中南大學(xué)下一代離校系統(tǒng)流程再造與設(shè)計(jì)

文/蔣新華 夏明偉 梁麗丹

中南大學(xué)下一代離校系統(tǒng)流程再造與設(shè)計(jì)

文/蔣新華 夏明偉 梁麗丹

目前數(shù)字化校園建設(shè)已經(jīng)進(jìn)行新的階段，具有初步智慧的智慧校園建設(shè)也已經(jīng)開始。無(wú)論是數(shù)字化校園亦或是智慧校園建設(shè)，目的都是更好地服務(wù)好廣大師生員工。離校系統(tǒng)是為學(xué)校的“產(chǎn)品”在出廠前提供服務(wù)和檢驗(yàn)工作平臺(tái)。本文就中南大學(xué)老的離校系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)中，存在或遇到的一些問(wèn)題，進(jìn)行梳理，揚(yáng)長(zhǎng)避短，在改造的過(guò)程中實(shí)現(xiàn)了流程再造與設(shè)計(jì)。重點(diǎn)加強(qiáng)業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)，運(yùn)用成熟的如基于數(shù)據(jù)中心的思想以及WebService等技術(shù)，較好地實(shí)現(xiàn)了下一代離校系統(tǒng)的改造。

離校系統(tǒng) WebService 流程再造

中南大學(xué)離校系統(tǒng)是2009年5月建設(shè)并投入使用的，一直使用到2017年。在這幾年中，我校的離校系統(tǒng)較好的實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)離校單的電子化，避免學(xué)生拿著紙質(zhì)離校單去跑各相關(guān)部門簽字蓋章，方便了廣大畢業(yè)生離校手續(xù)辦理，取得了良好的效果，得到了老師及學(xué)生的肯定。

但目前我校的離校系統(tǒng)也存在一些問(wèn)題，如本科生所有畢業(yè)生的離校單是一樣的，新增一個(gè)部門的離校手續(xù)，就要把該部門的離校手續(xù)擴(kuò)展到所有本科生畢業(yè)生，所有畢業(yè)生都有這個(gè)離校手續(xù)需要辦理。雖然具體到這個(gè)部門在離校手續(xù)辦理的時(shí)候，工作人員可以預(yù)先把不要辦理的畢業(yè)生進(jìn)行通過(guò)處理，讓畢業(yè)生不要來(lái)實(shí)際辦理該項(xiàng)目。但這種與他們豪無(wú)相干的離校手續(xù)項(xiàng)目，出現(xiàn)在畢業(yè)生的離校手續(xù)辦理清單里，顯得不是特別合適。同時(shí)因?yàn)殡S意擴(kuò)大離校手續(xù)辦理對(duì)象的范圍，常常因校方的離校手續(xù)辦理工作人員疏忽、或是業(yè)務(wù)水平、或是本部門的材料的缺失，采取先“錯(cuò)殺”不通過(guò)，再放行的辦法來(lái)處理畢業(yè)生的離校手續(xù)辦理，導(dǎo)致一些畢業(yè)生的手續(xù)辦理進(jìn)度緩慢。比如以本科畢業(yè)生的教材問(wèn)題在離校系統(tǒng)中的離校手續(xù)辦理為例，學(xué)生在大一新生入校時(shí)，學(xué)校采取集中教材配發(fā)方式，給學(xué)生以班級(jí)為單位發(fā)放教材。然而教材費(fèi)的回款就沒(méi)教材發(fā)放那么容易了，部分學(xué)生拖到畢業(yè)的那天，都未繳納教材費(fèi)。因而出版社的教材科給所有本科畢業(yè)生都增加教材費(fèi)的離校手續(xù)辦理環(huán)節(jié)，將所有本科畢業(yè)生都列為辦理對(duì)象。而實(shí)際上欠費(fèi)的學(xué)生比例不到的10%。諸如此類現(xiàn)象的還有組織關(guān)系辦理、后勤能源中心的學(xué)生宿舍水費(fèi)收取等，尤其是湘雅醫(yī)學(xué)類學(xué)生畢業(yè)管理，極其復(fù)雜，再加上醫(yī)學(xué)類學(xué)生存在長(zhǎng)學(xué)制（七年制本碩連讀、八年制本碩博連讀）現(xiàn)象，畢業(yè)生的管理及離校手續(xù)辦理更加復(fù)雜、系統(tǒng)設(shè)置繁雜艱巨。

不僅如此，現(xiàn)有離校系統(tǒng)架構(gòu)的思想基礎(chǔ)是紙質(zhì)離校單的電子化，同一類型畢業(yè)生的離校單上的項(xiàng)目是完全一樣的，離校手續(xù)辦理操作基本靠工作人員登錄離校系統(tǒng)手工錄入、審核、操作辦理，存在速度慢、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性不高等情況。對(duì)離校系統(tǒng)管理員設(shè)置離校項(xiàng)目要求高，數(shù)據(jù)及賦權(quán)麻煩，且不支持各學(xué)院增加自己的審核項(xiàng)目。

