論檔案管理的開拓新思路

摘 要：隨著經濟的不斷發展，事業單位在機構精簡、行政體制與人事管理等方面進行了不斷深入的改革，這便使得事業單位檔案收集、歸檔、流向等管理工作出現了新的問題。本文首先分析了事業單位檔案管理工作的現狀：思想意識的不重視；檔案工作人員綜合素質不高；人為色彩嚴重，最后分析了策略中新思路：建立健全的管理新制度；深化管理，提升管理人員素質；加強事業單位的保密工作。

關鍵字：檔案管理；創新；信息化

當前，事業單位的改革在不斷深入進行，事業單位通過轉型、重組、重構及轉制等獲得了新的發展。在保證事業單位高效、協調、有序運行過程中，檔案管理發揮了巨大的作用。因此，進一步規范事業單位檔案管理對當前事業單位的建設發展具有重要意義。

1 事業單位檔案管理工作的現狀

（一）從思想意識上沒有得到重視

因為事業單位不同于一般的廠礦企業，它是國家的一個特殊的部門，所有的部門領導及工作人員所重視的都是工作的效率及結果，而對檔案的管理工作根本就不重視，覺得檔案管理只是個簡單的文員的差事，一般的檔案資料只是直接往檔案袋里一裝，往柜子里一擱就算完事，沒有人想去再重新翻看、整理、歸檔及查找遺漏，這種現象很容易造成檔案的丟失或不齊全，一旦因為某種原因需要某些檔案資料的卷宗時，工作人員就會手忙腳亂，亂翻一片。即使有些機關單位也參加過檔案達標升級工作的評定，那也只是被動的，為了應付考核而做的，沒有從思想意識上認識到檔案的重要性。

（二）檔案工作人員不具備綜合素質

在新時代下，檔案隊伍建設在迎來機遇的同時，也需要面對各種挑戰。檔案工作人員沒有意識到檔案管理的重要性，不注重自身素養的提高，思想觀念落后，不認真對待工作，經常違規操作。在一定程度上，已具備的檔案理論知識與專業技能已經無法滿足時代發展的客觀要求，各方面的問題日益突顯。而在日常工作中，企事業單位沒有定期對檔案工作人員進行專業化、系統化的培訓，完善他們已有的理論知識體系，提高他們的專業技能。此外，在人員錄用方面，其錄用的要求較低，不符合新時期檔案工作的客觀規律。很多人員都不是相關專業畢業，沒有扎實的理論知識、過硬的操作技能和豐富的實踐經驗，根本無法很好地勝任這份工作。

（三）檔案檢索效率低下，人為色彩嚴重

就檔案檢索而言，手工檢索、計算機檢索是其主要形式。但就實際應用情況來看，人工檢索在其中占據著核心地位，檔案檢索準確率低下，大大增加了檔案工作人員的工作量，工作效率極其低下。在此基礎上，為了能夠使繁雜的檔案檢索程序簡單化，縮短檢索的時間，企事業單位的檔案部門以手工檢索為基點，進行了一系列的改變，編制出不同形式的檢索工具。就所編制的檢索工具來說，多而不精是其主要特征。在這方面，檔案工作人員并沒有意識到只注重檔案檢索工具的數量而忽視質量是無法提高檔案工作的服務質量的。更為嚴重的是：在實際操作中，大大提高了檔案管理的錯誤率。此外，在檔案日常管理中，企事業單位內部人為色彩現象比較普遍，使檔案工作缺乏其公平性。

2 事業單位檔案管理的創新思路與策略

（一）建立健全檔案管理制度

1、建立的各項規章制度必須要具有合理性和科學性，其規章制度必須要符合本單位檔案管理工作實際需要。

2、簡明、實用，可操作。制定的規章制度必須要具有良好的可操作性，方便實用、簡單易行才可以更好的發揮規章制度的指導和規范作用。

3、堅持制度約束的地位平等性。制定的規章制度要求既要約束職工也要約束領導，職工和領導為制度的主要執行者和主要制定者，堅持制度約束的地位平等性，是制度順利執行的重要保障。

