淺析當前企業檔案管理的創新

吳莉娜

【摘要】近年來隨著經濟體制改革的不斷深入，我國企業取得了較快的發展。企業檔案管理工作作為企業管理的重要組成部分，但由于一直以來企業檔案管理方式較為落后，這對檔案管理水平的提升帶來了較大的影響。因此需要進一步實現企業檔案管理的創新，完善企業檔案服務模式，實現企業檔案資源的有效開發利用，更好的促進企業的健康、穩定發展。

【關鍵詞】企業檔案 檔案管理 創新 服務模式

1檔案管理的重要性

檔案作為一種信息資源，對于企業管理而言，在每一方面都極為重要。檔案管理的主要工作就是對公司生產過程中出現的文件實施甄別、分類、按邏輯整理、立卷，方便企業的檢查、運用。有兩點重要性：第一點，具有歷史查考、法律憑證作用。這是檔案自身的特點，也是它自然形成的，不是被賦予的，這樣，檔案的記錄就非常有客觀性，就更加讓人相信，不會懷疑，所以，檔案是一個真實的憑證，是讓人相信的證據，是歷史的鑒證，還有著威嚴的法律效應。第二點，精準表明了企業的成長經歷，制定方案、做重要決策的時候能作參考。檔案是沒有被篡改過的，會涉及到許多物證，例如照片、手稿、錄音帶等，是最客觀、最真實、最可靠的參考材料，是最有利的實事憑據。大事記、組織沿革等都屬于檔案的編研工作，可以將企業的歷史完整地記錄并反映出來，因此，可以在企業的關鍵時刻提供有效、可靠的依據。

2注重企業檔案管理模式與創新思維的結合

在當前企業檔案管理工作中，為了加快創新企業檔案管理模式，需要將檔案管理與創新思維進行有效結合，即在實際工作中加強對企業檔案的分類管理，針對當前企業檔案分散于各部門管理的特點，強化各部門檔案管理職責，提高部門檔案的管理水平。并在企業檔案管理工作中要充分的運用先進的技術手段，實現對企業檔案信息的有效保存，即將企業檔案信息由企業進行總體保存一份，同時企業各個部門也要對手中的檔案進行保存，實現檔案信息的雙重保險，有效的保證檔案信息的安全。

3提供全方位的檔案服務

針對于傳統檔案的實體保管方式，為了能夠更好的挖掘檔案信息的價值，則需要對檔案服務模式進行創新，即充分的利用先進技術及新型的載體來加強對檔案的管理，將針對當前企業檔案管理工作中存在的一些新問題采取有效的途徑加以解決，從而實現企業檔案信息的開發利用。當前為了能夠實現對企業檔案的全方位管理，需要具有充足的物質和技術保障。利用互聯網來搭建企業檔案信息平臺，加快推動企業檔案的開發程度。針對當前企業紙質檔案和電子檔案并存的情況，構建完善的檔案管理制度，確保實現企業檔案信息的規范化管理。同時不斷進一步挖掘檔案信息的價值，從眾多的檔案信息中提取出對企業發展有價值的資源。因此需要加快檔案資源的電子化，推進企業檔案的信息貨柜建設進程，充分的發揮電子檔案的優勢，實現檔案信息的快速檢索及科學編目，為檔案全方位服務的實現奠定良好的基礎。

4構建企業檔案信息開放中心

在當前知識經濟時代，知識和信息作為社會發展的兩大重要要素。當前網絡信息資源十分豐富，因此在企業檔案管理工作中，需要加快構建企業檔案信息開放中心，提供企業檔案的全方位利用，有效的提高企業檔案資源的利用效率，更好的企業的健康發展。因此在實際工作中需要進一步對檔案服務方式進行優化，充分的利用信息化技術手段來加快實現企業檔案信息資源的共享。

5啟動企業檔案管理系統

隨著企業的不斷發展，企業在日常生產經營管理工作中會形成大量的檔案資料，隨著檔案數量的日益增加，傳統的檔案管理模式越來越無法滿足當前檔案的發展需求，因此需要構建企業檔案管理系統，這就需要企業檔案管理部門要加快轉變工作理念，依托于現代化信息技術來啟動企業檔案管理系統，實現檔案管理的電子化操作，提高檔案管理的高效性和便捷性，為檔案管理水平和利用效率的提升奠定良好的基礎。

6進行深化層次編研

企業倘若要想改善其檔案信息資料管理必須要注意以下事項：第一，針對檔案數量繁多，種類多樣的信息的實際需求情況，檔案資料的處理要以優先級的方式有序進行。第二，因為企業檔案資料對于企業自身利益密切相關，在其編研的工程中，我們必須請要具備豐富經驗的檔案專家來進行，以保證其檔案資料處理的合理性與科學性。第三，在檔案資料內容處理上，對于來自企業管理部門或者國家行業協會的指導性文件檔案，應定期編研匯總。第四，檔案資料處理的過程中，充分發揮檔案資料的價值，必須保障編研資料能夠及時提交，檔案資料也必須按照周密的時間流程來進行，保證編研資料的全面性和概括性，而對于涉及企業生產具體細節的資料，則編研時更應注重其細致性和完整性。

7完善企業檔案利用與服務模式

檔案利用與服務是企業檔案工作重要而關鍵的環節，做好檔案利用與服務工作，是企業檔案管理部門和檔案工作者的重要職責。檔案利用是利用者以查閱、借閱、復制等方式使用檔案的活動。在建立企業檔案利用制度時，是需要根據上文所提到的文件密級來確定檔案審批的流程。檔案服務則主要指企業檔案管理部門以室藏檔案信息資源為基礎，以滿足利用者某方面需求為目的，通過一定的方式和途徑主動為利用者提供服務的工作。在檔案的服務中，檔案管理部門是主體因素。檔案服務是由檔案管理部門提出的一種與傳統檔案利用工作不同的新理念，需主動開展各種檔案服務，從而提高企業文化水平和知名度，強化員工對企業的向心力

8結束語

在當前企業檔案管理工作中，需要針對企業的實際情況，深入發掘企業檔案資源的重要價值，并積極探索企業檔案管理的創新方法和服務模式，以此來提高企業檔案的實用性，使企業檔案能夠真正成為企業持續發展的動力。因此在實地工作中，需要充分的運用現代化先進技術來努力提高檔案管理水平和服務質量，為企業管理者提供重要的信息支持，使企業檔案能夠更好的服務于企業的發展和建設。endprint