息利用等實例，可以看出網絡檔案信息利用是有明顯的經濟效益的。此外，檔案事業是公益性的基礎事業，不能僅僅以局部的、短期的利益來衡量其利用效益。

4結束語

網絡環境下的檔案信息發布即能提升網上檔案信息資源的價值，又可以更主動地為利用者提供優質的信息服務。同時它還是原始檔案信息的延伸，也是單位檔案部門檔案信息資源建設的新內容。

參考文獻：

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