學(xué)生通過(guò)離校系統(tǒng)完成離校過(guò)程，理清在校期間與學(xué)校的各部門之間發(fā)生的各項(xiàng)聯(lián)系，學(xué)校通過(guò)離校系統(tǒng)可以管理和服務(wù)好學(xué)生的各環(huán)節(jié)。離校系統(tǒng)是一個(gè)典型的跨部門綜合類應(yīng)用，需要協(xié)調(diào)多部門人員、流程及數(shù)據(jù)。要解決這些問(wèn)題，必須對(duì)現(xiàn)有的離校系統(tǒng)進(jìn)行流程再造及重新設(shè)計(jì)。

1 離校系統(tǒng)業(yè)務(wù)、流程再造

1.1 要梳理好各個(gè)業(yè)務(wù)流程，形成業(yè)務(wù)與數(shù)據(jù)流流程

學(xué)生的畢業(yè)流程如圖1所示，所有學(xué)生畢業(yè)時(shí)都要經(jīng)過(guò)離校流程如圖2所示。本科生與研究生的畢業(yè)證學(xué)位證分別由各學(xué)院相應(yīng)的本科生與研究生教務(wù)管理人員發(fā)放。

圖1：畢業(yè)流程

圖2：離校流程

我校與學(xué)生離校工作相關(guān)的主要部門有：計(jì)劃財(cái)務(wù)處、后保部的物業(yè)中心、圖書館、學(xué)工部、組織部、團(tuán)委、各二級(jí)學(xué)院，除此之外還有后保部的能源中心（水電中心）、出版社的教材科、湘雅醫(yī)院、湘雅附二醫(yī)院、湘雅三醫(yī)院、腫瘤醫(yī)院等。涉及到學(xué)校利益或服務(wù)項(xiàng)目的種類有學(xué)費(fèi)、補(bǔ)考費(fèi)、圖書借還及罰款、論文提交（研究生）、住宿費(fèi)、學(xué)生宿舍水費(fèi)、貧困生貸款手續(xù)確認(rèn)、組織關(guān)系遷移等。有的部門涉及一項(xiàng)利益或服務(wù)項(xiàng)目，有的涉及到幾項(xiàng)，這些利益及服務(wù)都是學(xué)生要完成的。經(jīng)過(guò)整理及研究后，我們把離校項(xiàng)目進(jìn)行了分別對(duì)待，把可能涉及到每個(gè)學(xué)生的手續(xù)，如學(xué)費(fèi)、住宿費(fèi)、圖書借還、論文提交（研究生）這四項(xiàng)形成固定離校項(xiàng)目，其它項(xiàng)目不是每個(gè)畢業(yè)生都會(huì)涉及，把它們形成動(dòng)態(tài)離校項(xiàng)目，固定項(xiàng)目每個(gè)畢業(yè)生的離校清單都會(huì)出現(xiàn)，動(dòng)態(tài)項(xiàng)目只有涉及到的學(xué)生才會(huì)在離校清單中出現(xiàn)，這樣就形成了個(gè)性化離校清單。

1.2 由于學(xué)生歸屬管理關(guān)系復(fù)雜，完全由信息與網(wǎng)絡(luò)中心完全來(lái)協(xié)調(diào)處理、設(shè)置權(quán)限關(guān)系，容易出錯(cuò)

我們擬采用二種方式結(jié)果來(lái)處理這個(gè)事情，一是學(xué)生歸屬管理關(guān)系非常明確的，由系統(tǒng)根據(jù)部門屬性，自動(dòng)將學(xué)生匹配到至學(xué)院管理。對(duì)于歸屬管理權(quán)不明顯的，或變化比較頻繁的學(xué)生，主要包含湘雅幾個(gè)醫(yī)院的研究生、長(zhǎng)學(xué)制學(xué)生（七年制、八年制學(xué)生的臨床類學(xué)生），同一專業(yè)的學(xué)生分班到幾個(gè)不同醫(yī)院去學(xué)習(xí)，還在幾個(gè)醫(yī)院之間定時(shí)輪流學(xué)習(xí)。畢業(yè)發(fā)證時(shí)，這些學(xué)生由誰(shuí)發(fā)畢業(yè)證、學(xué)位證，醫(yī)院里的學(xué)工老師也不是特別清楚，三個(gè)醫(yī)院的老師還要相互協(xié)調(diào)才行。

