城建檔案管理數字化建設問題的思考

王迪毅

摘 要：近年來，隨著社會的不斷發展，各種新建工程、擴建工程和改建工程出現在人們的視線里，從而導致城市建設檔案的數量得到了不斷增加。在這種情況下，城建檔案管理不得不進行數字化的建設，以便在提高自身工作效率和質量的同時，滿足國家的城市化建設需求。因此，有必要對城建檔案管理數字化建設問題展開探討，從而為國家城市化發展奠定良好的基礎。

關鍵詞：城建檔案管理；數字化；建設問題

1 城建檔案數字化建設過程中存在的問題

1、數字化管理缺乏穩定性

使用數字化方式進行檔案的管理，需要依靠技術設備進行檔案信息的存儲和管理，所以將導致存儲資料的穩定性受到計算機軟硬件條件的影響。在一些特殊條件下，一旦計算機受到技術、載體和設備等外部環境的干擾，就容易導致檔案信息出現變化，甚至直接導致檔案無法使用，繼而影響檔案管理工作的開展。因此，在城建檔案數字化建設的過程中，數字化管理缺乏穩定性的問題將影響其數字化進程。

2、城建檔案信息易泄露

不同于其他檔案資料，城建檔案關系到城市規劃建設，所以只有一部分檔案資料可以向外流傳。考慮到城建檔案的保密性，過去都會安排專門的地點和人員進行一些檔案的管理，并且會利用法律對檔案管理人員的行為進行約束。但是，利用數字化管理方式進行城建檔案的管理，不僅檔案資料比較容易受到外界的干擾，并且一些檔案資料的管理還要承擔被篡改和被泄漏的風險。因為，在現代化電子檔案中，可以利用一些手段不留痕跡進行檔案信息的盜取和篡改。所以，采取這樣的管理方式，不僅不能確保原始信息能夠得到完好保存，同時檔案具有的法律效力也將遭到降低。因此，在城建檔案數字化建設的過程中，檔案信息易泄露問題的存在，將導致檔案數字化管理的風險得到增加。

3、數字檔案缺乏標準信息

在進行城建檔案數字化建設的過程中，需要將紙質資料轉化成數字資料信息，所以需要完成文本的整理工作，并且進行文字的輸入、保存和校驗。在此基礎上，還需要花費大量的時間進行搜索引擎和條目的制作。而在這一過程中，如果不同檔案管理單位使用不同的標準進行檔案的轉化，將會導致同一檔案資料庫中出現各種不同的檔案版本，從而給檔案資料的共享帶來困難，甚至直接導致一些檔案資料無法使用。但就目前來看，城建檔案數字化建設尚未形成統一的規范和標準，從而在一定程度上影響了檔案信息資源的共享和交換。因此，還需要使數字檔案缺乏標準信息的問題得到解決，才能順利實現檔案的數字化管理。

2 做好城建檔案管理數字化管理的措施

1、前期的全面規劃

具體來講，就是在實現紙質檔案轉化之前，開展相應的調查工作，從而對檔案室內的存儲檔案數量和類型有一個深入的了解，根據館藏檔案的重要性和使用頻率等制定數字化的先后順序。與此同時，需要制作出清晰的檔案條目，并且做好數字存儲檔案的分類。在這一過程中，需要進行重點資料的標記，以確保檔案整理工作的順利開展。而通過在建設前期制定全面的管理規劃，將能使數字化管理過程中出現的錯誤得到有效減少，繼而使城建檔案管理部門的數字化建設效率得到有效提高。目前，泉州市數字檔案館建設綱要初稿已形成，各縣（市、區）正有序推進數字檔案館建設。

