新形勢下事業(yè)單位檔案管理的幾點思考

熱依拉木?吾拉依木

摘 要：新形勢下檔案管理人員應該積極的對相關(guān)工作進行改革，使其更加的規(guī)范化、科學化，與現(xiàn)代信息社會的發(fā)展要求相符合，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的不斷完善，更好地為事業(yè)單位提供服務(wù)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新

只有檔案管理制度規(guī)范合理，管理層在制定各項方案時才能有參考的標準。事業(yè)單位的檔案管理工作對事業(yè)單位的發(fā)展也有重要的影響，但就目前情況來看，創(chuàng)新檔案管理顯得尤為重要。

1 事業(yè)單位檔案管理的改革必要性

數(shù)字化信息技術(shù)社會進程加深，單位數(shù)字化檔案管理水平也有所提升，有效地提高了事業(yè)單位的工作質(zhì)量和效率。在信息技術(shù)的前提下，事業(yè)單位通過對檔案的數(shù)字化、信息化處理，促進了檔案管理職能的充分發(fā)揮。事業(yè)單位檔案管理信息化建立與發(fā)展具有一定的必要性。首先，互聯(lián)網(wǎng)和云計算等現(xiàn)代數(shù)字化信息技術(shù)不斷完善，高效的信息處理技術(shù)也在各個行業(yè)中應用，檔案管理是對事業(yè)單位的“信息”進行管理。因而，檔案管理信息化是時代發(fā)展的必然要求。其次，目前事業(yè)單位體制正處于關(guān)鍵的改革時期，改革就離不開信息化技術(shù)、平臺使用，因此，事業(yè)單位檔案管理信息化是必然趨勢。其次是傳統(tǒng)檔案管理保存方式遠不及信息化檔案的快捷、便易以及安全，因此，事業(yè)單位管理信息化是檔案管理職能發(fā)展的必然趨勢。

2 事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

1、對檔案管理工作的重要性認識不足

檔案管理工作對許多事業(yè)單位來說無非是枯燥的保管與記錄工作。所以，很多事業(yè)單位對此不是很重視，馬馬虎虎了事，這種工作的態(tài)度使得事業(yè)單位檔案管理工作受到影響。盡管檔案管理工作不能為事業(yè)單位帶來直接的利潤，但對于事業(yè)單位的影響很大，直接影響事業(yè)單位的社會服務(wù)評價水平，對事業(yè)單位的健康發(fā)展產(chǎn)生重大影響。因此需要加強對檔案管理工作的重視。

2、檔案管理程序不完善

由于對檔案管理工作的不重視，導致許多事業(yè)單位的檔案管理程序很不完善，甚至有些事業(yè)單位的檔案管理工作顯得很是混亂，這就直接導致了其檔案管理工作滯后，檔案更新緩慢，管理層不能有效地利用檔案信息，阻礙了事業(yè)單位的發(fā)展。

3、檔案管理的工作人員的工作態(tài)度不端正

事業(yè)單位對檔案管理工作的重視程度不夠，導致了檔案管理工作人員的工作態(tài)度不端正。正是檔案管理工作人員這種不端正甚至是應付差事的工作態(tài)度影響了工作的質(zhì)量，使得工作過程中常常出現(xiàn)工作不認真，效率低下的工作現(xiàn)象，從而使得事業(yè)的發(fā)展緩慢，甚至嚴重阻礙了事業(yè)單位的發(fā)展。

3 新形勢下事業(yè)單位檔案管理的新原則

1、規(guī)范性原則

面對紛繁復雜的新形勢，事業(yè)單位檔案管理要堅持規(guī)范性原則，確保檔案收集過程中的正確性、管理過程中的正確性、使用過程中的原則性與操作流程中的規(guī)范性。

2、靈活性原則

在堅持規(guī)范性原則的基礎(chǔ)上，針對一些新情況和新問題，應該本著“具體問題具體分析”的原則，提高工作的靈活性，使事業(yè)單位檔案管理能夠適應新的社會形勢、滿足新的社會需求。

3、服務(wù)性原則

事業(yè)單位檔案管理部門要提高服務(wù)意識，秉承“主動熱情、積極創(chuàng)新”的工作理念，盡量滿足單位員工、社會企業(yè)、兄弟機構(gòu)、社會個人等各方各面的需求，提高服務(wù)質(zhì)量和工作效率。

4、科技性原則

要滿足信息社會對于檔案管理工作的需求，檔案管理部門要秉承科技性原則，充分發(fā)揮現(xiàn)代科技的優(yōu)勢，加強事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)與科技化建設(shè)。

