關(guān)于職業(yè)學(xué)校檔案管理員的現(xiàn)狀分析及對(duì)策

談東晶

一、引言

學(xué)校檔案管理工作是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，是提高學(xué)校工作效率和質(zhì)量的必要條件。它在學(xué)校建設(shè)和發(fā)展中起到積極的作用，是學(xué)校的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作、常規(guī)工作，是學(xué)校工作的重要組成部分。它既是起到維護(hù)學(xué)校歷史真實(shí)面貌的重要作用，又是學(xué)校做出決策的重要依據(jù)之一。

檔案管理員是學(xué)校檔案管理的中心力量，對(duì)學(xué)校檔案工作起著決定性作用，加強(qiáng)專、兼職檔案員的自身建設(shè)也是由檔案管理工作的性質(zhì)決定的。而要提高檔案管理員能力和促進(jìn)有效管理，必須找到檔案管理員工作當(dāng)中的問題，并針對(duì)相關(guān)的問題探討相應(yīng)的對(duì)策，以此來提高職業(yè)學(xué)校檔案管理員的素質(zhì)，提升學(xué)校檔案工作。

二、分析職業(yè)學(xué)校檔案管理員隊(duì)伍現(xiàn)狀

1.重視程度不夠，檔案員人才觀念淡薄

職業(yè)學(xué)校的檔案管理一般由專職檔案員和兼職檔案員構(gòu)成。職業(yè)學(xué)校因?yàn)樾姓⒔虒W(xué)教育管理等繁重事務(wù)的影響，經(jīng)常會(huì)忽視了檔案管理員的工作，主要表現(xiàn)為對(duì)于檔案管理工作沒有給予足夠的重視，對(duì)加強(qiáng)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，從而使檔案員對(duì)檔案工作缺乏積極性，直接影響了學(xué)校檔案工作的開展。目前職業(yè)學(xué)校檔案管理人員這支隊(duì)伍在數(shù)量上雖較龐大，但質(zhì)量上還遠(yuǎn)不能適應(yīng)當(dāng)今檔案管理工作的需要，并且較優(yōu)質(zhì)的專業(yè)人才還在不斷地流失。

2.檔案管理員業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)

檔案管理員特別是兼職檔案員缺乏對(duì)檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)，收集檔案、整理檔案沒有按要求進(jìn)行，在檔案管理中缺乏鉆研、解決實(shí)際問題的能力，碰到困難經(jīng)常是放在一邊，不及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，業(yè)務(wù)知識(shí)更新不主動(dòng)，適應(yīng)不了檔案工作更新和變革。

3.檔案管理員角色認(rèn)同感不足

無論是外界還是檔案員本身，對(duì)檔案員這一崗位角色認(rèn)知存在偏差，檔案員所做的大量工作也難以真正得到認(rèn)可。檔案員開展工作的積極性不高，出現(xiàn)惰性甚至厭惡的現(xiàn)象。特別是兼職檔案員，平時(shí)對(duì)所兼職的檔案工作不夠重視，服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，缺乏主動(dòng)與部門領(lǐng)導(dǎo)、同事之間溝通的意識(shí)，影響檔案工作收集、整理的數(shù)量和質(zhì)量，經(jīng)常出現(xiàn)收集檔案時(shí)搞“突擊”的現(xiàn)象。

4.兼職檔案員隊(duì)伍不穩(wěn)定

由于部門人員變動(dòng)較快等客觀因素的影響，兼職檔案員不是頻繁調(diào)動(dòng)就是身兼數(shù)職，他們沒法全身心投入到檔案工作中去，有時(shí)對(duì)檔案工作只能是敷衍了事。兼職檔案員隊(duì)伍的不穩(wěn)定還直接影響到檔案工作的質(zhì)量，經(jīng)常出現(xiàn)檔案工作沒交接或交接不清楚，新的兼職檔案員沒法延續(xù)之前的檔案管理工作。

三、職業(yè)學(xué)校檔案管理員工作的改進(jìn)措施

1.提高素質(zhì)、打造優(yōu)良的專、兼職檔案員隊(duì)伍

加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、健全考核機(jī)制。校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和部門領(lǐng)導(dǎo)要支持、關(guān)心檔案工作，相對(duì)保證檔案隊(duì)伍的穩(wěn)定性，對(duì)檔案管理員的工作給予鼓勵(lì)和肯定，切實(shí)解決在檔案管理中碰到的困難形成領(lǐng)導(dǎo)分管，專、兼職檔案員齊抓共管的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。