對(duì)于湘雅三個(gè)醫(yī)院的學(xué)生畢業(yè)領(lǐng)證分配管理權(quán)，我們采取由醫(yī)院學(xué)工部門提供所管理學(xué)生的名單方式設(shè)置管理權(quán)，也就是誰(shuí)申請(qǐng)，誰(shuí)管理。另外長(zhǎng)學(xué)制（七年制、八年制學(xué)生）在校期間經(jīng)歷了本科、碩士、博士三個(gè)階段，不同階段培養(yǎng)管理的部門也不一樣。本科階段由本科生院管理，到碩士、博士階段本應(yīng)該由研究生院管理，但學(xué)校培養(yǎng)部門在這個(gè)銜接上出了問(wèn)題，出現(xiàn)了沒(méi)有培養(yǎng)部門管理的真空現(xiàn)象，才導(dǎo)致這些學(xué)生的管理沒(méi)有納入管理體系。然而令人遺憾的是，湘雅幾個(gè)附屬醫(yī)院對(duì)學(xué)生的管理水平也是欠缺的，沒(méi)有建立一個(gè)有效的完整的學(xué)生數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。

圖3

1.3 對(duì)學(xué)院管理授權(quán)下放

由于一些大的學(xué)院跨校區(qū)存在，在離校手續(xù)辦理時(shí)，為了方便學(xué)生離校領(lǐng)證，需要授權(quán)多名管理員辦理同一離校手續(xù)，新離校系統(tǒng)設(shè)計(jì)把這個(gè)權(quán)限給了各二級(jí)學(xué)院，由二級(jí)學(xué)院自行授權(quán)老師參與，信息與網(wǎng)絡(luò)中心只負(fù)責(zé)授權(quán)校級(jí)部門工作人員的工作，極大地減輕了本中心的在離校系統(tǒng)的人員權(quán)限設(shè)置壓力。

1.4 允許二級(jí)學(xué)院及部門自行新增離校項(xiàng)目，也就是動(dòng)態(tài)新增離校項(xiàng)目，新增動(dòng)態(tài)離校項(xiàng)目管理權(quán)限歸項(xiàng)目設(shè)置部門

比如學(xué)生在學(xué)院借了教學(xué)儀器，可以在離校系統(tǒng)新增“教學(xué)儀器借還”項(xiàng)目，等該學(xué)生要進(jìn)行畢業(yè)離校時(shí)，離校系統(tǒng)就會(huì)在“黑名單”里檢查該畢業(yè)生是否存在相關(guān)未完成的項(xiàng)目，然后自動(dòng)推送到學(xué)生的離校清單里，增加了離校系統(tǒng)項(xiàng)目設(shè)置的靈活性，有效避免了某些附屬醫(yī)院在離校手續(xù)辦理過(guò)程中，仍然出現(xiàn)和存在紙質(zhì)離校單辦理離校手續(xù)的情況。部門與學(xué)院可以把離校系統(tǒng)當(dāng)作“黑名單”記賬系統(tǒng)使用。

1.5 組織關(guān)系及戶籍的處理

組織關(guān)系主要包括黨員組織關(guān)系和團(tuán)員組織關(guān)系，這兩種離校項(xiàng)目可以根據(jù)學(xué)生的政治面貌來(lái)自動(dòng)分類處理。目前大學(xué)生政治面貌情況主要三種：黨員、共青團(tuán)員、群眾，黨員和共青團(tuán)員才需要辦理組織關(guān)系轉(zhuǎn)移手續(xù)，因此離校系統(tǒng)可以根據(jù)畢業(yè)生的政治面貌自動(dòng)設(shè)置相應(yīng)組織關(guān)系項(xiàng)目，并要求畢業(yè)生辦理。戶籍在我校的離校過(guò)程中未作強(qiáng)制要求，新生入學(xué)時(shí)戶籍關(guān)系遷移就已經(jīng)不作要求，由學(xué)生自行選擇，因此離校手續(xù)清單沒(méi)有戶籍辦理項(xiàng)目。

2 技術(shù)實(shí)現(xiàn)思路

2.1 技術(shù)架構(gòu)升級(jí)

