科技名人建檔工作的實踐探索

賈文麗+高建廣+曲紹燕+平偉

摘要：本文在分析我國科技名人建檔中存在問題的基礎上，以“老科學家學術成長資料采集工程”為例，對通用性工作規范、技術標準的制定、工作體制機制的建立、采集方案的制訂、采集方法的選擇等內容進行探討。

關鍵詞：科技名人檔案建檔實踐資料采集

科技名人檔案是指在科學技術領域取得突出成就或具有較大影響的人物在科研活動中形成的歷史記錄。[1]其中，蘊含科技名人學術成長軌跡、學界學術傳承脈絡等，對總結我國科技發展規律和人才成長規律，實施科教興國、科技創新戰略以及科技育人等均具有重要意義。[2]然而一直以來，由于我國科技名人檔案工作缺乏相關的制度、統一的規范，使得該項工作長期滯后，極大地影響其作用的有效發揮。

一、科技名人建檔工作中存在的問題

（一）缺乏相關的制度規范，工作難以有效開展

目前，針對科技名人檔案收集的法律法規，主要有《中華人民共和國檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》，這些法律規范只是對檔案的收集、整理進行規定，并沒有針對科技名人檔案工作的具體建設方案。據調研，目前僅有南京大學、北京大學、華中農業大學、武漢大學、山東科技大學等十幾所高校開展這項工作，[3]但這些學校大都處于各自為政的狀態，建檔的規范性、科學性均不高，嚴重影響了該項工作的順利開展。

（二）檔案館單一主體開展工作，采集成果質量不高

全面采集整理科技名人在其科技活動中所形成的各種資料，如文字資料、實物資料、聲像資料、口述資料等，工作涉及檔案、科技史、信息技術等多個學科領域，以及需要檔案館、科技名人所在單位、信息中心等多單位的相互配合。然而目前科技名人建檔工作這項龐大的系統工程主要由各單位檔案館負責，時間緊、任務重，導致采集成果的質量并不高。

（三）采集意識欠缺，影響工作成效

科技名人建檔工作目前仍以被動收集為主，即下發通知，由建檔對象自行收集整理相關資料移交檔案館，檔案人員主動參與的意識薄弱，因而對采集對象了解不深，對其形成資料的內容、結構、來源掌握不清，更談不上對科技名人的研究和資料的深入挖掘。可以說，這種粗放的采集方法，使收集的資料價值較低，導致工作成效大打折扣。

二、科技名人建檔工作的實踐探索

2009年，由國務院批準、11個部委共同參與、中國科協負責落實的“老科學家學術成長資料采集工程”（以下簡稱采集工程）正式啟動，旨在通過實物采集、口述訪談、錄音錄像等方式，搶救性收集整理80歲以上、學術成長經歷豐富的兩院院士，或者雖不是兩院院士，但在我國科技事業發展中做出突出貢獻的老科技工作者[4]的學術成長資料。該工程無論是工作內容還是工作形式，其本質就是一項國家層面上的科技名人專項建檔工程。[5]經過八年的運行，目前該工程取得了良好的成效，為我國科技名人建檔工作提供了較為充實的理論依據和實踐范例。2014年7月，筆者所在單位的宋振騏院士被中國科協納入采集工程計劃，2016年11月，采集項目順利通過結題驗收，專家組一致認為，采集的實物資料原件數量大、史料價值與展示價值高，訪談深入、系統、完整，資料整理規范，符合技術標準，建議作為樣本供有關項目建設單位參觀學習。

（一）制定通用性的工作規范、技術標準

在中國科協調宣部的統籌指導下，中國科技史學會、北京理工大學圖書館等單位聯合研究制定了《老科學家學術成長資料實施方案》《采集工作標準》《采集工作流程》《采集工作規范》《資料數字化方案》《館藏基地資料移交驗收標準》等8個基礎性文件和9個技術性文件，從制度上保證采集工作流程、工作內容、技術標準的規范和統一。如，工作流程嚴格以時間段進行工作任務的分解和定期匯報檢查；采集內容以老科學家學術成長經歷為主線，采集實物、口述、音視頻等三個大類15個小類資料，其中實物資料包括傳記、證書、信件、手稿、著作、新聞事跡、檔案、其他等類別。口述資料包括直接口述和間接口述。這些文件還就分類主題、整理原則、資料編目等做出明確規定，發布文字資料、實物資料、音像資料的技術標準，為采集工作的有序開展和采集成果的科學規范提供建設指南。

（二）建立科學高效的工作體制機制

資料采集涉及多個學科、多個單位（部門），這就需要有組織領導、部門內外協調、掌握進度、把握質量的統籌調度，以及需要檔案館、院士所在院（所）、新聞宣傳等相關單位（部門）及人員的通力合作。為此，筆者單位建立了以學校辦公室主任為項目組負責人，抽調檔案館、新聞宣傳部、信息技術中心、校史辦的精干人員，與宋院士的博士生、親屬共10人組成了采集小組，按照采集內容分工合作，優勢互補，形成合力。

