NE大學固定資產內部控制

(華東交通大學 江西 南昌 330000)

NE大學固定資產內部控制

譚蘊如

(華東交通大學江西南昌330000)

隨著高校規模的擴大以及職能的轉變，高校在面臨巨大機遇的同時，也面臨日趨激烈的競爭。高校內部控制對高校的發展發揮著越來越重要的作用。目前高校內部控制尚處于初級階段。而固定資產已成為衡量高校辦學規模以及教學質量的重要指標，是開展教學、科研活動的物質基礎和保障。高校為了改善教學條件，都加大了對固定資產，尤其是與教學及科研活動相關的儀器設備的資金投入。這就導致固定資產的數量及所占比例逐年上升。但是高校對這些資產沒有增加與資產數量上升相應的管理制度，也沒有加大相關管理力度，導致管理制度及力度與管理的需要不相匹配。因此，固定資產內部控制剛剛起步，還沒有建立健全固定資產內部控制制度，這些都給高校未來固定資產的高效使用帶來了風險。

NE大學是中國教育部直屬的全國重點大學，是首批列于“211工程”和“985工程”重點建設的高水平研究型大學，是國家“111計劃”和“卓越計劃”重點建設的名牌大學。NE大學是首批成立國家大學科技園的15所高校之一，是首批建立研究生院的32所大學之一，也是全國34所研究生入學考試自主劃線高校之一。

NE大學固定資產分為六類：房屋和建筑物、一般設備、專用設備、圖書、文物及陳列品、其他固定資產。其中，設備占資產總量的百分之四十以上，在六類中占比最高，因而本案例主要針對設備類固定資產進行探討。具體情況見表2-1。

表2-1 NE大學2013年固定資產情況表

NE大學固定資產內部控制主要分為固定資產的預算、固定資產的取得、固定資產的驗收、固定資產的日常管理四個流程。

一、固定資產的預算

每年9-10月份，各使用部門將新增資產的計劃上報給歸口管理部門后，由歸口部門匯總交給財務部門。財務部門根據輕重緩急的原則列入預算。預算將上報給學校的財政部門。財政部門于下一年年初下達預算指標，各單位再根據計劃統一購置固定資產。

二、固定資產的取得

(一)以外購方式取得固定資產

為了避免重復購置而導致的資源浪費，購置固定資產時應遵循相關的規定。外購固定資產時，由使用部門提出申請，填制請購單。請購單內容包括資產的名稱、規格、數量、預算金額、購置原因等。經過部門負責人簽字后，提交給歸口管理部門。歸口管理部門根據所需經費的數額確定采用哪種采購方式：對于教育部集中采購、委托代理機構采購的資產，采用簽訂采購合同時的方式；對于重大項目的采購應采用招標方式；對于5萬元以下的零星采購，采購人員(至少兩人)應選擇高性價的產品供應商。具體采購流程如圖2-5所示。

圖2-5 NE大學以外購方式取得固定資產采購流程圖

(二)以自制方式取得固定資產

項目建設單位根據儀器設備購置的計劃，填寫儀器設備申請購置單，并附自制儀器設備所需材料、儀器設備、儀表等物品或部件明細表，經審批后報送資產管理中心。資產管理中心根據實際情況確定材料的采購方式，項目單位根據審批的采購方式進行采購。

自制儀器設備在驗收、資產入賬前，可以按照之處借款報賬。項目建設單位憑資產管理中心審批的申請購置單及明細表、發票、合同等辦理借款、報賬手續。采用招標方式采購的材料需要附有中標通知書等憑證。報銷資金額度的15%部分需持自制儀器設備的驗收單，即資產入賬后方可辦理。

計劃財經處根據審批后的儀器設備購置計劃為項目建設單位進行資金額度控制。自制儀器設備在固定資產入賬前，計劃財經處不進行固定資產賬務處理。

三、固定資產的驗收

NE大學規定對取得的固定資產需要進行驗收。驗收的主要負責部門是歸口管理部門，主要工作由資產管理部門、使用部門等共同實施。

通過自建完成，并且重大的固定資產項目應當聘請第三方機構進行驗收。驗收工作過程要加以文字說明。驗收報告由第三方驗收機構編寫，并在事后由學校妥善保管，驗收合格書要進行審核簽字。對于驗收不合格的工程，應立即返工。

對于外購的固定資產，驗收的主要內容包括品名、規格、型號、數量、運行情況以及設備的功能是否能夠達到使用上的要求等。驗收合格后，應及時到資產管理中心及財務部門辦理固定資產登記入庫手續。若驗收不合格，應向資產管理部門報告。資產管理部門與供應商協商索賠以及退貨等事宜。

四、固定資產的日常管理

固定資產的日常管理分為：使用、維修保養、清理等環節。這些環節遵循了學校有關房屋設備等資產的管理規定。各使用部門落實了這些規章制度，切實履行了崗位責任制。

(一)固定資產的使用環節

2006年，學校決定全面推行條形碼管理制度，要求全部固定資產均需要粘貼標簽。這樣有助于加強對國有資產的管理，保持資產的完整性，防止國有資產的流失。若脫落應重新領取標簽并填寫粘貼，以便固定資產的日常管理和清查盤點。

關于固定資產的賬簿，學校有以下規定：計劃財經處管理總賬；各歸口管理部門管理分類明細賬；各使用部門管理使用明細賬，明確固定資產使用人。

(二)固定資產的維修保養

保修期內的固定資產，需要聯系供應商保修。對于非正常的損失應當填寫相關申請單并報學校的設備維修中心。有關部門在清查損壞原因后盡快安排維修。申請單位對維修后的資產進行驗收并簽字，計劃財經處根據維修中心出具的結算票據在審核批準后進行內部轉賬。

關于房屋建筑物的修繕工作，NE大學也有具體的規定。對于2000以下的零星修繕項目和2000元至5萬元的小型修繕項目，由使用單位自行組織實施；對于5萬元以上的修繕項目需要委托后勤部門以及房地產管理處組織實施。后勤和房地產管理處根據各部門的修繕報告進行方案的擬定、費用概算及匯總，學校審批后方可實施。項目竣工后，組織相關人員進行驗收。關于修繕費用，學校每年在審批后放入維修經費專項，維修費用由計劃財經處統一立賬、管理。

(三)固定資產的清查環節

NE大學資產管理中心和歸口管理部門每月對固定資產的情況進行了清查。學校建立了固定資產清查的制度，并據此進行了全面和局部的清查，確保了賬、卡、物的一致。但是清查期間發現資產出現盤盈或盤虧的情況，學校沒有及時查明原因、落實責任人并做出處理。

譚蘊如(1993-)，女，漢族，江西人，學生，碩士，華東交通大學，cpa研究方向。

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