要對(duì)離校系統(tǒng)的數(shù)據(jù)架構(gòu)進(jìn)行改進(jìn)，把現(xiàn)有離校系統(tǒng)數(shù)據(jù)架構(gòu)從老的數(shù)據(jù)中心架構(gòu)體系升級(jí)到新的架構(gòu)體系；把不同系統(tǒng)直接對(duì)接方式過(guò)渡到與數(shù)據(jù)中心數(shù)據(jù)對(duì)接，改變數(shù)據(jù)導(dǎo)入、導(dǎo)出方式，建立起以數(shù)據(jù)中心為基礎(chǔ)、數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)為紐帶的基礎(chǔ)架構(gòu)，如圖3所示。學(xué)生的基本信息來(lái)源主要有兩個(gè)，一個(gè)是本科生教務(wù)管理系統(tǒng)，另一個(gè)是研究生教務(wù)管理系統(tǒng)。通過(guò)數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)，把學(xué)生的姓名、學(xué)號(hào)、性別、院系部門、班級(jí)（專業(yè)）等基本信息抽取到數(shù)據(jù)中心，在數(shù)據(jù)中心建立起學(xué)生綜合數(shù)據(jù)體系，進(jìn)而在此基礎(chǔ)上形成其它的跨部門的校級(jí)應(yīng)用，如學(xué)生注冊(cè)系統(tǒng)、門戶統(tǒng)一認(rèn)證系統(tǒng)、迎新系統(tǒng)、離校系統(tǒng)等。

離校系統(tǒng)采用了兩個(gè)教務(wù)管理系統(tǒng)中，審核通過(guò)了的畢業(yè)生名單數(shù)據(jù)。

2.2 認(rèn)證機(jī)制及權(quán)限設(shè)置

離校工作需要各部門工作人員參與，采用統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)，能有效提高工作效率。認(rèn)證系統(tǒng)認(rèn)證機(jī)制如下：

（1）在認(rèn)證服務(wù)器上登記離校系統(tǒng)，新增該系統(tǒng)對(duì)應(yīng)接口，分配應(yīng)用系統(tǒng)對(duì)應(yīng)序號(hào)及服務(wù)目錄，如：http://ca.csu.edu.cn/home/login/ lxxt，這個(gè)lxxt目錄，就是離校系統(tǒng)在認(rèn)證系統(tǒng)登記的系統(tǒng)名。

（2）認(rèn)證時(shí)，如果在認(rèn)證服務(wù)器認(rèn)證，則認(rèn)證服務(wù)驗(yàn)證用戶名、密碼之后，向離校系統(tǒng)發(fā)送一個(gè)post請(qǐng)求，post包含兩個(gè)參數(shù)：tokenid、account（職工號(hào)）。

（3）離校系統(tǒng)服務(wù)器收到這個(gè)請(qǐng)求后，再把這兩個(gè)值以及自己的應(yīng)用服務(wù)名通過(guò)Webservice接 口U_validate(tokenid,account,'lx xt')，返回給認(rèn)證服務(wù)器，服務(wù)器再對(duì)返回的三個(gè)參數(shù)驗(yàn)證核對(duì)校驗(yàn)，正確的返回pass，否則返回其它值，這樣完成認(rèn)證過(guò)程。

2.3 與微信企業(yè)號(hào)及學(xué)校APP對(duì)接

由于手機(jī)移動(dòng)終端幾乎人手一臺(tái)，且可以隨時(shí)隨地連網(wǎng)訪問(wèn)，非常適宜利用碎片時(shí)間及短小時(shí)間處理工作與問(wèn)題，利用微信與學(xué)校APP能讓學(xué)生隨時(shí)隨地查看離校手續(xù)辦理進(jìn)度情況。

（1）與微信企業(yè)號(hào)對(duì)接，主要是采用騰訊公司提供微信SDK或API進(jìn)行交互，實(shí)現(xiàn)認(rèn)證、消息推送、數(shù)據(jù)傳輸及業(yè)務(wù)對(duì)接。

（2）跟學(xué)校APP對(duì)接與微信類似，這里不再?gòu)?fù)述。

2.4 業(yè)務(wù)自動(dòng)處理

離校系統(tǒng)不僅要根據(jù)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的手續(xù)辦理情況，及時(shí)變更畢業(yè)生離校手續(xù)數(shù)據(jù)狀態(tài)。同時(shí)也還存在數(shù)據(jù)自動(dòng)推送的問(wèn)題，如圖書館實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生的讀者自動(dòng)注銷功能，需要圖書館提供相應(yīng)的WebService服務(wù)，這些都是比較成熟的技術(shù)。

離校系統(tǒng)的一些部門手續(xù)對(duì)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性要求不是特別高，數(shù)據(jù)通過(guò)數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)進(jìn)行定時(shí)傳輸，交換頻率不要設(shè)置很高，一般設(shè)置每1小時(shí)進(jìn)行1次交換即可。

2.5 沒(méi)有信息系統(tǒng)的單位

對(duì)于還沒(méi)有建立信息系統(tǒng)的單位、部門，就只能提供手工錄入或數(shù)據(jù)導(dǎo)入、導(dǎo)出功能，方便工作人員辦理離校手續(xù)。

2.6 校友

畢業(yè)生離校后，名單將進(jìn)入校友系統(tǒng)。

作者單位中南大學(xué)信息與網(wǎng)絡(luò)中心 湖南省長(zhǎng)沙市410083