論企業檔案管理工作的系統性

張兆庭

摘 要 檔案管理是個系統性的工作，首先要做好制度建設，完善管理架構，明確檔案管理部門的責任和職責。管理的流程要清晰明了，明確資料歸檔的范圍，對歸檔時間、程序、銷毀的監督和管理都是檔案管理重要的節點和關鍵。良好的檔案管理系統能更好地服務于企業的發展。

關鍵詞 檔案歸集 銷毀 系統性

企業檔案管理是很重要的一項工作，系統性很強，企業檔案包括很多種類型，有公文類檔案、技術類檔案、財務類檔案等。檔案類的法規及財經類法規都對檔案管理有相應的規定。首先，要規劃好檔案管理的架構，其中制度排在第一位置，要根據國家的檔案管理制度，制定本單位的檔案管理制度。其次，要有管理的流程，流程很重要。再者，要有過程的監控和執行檢查等等。本文從以下幾個方面來論述檔案管理工作的系統性問題。

一、健全檔案管理的制度和組織架構

系統建立在制度的基礎上，檔案管理有很強的制度要求。2011年，人大修訂的《檔案法》對檔案管理有明確的要求。財務檔案管理是比較特殊的一種，《會計法》規定：“各單位對會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料應當建立檔案，妥善保管。”財政部的檔案局也制定了會計檔案管理辦法，對各類財務憑證保管期限都有具體的相關規定。因此，企業制定檔案管理制度至少要明確部門職責、流程、保管期限、銷毀、監控、懲罰等內容。

檔案管理組織架構是系統管理的重要內容。一般來講，具體單位都設有檔案管理機構，有的單位綜合辦公室是檔案管理的職能部門，但也有企業技術部門是檔案管理的職能部門，主要是技術部門的檔案文件較多。檔案管理綜合部門的職責主要有負責安排和協調檔案部門工作，配備與任務相適應的專職檔案人員。同時，有檔案儲存的各有關部門及企業分廠設相應的兼職檔案員，業務受檔案部門指導，按時完成檔案部門所交辦的有關檔案工作。

二、完善檔案管理部門的工作內容和責任

做好檔案管理的系統性工作，要明確相關部門的工作內容和責任。企業檔案工作堅持實行集中統一管理的原則。承擔負責檔案管理的職能部門要負責本單位及所屬各單位文件材料歸檔工作的指導、監督和檢查。企業要設置檔案室，檔案室的專職檔案人員負責企業檔案材料的收集、整理、歸檔、立卷工作。財務會計類檔案的管理有其獨特的地方，會計類檔案按會計檔案的歸檔范圍進行歸檔，財務部門負責整理，立卷裝訂成冊，在年度終了后，一般由財務部保管一年后，再編造清冊，歸集到專門的檔案室。財務檔案、資料的貯存基地和利用必須嚴格執行國家有關檔案工作的法規、法令和政策，維護檔案的完整與安全。

對于檔案管理人員來講，職責和責任很重要，檔案工作是企業管理基礎工作的重要組成部分，是維護企業經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項重要工作。搞好檔案工作是檔案人員的首要任務，應列入檔案工作的職責范圍，并有相應的經濟責任制作保證。同時要不斷提高檔案人員的素質，積極開展業務培訓。

三、完善檔案歸集的流程

檔案管理的流程非常重要，首先要確定哪些是檔案歸集的范圍，就是說什么樣的文件材料才可以作為檔案歸集。一般說來有本企業財務憑證、報表、其他財務相關資料；本企業內部形成的文件材料有利用或保存價值的；本企業引進項目、外購設備等帶來的文件材料；本企業參與的合作項目，合作單位按要求應向本企業提交的文件材料并有保存和使用價值的；本企業執行、辦理的外來文件材料并有保存和使用價值的等。檔案歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。分類是可以設置二級分類科目，二級科目可以按時間進行分類。

對于檔案歸檔時間，不同企業有不同的要求，主要根據檔案的時效性來確定歸檔時間，比如科研技改和課題類的資料可以完成1～2月后歸集；文書類、管理性的文件可以在第二年進行歸檔；財務類的檔案一般在下一年再進行歸檔；有些工藝變更、新品鑒定等時間性很強的資料可以隨時歸檔；基建項目文件材料一般在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。檔案歸檔手續一般要簡潔并且完備，一般來講，歸檔資料的收集工作由單位內部各部門的兼職檔案員負責。凡屬應歸檔的各類文件材料，材料必須完整、正確、統一。

財務類的資料比較特殊，做好財務檔案管理工作必須對財務檔案做合理的分類，從財務角度來講，可以分為會計憑證、賬簿、報表報告、其他資料等。檔案部門接收保管的會計類檔案，原則上應保持原卷冊的封裝，如果發現需要重新裝訂時，一般應當會同財務部和經辦人共同拆封整理，以分清責任。

四、細化檔案的使用、復制及銷毀管理

資料歸集后，調取和使用是經常發生的事情，特別是經常要復制一些圖紙和復制財務數據和資料，這種情況下，應由申請部門填寫申請單，經有關部門負責人審核后方能復制，需出檔案庫房復制的文件應由責任檔案管理員負責監督復制。

檔案保管期限的確定和銷毀環節也很重要。原則上講，對企業有長遠利用價值的檔案應永久保存，對企業在一定時期內有利用價值的檔案，分別為長期或短期保存。一般管理類、科技類、人事類、特殊載體類檔案保管期限定為永久、定期兩種，定期實行標時制，可分3年、5年、10年、20年等期限。各種會計檔案的保存期限，分為永久和定期保管，按國家規定定期保管可分為3年、5年、10年、15年、25年五種，各種會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

檔案的銷毀要有專門的流程，必要時要成立鑒定小組，對保管期限已滿，并確定無保存價值的檔案，經過鑒定小組鑒定寫出鑒定報告，由公司負責人批準后，即可銷毀。

確定銷毀的檔案，要編制銷毀清單，在檔案目錄上注明注銷并報送檔案部門備案。銷毀工作由檔案管理人員執行，銷毀時應指定專人（一般兩人以上）銷毀和監督，以防發生意外。會計檔案的銷毀按會計檔案管理制度執行。

其他方面，企業要對檔案要經常檢查、清理，并做好統計工作，確保檔案完整、齊全。檔案保管房間要保持整潔、通風，積極做好“八防”工作：防火、防盜、防塵、防光、防高溫、防潮、防有害生物和防污染等。下班前要切斷電源，關好門窗，確保檔案管理房間的安全。

總之，檔案管理是個系統性的工作，要做好制度建設，完善管理架構，明確檔案管理部門的責任和職責。管理的流程要清晰明了，明確資料歸檔的范圍，對歸檔的時間、程序、銷毀的監督和管理都是檔案管理重要的節點和關鍵。系統化和流程化是企業檔案管理的核心。只有做好這方面的工作，企業的檔案管理才能完善和系統，才能更好地服務于企業的發展。

（作者單位為江蘇師范大學文學院2014級管理系）

參考文獻

[1] 全國人大常委會.中華人民共和國檔案法[S]. 1996.

[2] 財政部，檔案局.會計檔案管理辦法[S]. 2016.endprint