2.建立長(zhǎng)效激勵(lì)機(jī)制

檔案工作要建立約束和激勵(lì)機(jī)制，職業(yè)學(xué)校行政工作、教學(xué)工作繁重，而兼職檔案工作往往不計(jì)入工作量，不與收入掛鉤。為提高檔案管理工作成效，學(xué)校應(yīng)制定相應(yīng)的考核機(jī)制，對(duì)檔案員工作進(jìn)行總結(jié)和客觀評(píng)價(jià)，把優(yōu)秀、良好、合格和不合格作為考核結(jié)果。對(duì)工作突出的兼職檔案員進(jìn)行表彰，樹立榜樣，使兼職檔案員有歸屬感，有認(rèn)同感，激發(fā)其工作的積極性和主動(dòng)性，促使他有目標(biāo)、有方向更好地開展檔案工作。對(duì)不合格部門科室要追究個(gè)人責(zé)任和領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，對(duì)嚴(yán)重違紀(jì)違法者給予嚴(yán)厲處罰。使檔案管理員清楚地認(rèn)識(shí)到自己的工作成績(jī)與其生存和發(fā)展息息相關(guān)。

3.加強(qiáng)學(xué)習(xí)、提高檔案隊(duì)伍素質(zhì)

檔案隊(duì)伍自身素質(zhì)的高低直接影響著檔案事業(yè)的興衰。檔案管理隊(duì)伍中特別是兼職檔案員兼職檔案員應(yīng)具備一定的理論水平和政治素養(yǎng)，懂得黨和國(guó)家關(guān)于檔案管理方面的政策，懂得檔案工作的基本理論原則和方法。自覺學(xué)習(xí)現(xiàn)代化信息管理的技術(shù)，適應(yīng)檔案工作的信息化建設(shè)的要，能熟練運(yùn)用信息化手段來開展檔案工作。

4.開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高兼職檔案員的業(yè)務(wù)水平

職業(yè)學(xué)校兼職檔案管理員，每個(gè)工作人員承擔(dān)的工作任務(wù)越來越多，身兼數(shù)職，可以說檔案工作僅是其工作職責(zé)的一部分，如果不對(duì)其加強(qiáng)培訓(xùn)，必然影響到檔案收集、整理的質(zhì)量，因此兼職檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)亟待提高。學(xué)校應(yīng)組織對(duì)兼職的檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，可以聘請(qǐng)校內(nèi)外專家講解有關(guān)檔案的業(yè)務(wù)知識(shí)、技巧方法，結(jié)合實(shí)際可開展一般理論知識(shí)培訓(xùn)和具體操作方面的培訓(xùn)。對(duì)兼職檔案員進(jìn)行專門的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)等方面的培訓(xùn)，以適應(yīng)電子信息技術(shù)給檔案工作帶來的影響和變革。通過各種形式的培訓(xùn)和交流學(xué)習(xí)，提高兼職檔案員的業(yè)務(wù)綜合能力，使檔案工作既要保證數(shù)量又要保證質(zhì)量。

5.變思想觀念，從被動(dòng)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)

職業(yè)學(xué)校檔案員要轉(zhuǎn)變思想觀念，從被動(dòng)收集轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)收集，從機(jī)械性收集轉(zhuǎn)變?yōu)閯?chuàng)造性收集，增強(qiáng)學(xué)校發(fā)展的責(zé)任感、緊迫感，積極營(yíng)造積極開展檔案工作的氛圍。兼職檔案員要多渠道、全方位地收集，整理檔案，努力尋求檔案工作的突破點(diǎn)和創(chuàng)新處。相互協(xié)調(diào)，資源共享。收集檔案有時(shí)會(huì)涉及到跨部門的情況，所以部門與部門之間要加強(qiáng)協(xié)調(diào)，各部門是相互依存、相互制約的關(guān)系，部門之間的資源要共享，要有合作與服務(wù)的精神，共同挖掘檔案資源，提高工作效率，更加體現(xiàn)檔案的價(jià)值。

6.加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督

學(xué)校要對(duì)檔案工作進(jìn)行檢查，對(duì)學(xué)校檔案工作給予評(píng)價(jià)。專職檔案員需經(jīng)常性地對(duì)兼職檔案員進(jìn)行工作指導(dǎo)，及時(shí)糾正兼職檔案員的工作失誤。對(duì)新接手的兼職檔案員要給予具體的指導(dǎo)，讓他們盡快熟悉和掌握檔案管理工作的要求和技巧。加強(qiáng)兼職檔案員的監(jiān)督，可以用抽查的方式來檢查兼職檔案員開展的工作情況，以確保兼職檔案員能按時(shí)、按質(zhì)、按量完成檔案工作。

四、結(jié)語

檔案管理工作在學(xué)校管理工作中有著舉足輕重的作用，在引進(jìn)和打造優(yōu)秀的檔案管理人才的同時(shí)，要提升檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提升學(xué)校的檔案工作。

責(zé)任編輯何麗華endprint