（三）全面調研，統籌規劃，制定切實可行的采集方案

1.全面調研，掌握采集工作的特點。查閱宋院士的人事檔案，了解其家庭背景、求學歷程、師承關系、工作經歷、國內外學術交往中的關鍵人物、重大事件和重要節點等，摸清擬采集資料的大體分布情況；利用圖書館、網絡等，查找宋院士的傳記、研究成果等，了解相關工作的開展情況；與宋院士交流，掌握其手中實物資料的豐富程度，及其本人性格特點、身體狀況等。通過上述工作，筆者單位認為本次資料采集工作：一是實地采集區域跨度大，橫跨5個省、9個地市。二是系統成熟的研究成果少且單一，僅有十多篇報道性文章，需要通過口述訪談進一步挖掘、提煉的工作量大。三是實物資料豐富多樣，宋院士保存有1980年代研發的測量礦壓的儀器儀表實物、八十余份煤礦開采支護裝置圖紙原件，以及處理國內外煤礦安全事故完整的手稿記錄，極具代表性成為采集成果的重要組成部分。四是宋院士本人身體健康，便于開展口述資料的采集工作。如在一次訪談結束后，宋院士演唱了當年在懷仁堂，向周總理等國家領導人匯報演出時的快板劇《不做啃書匠》，并提及由他在學校成立煤炭部第一個礦壓研究所前后的一些重要細節性信息，對上述信息我們都進行了及時采集。endprint

2.統籌規劃，設計切實可行的采集方案。擬定受訪者有17位，包括宋院士的家人、老師、領導、同事、同行、學生等，重點調研單位8個。鑒于所涉人員多、范圍廣，按照一次出行多方收獲的原則，統籌安排采集計劃和技術路線。如去中國礦業大學（北京）采集資料的行程中，一并安排其他調研單位和受訪者，以實現采集成果的最大化。首先，到中國礦業大學（北京）資源與安全工程學院，對宋院士早期有代表性的老師、同行、同學、學生進行口述訪談，結束后，逐一向他們收集（征集）有關的手稿、照片、音視頻、推薦信、Email、與宋院士往來的書信等材料。其次，到學校檔案館掃描復制館藏檔案中有關宋院士的學籍材料、參加學校協會、文體活動的文字、聲像及有關的獎勵材料等。然后，到北京煤炭科學研究總院（北京）對與宋院士關系較為密切的同行進行口述訪談，及照片、音視頻、聘書、往來書信、Email等材料的收集（征集）；到中國煤炭工業協會檔案館復制和摘錄1991年評選院士的整套材料；到中國國家圖書館（北京）掃描復制宋院士的專著、論文等資料。回程中到宋院士兼職的山東省科協（濟南），對其領導、同事進行口述訪談，及照片、音視頻、聘書、獲獎證書（證章）、手稿、工作筆記、工作用品、科研資料及參加國務（政務、學術、外事、社會等）活動的錄像、照片等材料的收集（征集）；到青島院士工作站對其領導、同事等也進行上述資料的收集（征集）。

3.編制大事年表，明晰資料采集中的問題及擬解決的方法。以年、月、日為單位編制宋院士學術成長經歷大事年表，梳理其學術成長脈絡。如宋院士的檔案及其他材料中缺少其早期的一段學術經歷，然而這段時間是宋院士最終奠定其在礦壓領域絕對權威地位的關鍵時期。筆者所在單位采用自述和他述的方式進行了專題性深度訪談補充。又如，由于早期人事檔案審核制度不完善，宋院士檔案中有不少重要（重大）事件發生的時間、地點前后記錄矛盾之處甚多，為保證資料采集的有效性，筆者所在單位查找有關文件、聲像材料和請教宋院士、有關當事人等方式進行核實確認。

4.實物采集需分門別類、循序漸進。面對宋院士家中海量的資料，我們優先對傳記類、證書證章類、著作類、報道類、同行學術評價類、音視頻類等背景、內容信息單一明確，元數據著錄無較大障礙的資料進行收集。而對于信件類、手稿類、照片類、圖紙類、項目類、圖表類及工作記錄類等背景、內容信息復雜不清，或專業化程度較高，非老科學家本人、家人或學生等相關人員協助不能完成的資料，給他們充裕的時間補充完善，再隨時聯系采集事宜，這樣避免了在整理編目過程中的重復性勞動，極大地提高了采集工作的效率。

*本文為中國科學技術協會《老科學家學術成長資料采集工程》（項目編號：2014-K-Z-SD03）、山東省檔案局科技項目《基于大學校園記憶工程的檔案資源建設研究》（項目編號：2013-13）、山東科技大學高教重點課題《校史文化的構建與育人功能實現方式的研究》（項目編號：2015ZD04）的系列成果之一。

參考文獻：

[1]覃兆劌，馬繼萍.論科技名人檔案與科技發展的互構——以我國“老科學家學術成長資料檔案庫”建設為例[J].檔案學研究，2016（4）：53.

[2][4]老科學家學術成長資料采集工程領導小組辦公室編.感悟科學人生——老科學家學術成長資料采集工作心得[M].中國科學技術出版社，2014：2-3.

[3]蘇雅澄.高校名人檔案收集工作的問題及對策研究[J].北京檔案，2016（12）：26.

[5]歐陽慧芳.參與老科學家學術信息采集工作的實踐與思考[J].檔案管理，2013（6）：42.endprint