4、獎懲分明。檔案部門在規章制度中既是管理者又是執行者，所以在規章制度的執行過程中，檔案部門要保證制度執行的嚴肅性和公平性，做到有功必獎，有過必懲，獎懲分明。

（二）深化管理，提高人事檔案管理水平

各事業單位要通過定期宣傳，組織學習，提高對檔案管理工作的重視程度，把檔案管理工作放到顯著的位置上來。這要求單位首先要建立一支過硬的領導班子，定期對檔案管理工作進行檢查和指導；其次要建立起一套適合本單位的達標考核機制，對檔案工作進行定期考核，通過級別升降實行動態管理；最后要求各單位研究制定適合本單位檔案管理工作的質量評價標準，并積極執行實施，推動檔案管理工作著規范化和科學化方向邁進。

首先，檔案管理人員不僅要有全心全意為人民服務的精神，還要有甘于平凡，默默工作的奉獻精神。其次，業務素質必須過硬，只有具備專業的檔案管理知識，才能讓檔案室變成自己的家一樣，準確知道每一份檔案的具體方位。再次，作為檔案管理人員還必須具備一定的總結分析能力、敏銳觀察能力，能準確辨別出每一位檔案利用者的別有用心，掌握檔案管理工作的規律。

（三）加強事業單位檔案保密工作

首先在庫房的選址、建造方面要遵照國家有關規定建造，做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開，同時庫房的門窗應專門加固，以防盜竊；其次是庫房管理方面應該指定專人負責看管，無關人員一律禁止入內；最后是培訓庫房管理人員正確區分保管檔案和保密檔案，應保管檔案是指為本單位工作需要和國家積累歷史文化財富的需要而保存的，而應保密檔案是指在一定時間內，如若被泄露，會對國家安全和利益造成傷害的限制級檔案。

（四）做好檔案資料的收集工作

在企事業單位運作中，要以已有的管理體制、檔案資料為基點，構建合理的檔案管理體系。其領導者需要協調好企業內部的各個部門，構建縱橫交錯的管理網絡體系，為檔案資料的收集埋下伏筆。就檔案資料的收集而言，需要保證檔案數據信息真實可靠、安全保密、及時主動。因而，在收集檔案資料的時候，檔案工作人員需要從實際情況出發，要經常和其它部門進行溝通、交流，需要采取隨時和定期相結合的收集方式，有效防止檔案信息資料的丟失，不斷拓展檔案資料收集的氛圍，使檔案數據資料收集工作能夠順利進行，提高案卷的質量。在這方面，需要構建對應的檔案機制，規范檔案借閱手續，要避免隨意擺放檔案資料。通常情況下，在某階段、年度工作結束之后，需要及時對檔案進行收集歸檔處理，并對那些分散的檔案資料進行加工處理，從中找到具有規律性的資料與數據，實現資源信息的動態化。

3 結束語

檔案，無論是生產型企業還是機關、事業單位，都是國家信息資料的重要來源，是所有記憶的儲存和備份，所以檔案管理也是社會發展必不可少的一個重要環節，作為事業單位，只要讓檔案管理工作做到制度化、規范化、現代化，時刻跟隨著時代的需要而進行創新與改革，就一定能在新時期的發展中作出應有的貢獻。比如，具有較快的傳播速度，來實現不同檔案資源信息的共享，提高其利用效率。在此基礎上，使新時期檔案管理工作能夠順應時代發展的客觀規律，使檔案工作人員的綜合素質得以提高，成為社會市場需要的應用型人才，也使我國的檔案事業能夠擁有全新的面貌，走上可持續發展的道路，擁有更好的發展前景。

參考文獻

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作者簡介

孫水來，檔案助理館員。endprint