2、重視專業人才培養

檔案管理的數字化建設的實現，意味著檔案管理方式和方法的變化，檔案數字化雖然可以采取外包的形式，但是還是要以檔案館人才自主管理為主，社會外包服務為依托，所以，需要重視檔案管理專業人才的培養，從而通過提高檔案管理人員的素質水平使其更好的適應檔案管理方式的變化。為此，城建檔案管理單位需要對管理人員提出更高的要求，要求其不僅具有檔案管理的專業知識，同時還要掌握計算機技術和數字化設備的操作管理能力。為了達成這一目標，檔案管理單位需要遵照公開、公正的原則進行檔案管理人員的選聘，從而使掌握信息技術的檔案管理人員得到重用。同時，檔案管理部門需要加強對管理人員的培養，通過各種渠道對管理人員的數字化能力展開培養，從而使管理人員成為信息時代的高素質管理人才。在日常的教學活動中，除了進行數字化技術和相關知識的教授，還要結合城建的具體職能加強對檔案管理人員的服務意識的培養。此外，檔案管理單位還應該實現對人才類型的細化處理，從而通過引進檔案采集人才、數據庫加工人才和檔案系統設計人才等各類人才打造一支高素質和高管理水平的城建檔案管理隊伍。

3、加大管理資金投入

城建檔案數字化建設工在的開展需要大量的資金，所以相關部門和單位還應該加大管理資金的投入，從而為數字化建設工作的開展提供足夠的支持。為此，相關部門應該將檔案管理數字化建設工作加入到日常工作日程中，并且根據城市建設業務的發展情況實現檔案管理工作的共同規劃和發展。其次，政府應該加強城建檔案管理工作的宣傳力度，從而使各部門為相關工作的開展提供支持。再者，考慮到數字化檔案管理的實現需要一定的物質基礎，所以政府還要為相關單位配備最基本的數字化設備，從而滿足城建檔案管理數字化建設的實際需求。具體來講，就是在檔案管理基礎設施的建設方面投入更多的資金，并且進行硬件投入力度的加大，從而為檔案管理單位配備較為先進的技術設備。此外，檔案管理單位也應該在數碼設備、計算機設備和防盜報警系統建設方面投入更多的資金，從而更好的推動檔案管理的數字化發展。

4、加強標準規范和法規建設

之所以進行城建檔案的數字化建設，在很大程度上是為了實現檔案資源的共享。所以，相關部門和單位還要加強數字檔案管理標準規范和法律法規的建設，從而根據一定的標準和法規實現數字檔案的共享和利用。具體來講，就是需要建立一個數字檔案規范法制體系，而該體系的建立需要確保完整、科學和合法。在該體系中，應該包含信息化標準規范、數字化檔案管理規范和相關法律法規的內容。其中，信息化標準規范因包含信息采集與整理標準、網站架構管理細則、信息安全保障規范和數字檔案格式標準等多項內容，數字化檔案管理規范應包含檔案接收和管理細則，而檔案數字化法律法規則需要涉及知識產權、隱私權、電子檔案的憑證有效性等。通過不斷進行這些標準和法規的完善，則能夠建立一個科學的數字化檔案管理體系，繼而為數字檔案的規范管理和廣泛利用提供保障。

5、完善檔案資料庫建設

在實現城建檔案的數字化管理時，需要使檔案資料庫的建設得到完善。因為，所有的城建檔案信息都將輸入到數據資料庫中，所以資料庫的建設將起到至關重要的作用。就目前來看，城建檔案管理單位主要需要完成目錄數據庫、目錄中心及全文數據庫和多媒體數據庫的建設。在建設資料庫的過程中，檔案管理部門可以重點加強特色資源庫的建設，并且將各類型和各專業的檔案信息資料存放在專門的數據庫中，從而使數字檔案管理的專業性得到提高。此外，為確保檔案數據庫的安全，檔案管理部門還要建立計算機安全管理制度和信息保密制度等多種管理制度。在檔案管理的過程中，還需加強各種安全技術的使用，從而使數據庫的安全性得到提高。

4 結束語

總而言之，隨著城市化發展的不斷加快，城建檔案管理工作也急需進行管理效率和質量的提升。而實現檔案管理的數字化建設，將能更好的滿足檔案管理的發展需求。所以，相關部門還要進一步加強對城建檔案數字化建設問題的認識，并且采取措施解決這些問題，從而進一步促進城建檔案管理的數字化發展。

參考文獻

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