縣區級醫院檔案管理信息化實踐和展望

王立伏

摘 要：科學規范的管理檔案是衡量國家機關和企事業單位管理水平的重要尺度。醫院檔案記載著醫院建設發展的各種文件和數據，對研究醫院經營業績、社會效益和科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發展方向的寶貴財富。只有做好檔案管理工作，才能讓領導、醫生和管理人員及時了解醫院整體狀況，適時調整改革策略提供準確依據，為發展決策提供支持性證據。基于此，本文結合縣區級醫院檔案管理存在的問題與原因對縣區級醫院檔案管理信息化建設提出展望，以供參考。

關鍵詞：縣區級醫院；檔案管理；展望

檔案管理信息化建設是現代醫院規范化管理的重要趨勢。做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，全面、真實地反映醫院整體發展狀況。因此，做好檔案管理工作對于促進經濟社會的全面發展、不斷提升醫院競爭力具有重要意義。

1 縣級醫院檔案管理存在的問題與原因

1.1 縣區級醫院檔案管理存在的問題

由于經費、人員、設備和管理體制上的原因，縣區級醫院等基層醫院檔案管理普遍存在對檔案管理的重視程度不夠，很多時候都沒有對醫院現有的資源進行充分利用和組織。例如，各科室、部門應移交醫院檔案室的檔案歸檔范圍不夠明確，使得各部門、科室不清楚哪些檔案應移交醫院檔案室存檔?！稒n案管理制度》的落實和執行力度不夠，缺少執行監管。由于普通文件的保存期限只有5年，導致醫院早期檔案資料缺失嚴重。此外，《檔案管理制度》中規定的檔案借閱審批流程繁瑣，遇到一些工作比較緊急情況時，無法及時完成借閱審批。醫院檔案系統缺少關鍵字檢索功能，不方便搜索和查找。一次借多類型檔案時，必須在不同類別的檔案庫中分別發起借閱，不能合并起一個借閱等。

1.2 縣區級醫院存在檔案管理問題的原因

縣區級醫院存在上述問題主要原因是領導職工對做好檔案管理工作的意義認識不清。很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無。再加上一些醫院的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認識到檔案事業在社會發展中的戰略作用和實際意義。工作中存在失位現象，工作責任心不強，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個醫院。然而，隨著醫院對檔案工作的重視和計算機技術的發展，檔案管理信息化將有效解決目前存在的問題。

2 加強檔案信息化建設的展望

為了跟上時代發展，縣區級醫院應該向省級市級三甲醫院學習，改變觀念，增加投入，切實加強醫院檔案信息化建設。

首先，檔案管理者應從思想觀念上與時俱進，更新理念，不斷強化檔案信息化管理意識，盡快使檔案工作實行信息化管理。反之，如果仍墨守陳規，把檔案管理僅僅停留在原始的收集、整理、保存等重管輕用狀態，忽略如何利用開發檔案信息資源，如何更好、更便捷、更完善、更安全的保存檔案等問題。這樣不僅很大程度的增加了檔案管理者日常工作的負擔、壓力，同時也過多的消耗了醫院的物力財力，使檔案管理工作停滯不前，無法體現檔案管理的重要性，何談檔案管理工作為醫院的發展所起到的推動作用。在當今不斷發展的信息時代，檔案管理工作如果不能在信息化建設中占領一席之地，仍采用傳統的收集、整理、歸檔、保存等，那么在形形色色檔案面前不僅困難重重而且束手無策。為使檔案更具有系統性、價值性和可利用性，充分展示檔案信息化管理的優勢及功能性，并且強化管理，才真正有可能實現醫院檔案信息接收、傳遞、存儲和提供的一體化管理，是我國目前面臨的挑戰和機遇。例如，采用電子化采集后，醫院檔案文件的保存時間就不在受到5年的限制。結合文字識別系統，醫院管理人員和醫生可將現有資料分類、歸納、整理和分析，提高對資料的利用率。

其次，堅持規范性原則，實現檔案的保管利用等工作的標準化和有序化。就醫院來說，有些雖然已經實施醫療改革，但仍對檔案信息化工作重視不夠，并且仍然沒有意識到檔案信息化管理的重要作用，對于現代化信息建設不夠重視并且投入的人力及物力有限，使得檔案信息化管理的效用并沒有得到有效發揮。當前醫院檔案信息化建設中常見的問題有，資金投入不足，缺乏服務器、掃描儀和寬帶接口等基礎設施設備，使得檔案管理員無法準確、高效地完成本職工作，進而對檔案信息化管理的開展產生嚴重的影響；相關制度體系不完善，醫院檔案信息化管理體系不全很可能會導致檔案管理工作缺乏規范性，因而對該項工作的實際效率也產生一定影響。

最后，提高現代化檔案專業人才隊伍建設。一切競爭，最終都反映在人才的競爭上。檔案工作者應根據現有的檔案信息資源，結合自己所學業務知識，更大限度的利用和發揮信息的作用，為醫院更好的發展抓住時機創造條件?？傊鳛闄n案管理信息化成功的根本，檔案管理人員隊伍建設對信息化建設的發展速度具有決定性作用。檔案管理人員在信息化建設進程中必須具有良好的職業道德，踏踏實實，任勞任怨，虛心學習，大膽創新。不斷創造學習，以提升自身的專業知識水平，不斷借鑒優秀的經驗，運用和掌握現代化技術，尤其應當重視計算機信息技術的掌握及靈活運用。

3 結語

隨著醫院改革的不斷深入，醫院檔案信息化管理對體制改革的影響越來越大，只有對醫院檔案管理不斷重視和完善才能真正的利用其作用及優勢為醫療工作服務。但是由于醫院檔案管理工作內容復雜、繁瑣，只能通過對檔案管理進行不斷的改進才能顯著提高檔案管理水平及工作效率。

參考文獻

[1]徐蕓中.基于新醫改背景研究醫院檔案管理工作規范化[J].中國管理信息化，2017（01）

[2]衣英強，王楠楠.淺談提升基層醫院檔案管理水平的對策[J].管理觀察，2017（11）

[3]劉茂祥.醫院檔案管理中存在的問題及解決措施[J].辦公室業務，2016（23）endprint