4 創(chuàng)新事業(yè)單位的檔案管理工作

1、完善檔案管理制度

任何工作的開展都需要先有制度來作為依據(jù)與保障，檔案管理制度的建立需要按照國家、省及行業(yè)中的有關(guān)規(guī)定，體現(xiàn)制度的合法性及合理性。建立的管理規(guī)章制度需要與事業(yè)單位的檔案管理工作實際相符合，使得制度具備指導及規(guī)范作用得到充分的發(fā)揮，突出制度的科學性特點。制度對單位領(lǐng)導及普通職工都具有約束作用，真正地實現(xiàn)制度執(zhí)行的嚴肅性、權(quán)威性。事業(yè)單位領(lǐng)導對檔案管理的重視程度與檔案管理制度是否能順利的執(zhí)行有直接關(guān)系，領(lǐng)導應該對檔案管理工作加強重視，建立檔案管理領(lǐng)導小組，定期對相關(guān)工作進行檢査、督促。一旦發(fā)現(xiàn)問題就需要及時地提出解決策略，實現(xiàn)檔案管理體系的不斷完善。在事業(yè)單位中，對檔案管理的宣傳工作做得不到位，缺乏足夠的重視，預期的管理效果很難實現(xiàn)。檔案管理的宣傳工作與事業(yè)單位工作人員的參與的積極性及重視程度有著直接的聯(lián)系，其效果對檔案管理工作順利達到預期效果能夠產(chǎn)生重大影響。

2、完善檔案管理程序

如何提高事業(yè)單位檔案管理水平，首先需要檔案管理人員重視本職工作，同時還要完善現(xiàn)有的檔案管理程序。現(xiàn)階段，很多事業(yè)單位的檔案管理工作都比較落后，很大程度上也是因為事業(yè)單位檔案管理工作程序不完善，甚至存在著很大的不足。要想適應時代的發(fā)展要求，創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理機制，首先必須要完善事業(yè)單位的檔案管理程序。只有使事業(yè)單位檔案管理程序變得規(guī)范化，才能充分發(fā)揮檔案管理的作用，進而促進事業(yè)單位的發(fā)展。

3、加強檔案管理現(xiàn)代化及信息化建設(shè)

檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展是事業(yè)單位制度改革的內(nèi)在需求，也是社會對檔案信息需求不斷增強的客觀需要，檔案管理應該積極引進先進的設(shè)備及技術(shù)手段，實現(xiàn)工作效率的提升，延長檔案使用壽命。事業(yè)單位需要針對本單位現(xiàn)有的文獻、資料、科研成果等信息展開系統(tǒng)、科學的整理，對檔案進行合理補充與調(diào)整，使得檔案材料能夠做到有序存放，分清主次輕重。檔案管理工作需要積極的朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，實現(xiàn)對檔案資源的充分開發(fā)與利用。計算機技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在現(xiàn)階段的事業(yè)單位檔案管理中已經(jīng)得到了比較廣泛的應用，那些傳統(tǒng)式的檔案管理模式已經(jīng)逐漸的不適應新形勢的發(fā)展需求。信息時代下，能夠通過計算機、掃描儀等數(shù)字設(shè)備把檔案中的信息進行整理，然后輸入到計算機之中，文字、圖片、聲像等形式的檔案也都可以轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)資料進行存儲，檔案紙質(zhì)和數(shù)據(jù)格式管理并存。在實際的工作中需要重視對檔案管理技術(shù)設(shè)備的更新，實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的快速發(fā)展，為檔案管理的智能化及信息化的實現(xiàn)提供條件。

4、加強對檔案管理的人才培養(yǎng)教育

檔案管理工作人員是檔案管理改革與創(chuàng)新的主體。因此，事業(yè)單位應該從以下幾個方面努力，提高檔案管理人員的素質(zhì)：一是重視人才引進，針對有學歷、有經(jīng)驗、有能力的優(yōu)秀檔案管理人才，事業(yè)單位應該積極引進、委以重任，從而優(yōu)化檔案管理隊伍結(jié)構(gòu)、提高檔案管理工作效率；二是重視人才培養(yǎng)，針對現(xiàn)有檔案管理人員，應該積極展開在崗培訓，用先進的理念、知識和技術(shù)武裝檔案管理人員的頭腦，促進檔案管理工作的改革與創(chuàng)新；三是重視經(jīng)驗交流，應該與兄弟機構(gòu)、社會企業(yè)等加強交流與溝通，實現(xiàn)經(jīng)驗共享與資源共享。

5、加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

為了滿足新形勢對于檔案管理工作的新需求，事業(yè)單位需要從以下兩個方面努力，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)：一是加強場地建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理工作中辦公室、檔案室和接待室的“三室分離”制度，從而提高檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量；二是加強設(shè)備建設(shè)，調(diào)撥足夠的資金用于購置電腦、職能電動檔案密集架、干燥箱等檔案管理設(shè)備，從而提高檔案管理效率。

5 結(jié)語

隨著時代的發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理工作也應該適時地實現(xiàn)創(chuàng)新。首先，應該從思想上改變，事業(yè)單位檔案管理工作人員要認真對待自己的工作，重視工作。其次，要不斷提高自我專業(yè)水平，使事業(yè)單位的檔案管理工作人員能夠切實做好自己的本職工作。最后就是要建立完善新型的檔案管理程序以及信息化的檔案管理機制。

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