論重大活動(dòng)檔案收集存在問題與對(duì)策

鄒曉光

摘要：檔案的重要性不言而喻，主要的功能就是對(duì)事件發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、過程等細(xì)節(jié)進(jìn)行記錄。案材料在現(xiàn)實(shí)生活中的種類很多，較為常見的幾種包括個(gè)人檔案信息、事物檔案信息、工作檔案信息等，重大檔案信息的記錄在其中也比較具備代表性，這種檔案信息在實(shí)際收集與記錄中具有一定的難度，所以工作人員在組織工作中有很多需要關(guān)注的點(diǎn)，本文根據(jù)以往在實(shí)際工作組織中積累的經(jīng)驗(yàn)給出了一下建議，僅供參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：中大活動(dòng)檔案；信息收集；問題存在；解決對(duì)策

企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展過程中為了獲得更好的前景，會(huì)在轉(zhuǎn)型或是升級(jí)中舉行重大的活動(dòng)，這些活動(dòng)的舉辦對(duì)企業(yè)的后續(xù)發(fā)展來(lái)說具有重要的指導(dǎo)作用，所以對(duì)活動(dòng)的內(nèi)容以及過程進(jìn)行記錄是一件較為重要的事。重大活動(dòng)中對(duì)檔案信息進(jìn)行整理時(shí)可能會(huì)遇到較大的難度，原因是這些活動(dòng)的規(guī)模很大，所以整個(gè)活動(dòng)設(shè)計(jì)的步驟很多，一旦在數(shù)據(jù)收集與整理過程中哪個(gè)環(huán)節(jié)沒有注意就會(huì)出現(xiàn)較多的問題，信息資料不完整、信息內(nèi)容丟失等都是較為常見的現(xiàn)象。

一、問題主要原因分析

（一）概念上模糊不清

重大活動(dòng)的檔案管理工作在實(shí)際落實(shí)過程中，一些管理工作人員因?yàn)闆]有經(jīng)過專業(yè)的訓(xùn)練，所以在對(duì)種類復(fù)雜的檔案信息進(jìn)行整理時(shí)不免會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問題，如對(duì)檔案管理規(guī)范模糊不清、管理工作沒有制度可循、管理工作人員無(wú)法對(duì)重大活動(dòng)的程度進(jìn)行預(yù)估等，這些問題的存在，讓檔案管理工作的質(zhì)量一直無(wú)法保障，最為嚴(yán)重的事故是有些工作人員甚至?xí)跈n案信息整理過程中將一些較為重要的信息給漏掉了，這種錯(cuò)誤的出現(xiàn)對(duì)企業(yè)發(fā)展來(lái)說是巨大的資料損失。

（二）管理要求不夠明確

重大活動(dòng)的檔案信息整理對(duì)整理工作人員的基礎(chǔ)素質(zhì)要求很高，因?yàn)檫@些活動(dòng)不同環(huán)節(jié)在信息收集種類上也會(huì)存在差異，聲像檔案、文字圖片檔案、實(shí)物檔案等都是會(huì)涉及到的形式，此時(shí)如果工作人員的基礎(chǔ)素質(zhì)沒有達(dá)到相關(guān)要求或是沒有經(jīng)過崗前培訓(xùn)，在對(duì)各種形式的資料進(jìn)行管理時(shí)就會(huì)出現(xiàn)問題，不同的檔案存儲(chǔ)形式，在管理方法上的要求也不同。但是很多管理工作人員因?yàn)楣芾磙k法使用的不夠明確，就會(huì)導(dǎo)致這些檔案信息出現(xiàn)各種各樣的問題。

（三）檔案信息收集上不夠合理

在信息檔案的收集過程中，因?yàn)楣芾矸椒ㄒ约笆侄尾粔蛎鞔_，也會(huì)給檔案收集者的管理工作帶來(lái)很多障礙，較為突出的一個(gè)就是檔案管理者接收到采集任務(wù)時(shí)，經(jīng)常會(huì)在工作落實(shí)過程中出現(xiàn)滯后的狀況，這種滯后問題的存在，不僅僅會(huì)降低工作之間的效率，檔案信息在轉(zhuǎn)述以及轉(zhuǎn)載過程中出現(xiàn)的信息殘缺讓工作質(zhì)量出現(xiàn)持續(xù)下降的問題。

（四）協(xié)調(diào)問題

重大活動(dòng)在舉辦過程中涉及檔案存儲(chǔ)形式較多，所以為了讓檔案信息可以整理的更為完善，需要安排更多的工作人員針對(duì)性負(fù)責(zé)不同形式檔案信息收集，在信息整理中管理工作人員需要與其他部門的工作人員進(jìn)行協(xié)作，但是在溝通協(xié)調(diào)中沒有提前進(jìn)行組織與安排的話就會(huì)導(dǎo)致工作效率無(wú)法保障。

（五）特殊檔案難收集

聲像檔案收集難這個(gè)長(zhǎng)期困繞檔案收集工作的難題在重大活動(dòng)檔 案資料收集中也不例外，仍有個(gè)別同志把照片檔案當(dāng)作自己的私有財(cái) 產(chǎn)，不愿意提供給檔案部門。檔案管理人員必須要根據(jù) 相關(guān)檔案管理規(guī)范，來(lái)改變重大活動(dòng)檔案材料的管理現(xiàn)狀，保持這類 檔案材料的完整性，本文根據(jù)對(duì)重大檔案材料管理體系的了解，對(duì)當(dāng) 值管理水平低的原因以及解決管理問題的方法進(jìn)行分析。

