基于電子合同的可信電子文件數據管理平臺

國家電網公司 楊 迪

福建億榕信息技術有限公司 黃敬林 陳風熙

基于電子合同的可信電子文件數據管理平臺

國家電網公司 楊 迪

福建億榕信息技術有限公司 黃敬林 陳風熙

隨著國家的發展,電子合同受到廣泛重視,與傳統的紙張合同相較,具有一定的技術優勢,能夠打破傳統合同模式的局限性,發揮現代化電子技術的積極作用,然而,在電子合同實際使用期間,經常會出現數據管理方面的問題,導致其工作效果降低,甚至會出現數據安全性問題.因此,在使用電子合同的過程中,應當建立可信電子文件數據管理平臺,逐漸提高數據管理工作效果,滿足當前實際發展需求.

電子合同;可信電子文件;數據管理平臺

在使用電子合同的過程中,相關部門應當建立相關數據管理平臺,提高數據安全性與可靠性,建立專門的數據管理體系,發揮現代化信息技術的積極作用,在保證合同合法性與有效性的基礎上,積極應對互聯網電子商務發展問題.

一、電子合同觀念分析

電子合同不僅是簡單的對紙張合同進行電子數據化改革,而是在實際發展的過程中,能夠通過現代化網絡信息技術等,建立先進的合同傳輸機制,利用電脈沖傳輸方式等,為接收方傳輸書面證據,以便于提高電子合同的使用效果.在我國實際發展的過程中,電子合同多用于電子商務交易中,可以將其作為核心內容,在網絡信息平臺中建立專門的電子數據共享機制,產生一定的法律效力,逐漸提高電子合同的管理水平.

對于電子合同而言,是通過電子技術、光學技術、儲存技術與傳遞技術等建立的專門的合同體系,是自然人、法人或是組織之間設立的協議,能夠對各類問題進行解決.而電子合同在一定程度上,具有協議特點,通過協議方式提高合同的應用價值,在民事法律行為的基礎上,形成合法的內容,將法律后果作為目的簽訂各類條款,在保證其公平性與公正性的基礎上,確定合同雙方之間的關系.同時,合同在雙方或者多方實際發展期間,觀點表示一致,成立民事法律關系,因此,要明確雙方具有一定的民事行為能力,并保證數據信息真實性與合理性.同時,合同的簽訂必須保證雙方關系平等,且資源簽訂相關協議,能夠遵循平等與自愿等原則,誠實守信,受到法律的約束.

電子合同主要是在平等主體之間達成協議之后,將數據電文作為載體,設立合同內容,從廣義方面而言,無論雙方是否在線簽訂合同,或是當事人利用電子方式承諾,只利用數據電文簽訂合同,就可以將其作為電子合同.在合同中,多為數據形式的電文,主要為:電子技術、光學技術、儲存技術等結合體,通過手機短信發送、電子傳真發送、電子郵件發送、電子音頻發送等,能夠全面提高電子合同的使用價值,優化各方面發展機制,逐漸增強工作效果.電子合同與商務合同的屬性相同,都是用于變更或是終止民事權利義務關系的協議,但是,二者之間的載體出現了一定的變化,電子合同主要利用的為數據電文傳輸與儲存,導致簽訂方式也出現了一定的變化.

電子合同具有廣義與狹義的分別,從廣義方面而言,就是將數據電文作為主要形式,簽訂相關電子合同.從狹義方面而言,就是在網絡系統中簽訂合同,將交易等作為主要目的,簽訂的電子合同.雖然在研究的過程中,不同研究者的看法不同,但是,電子合同最為本質的特點就是電子數據性,將互聯網與計算機作為工具,對數據信息進行儲存與傳遞,只要屬于網絡用戶,就可以參與電子合同的簽訂活動.因此,可以將網絡用戶作為其中的主體,建立專門的數據交流機制,在虛擬環境中,更好的對數據進行管理.

二、電子合同可信電子文件數據管理平臺建立重要性

電子合同具有一定的特殊性特點,主要因為其是在網絡中對信息數據進行傳輸,需要利用各類技術對其進行處理,才能產生一定的效果.且當事人的身份確認方式存在一定差距,與傳統紙張合同簽訂方式不同,在虛擬環境中,當事人只能利用電子簽名等方式簽訂相關合同,難以明確雙方的實際情況.同時,在簽訂電子合同的過程中,各類實時要素難以判斷,無法對其安全性進行管理,經常會出現法律方面的問題.然而,在建立電子文件數據管理平臺之后,能夠根據數據管理工作要求,對其進行全面的處理,在保證數據安全性與可靠性的基礎上,及時發現其中存在的問題,采取有效措施應對問題,逐漸優化相關發展機制,加大各方面管理力度,創新工作形式,滿足當前實際發展需求[1].