（六）其他問題

收集工作啟動(dòng)滯后，收集工作必然需要更多時(shí)間。概括而言，這 個(gè)環(huán)節(jié)的工作通常需要三個(gè)步驟才能結(jié)束，第一步找到具體人員，說 明收集內(nèi)容，展開收集工作；第二步協(xié)商確定收集時(shí)間、收集方式，辦理檔案收集相關(guān)事宜：第三步主動(dòng)上門收集，辦理交接手續(xù)。一般 情況下，這三個(gè)步驟下來(lái)，已經(jīng)過去幾個(gè)月時(shí)間了。重大活動(dòng)檔案資料整理的復(fù)雜性，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：一是類 型眾多，形式多樣。其中有紙質(zhì)檔案，也有電子文件、聲像檔案；有 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格的文件，也有形狀不一的圖形圖紙；有紙質(zhì)載體的文件材 料，也有以光盤為載體的電子文檔；有單份裝訂的，也有匯集成冊(cè)的 文件匯編，等等，這些不同類型、不同載體的檔案要按照規(guī)范分別進(jìn) 行整理，程序繁雜。二是數(shù)量巨大的照片檔案，需要一張張甄別。三是這些檔案資料本應(yīng)與各單位的文書檔案一起立卷整理，如此才能保 持文件材料之間的歷史聯(lián)系，現(xiàn)在單獨(dú)收集到檔案館后，因無(wú)法與其 它文書檔案一起整理，需要單獨(dú)確定檔案類別和整理方法等等，這些 問題導(dǎo)致整理工作異常復(fù)雜。

二、解決對(duì)策分析

（一）建設(shè)管理規(guī)范

黨的群眾路線教育活動(dòng)很重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，就是要求對(duì)存在的問 題建章立制，限時(shí)整改，因而能使“四風(fēng)”頑疾迅速得以糾正。重大 活動(dòng)檔案資料收集也要借鑒這種立竿見影式的解決問題方法。任何一 項(xiàng)重大活動(dòng)，都必須將形成的各種類型的檔案資料歸檔一份，交檔案 部門保存。對(duì)此，檔案工作主管機(jī)關(guān)要出臺(tái)專門的重大活動(dòng)檔案資料 收集制度，對(duì)歸檔工作提出具體要求，尤其要明確歸檔范圍、時(shí)間和 方式等，使相關(guān)部門人員明確職責(zé)，按制度開展工作。

（二）做好籌劃工作

重大活動(dòng)檔案資料的收集，爭(zhēng)取上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視很重要。為了做 好這項(xiàng)工作，應(yīng)做好兩個(gè)方面的提前籌劃：一是檔案工作主管機(jī)關(guān)提 前做好工作籌劃，努力爭(zhēng)取上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)重大活動(dòng)的組織方提出明確的 檔案收集歸檔要求，明確收集內(nèi)容、收集方式和收集時(shí)限；二是擔(dān)負(fù) 檔案收集任務(wù)的部門和人員也要提前做好工作籌劃，適時(shí)展開收集工 作，確保收集齊全，確保歸檔及時(shí)，確保移交及時(shí)。提前籌劃應(yīng)大力 提倡的一種做法是：檔案工作主管機(jī)關(guān)及擔(dān)負(fù)檔案收集任務(wù)的部門人 員，都應(yīng)將重大活動(dòng)檔案資料收集列入年度工作計(jì)劃，作為年度工作 的一項(xiàng)內(nèi)容，在實(shí)際工作中為檔案收集預(yù)留出必要的時(shí)間、人力和物 力做保障，只有這樣，才能確保收集任務(wù)的順利完成。

（三）采取跟蹤收集的方法進(jìn)行檔案收集工作

筆者建議盡可能從完善相應(yīng)制度機(jī)制來(lái)解決重大活動(dòng)檔案收集中 存在的問題。另外，筆者提出跟蹤收集這一概念，是覺得它不同于我 們常講的主動(dòng)收集。主動(dòng)收集強(qiáng)調(diào)的是檔案部門主動(dòng)去收集應(yīng)歸檔的 檔案資料，而這種主動(dòng)接下來(lái)會(huì)遇到各種各樣的問題，筆者更關(guān)注的 是這些問題的解決過程，因而提出跟蹤收集這一概念。所謂跟蹤收集 是指收集人員要密切跟蹤收集進(jìn)度，做到鍥而不舍，一而再，再而三 地催收檔案，協(xié)調(diào)解決遇到的任何難題，直至收集任務(wù)最終完成，要 有一種不達(dá)目的誓不休的態(tài)度，這也是解決重大活動(dòng)檔案收集工作現(xiàn) 實(shí)問題所不可缺少的。

三、結(jié)語(yǔ)

企業(yè)的重大活動(dòng)檔案材料收集是一個(gè)異常復(fù)雜的過程，同時(shí)涉及的檔案信息載體種類也是異常多，只有在實(shí)際工作職責(zé)履行過程中制定出嚴(yán)格的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，才能讓檔案信息的價(jià)值真正發(fā)揮出來(lái)，這些檔案材料也才能在使用過程中對(duì)歷史事實(shí)進(jìn)行重現(xiàn)，讓研究人員更好的開展研究工作。所以實(shí)際整理過程中管理工作人員首先要將檔案信息的種類進(jìn)行區(qū)分，然后根據(jù)這些檔案信息的整理方法將檔案的管理質(zhì)量進(jìn)行保障。

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