三、基于電子合同的可信電子文件數據管理平臺建設措施

(一)樹立正確觀念

在建立相關數據管理平臺的過程中,應當樹立正確觀念,明確電子合同的實際功能,對文件產生時間與地點等進行記錄,通過現代化網絡信息技術方式等,形成標準化的代碼結構,以便于保存數據與處理數據.同時,還要對其完整性與準確性進行管理,通過元數據信息的管理,建立先進的工作體系.例如:在數據管理平臺中,建立專門的數據字典與儲存系統,逐漸提高數據管理工作可靠性與有效性,增強各方面工作效果[2].

(二)做好數據憑證管理工作

在數據管理平臺中,應當重視電子合同數據憑證的安全性,一方面,要保證信息內容的載體連接情況符合相關規定,明確關鍵信息,利用現代化管理方式對其進行處理.由于在對電子合同進行修改的過程中,不會留下痕跡,導致出現難以解決的問題,因此,要對文件內容的原始性與證據性進行處理,逐漸提高數據管理工作水平.如圖1所示,應當建立先進的電子文件數據管理模型,提高工作效果.

圖1 電子文件數據管理模型

(三)提高數據信息真實性

在對電子合同進行管理期間,應當保證其真實性.首先,在電子文件實際輸入的過程中,要對其儲存空間進行分析,明確工作要求.其次,在實際管理期間,要保證存儲與讀取管理效果,增強工作可靠性.最后,不可以出現電子文件隨機分配的現象,要應用現代化全面管理方式,優化工作機制,逐漸提高管理工作效果[3].

(四)積極借鑒國外先進技術

在對電子合同進行管理期間,應當積極借鑒國外先進技術開展數據管理活動,增強數據管理工作時效,建立先進的工作機制.例如:可以使用美國匹茲堡大學發明的元數據參考模式,首先,要對電子文件進行登記,識別各類數據信息,同時,還要對其條件層進行限制,記錄文件數據信息,不允許對其進行查閱.如果可以查閱,要設定相關授權管理機制,以便于對數據信息進行管理[4].其次,要建立結構層次,在結構層中對數據信息進行管理,提高管理工作水平.對于上下文關系層面而言,應當及時發現其中存在的缺陷問題,采取有效措施解決問題,避免電子合同數據信息管理工作出現嚴重問題.最后,要設計內容層次,將數據信息等融入管理工作,其中包括:文字數據信息、圖片數據信息、聲音數據信息等,以便于提高數據管理工作效果.另外,要建立先進的歷史層管理結構,對電子合同文件數據信息的使用歷史進行記錄,明確數據的使用情況與歸檔情況,及時發現數據篡改現象,采取有效措施解決問題,以便于提高合同內容的合法性與可靠性[5].

(五)加大數據管理工作力度

在對數據進行管理的過程中,要保證電子合同文件具有一定證據性優勢,能夠明確合同內容確立要求與內涵,對各類活動進行控制,在提高數據管理效率與質量的基礎上,滿足當前實際發展需求.首先,要制定先進的數據管理機制,對每個數據邏輯進行管控,保證電子數據信息物理儲存區域的可靠性,建立先進的管理體系,逐漸優化發展機制.同時,要對數據信息發送與儲存情況進行管理,保證數據內容的真實性,建立先進的管理方案,加大管理力度,努力完成當前各項任務,加強安全性與可靠性的管理效果,完成當前電子合同數據管理任務,為人們營造較為良好的網絡信息技術發展空間[6].

四、結語

在電子合同簽訂過程中,相關部門應當建立可信的電子文件數據管理平臺,根據實際發展需求等,明確工作特點,遵循管理原則,逐漸優化發展體系,滿足當前實際管理要求,建立先進的數據安全性管理平臺,達到預期的管控目的.

[1]雷瓊.電子合同簽署中有序多重數字簽名的應用[J].計算機與現代化,2016(2):72-74,81.

[2]李志玉.基于電子簽章的電子合同系統設計與實現[D].湖南師范大學,2016.

[3]謝漢天.工作流Petri網建模在電子合同系統中的應用[J].計算機光盤軟件與應用,2014(10):65-68,72.

[4]魯恩銘.基于PKI技術的電子合同機制在企業級云存儲出錯數據證明中的應用研究[J].網絡安全技術與應用,2016(11):155-156.

[5]劉甜.電子合同訂立的法律問題研究[D].中國海洋大學,2014.

[6]譚文春.基于KMS平臺的電子合同檔案庫管理系統建設[J].企業導報,2015(10):39-40.

楊迪(1982-),男,滿族,遼寧人,碩士研究生,工程師,研究方向:信息系統建設管理,辦公自動化技術,信息安全保密技術.

黃敬林(1979-),男,福建人,大學本科,高級工程師,研究方向:電子文件管理、檔案數字化管理.

陳風熙(1984-),男,福建人,大學本科,工程師,研究方向:電子文件管理、協同辦公管理、辦公信息安全.