事業單位檔案管理信息化建設分析

金花

摘 要：目前，隨著我國信息化技術的不斷發展，以檔案信息化建設為主的檔案管理方法逐漸取代傳統人工管理方法，成為當下事業單位檔案管理工作的必然趨勢。然而，介于我國事業單位檔案信息化建設工作仍處于初步發展階段，各方面存在較多不足。針對于此，建議事業單位必須及時解決檔案信息化建設中存在的不足，采取切實可行的措施加以解決。文章主要以事業檔案信息化建設與管理為研究對象，結合當下存在的管理不足，提出相關的解決措施，以供參考。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化建設；解決措施；

前言：結合以往經驗來看，傳統紙質檔案管理工作很容易受到天氣以及儲存環境的影響，而出現不同程度的管理問題。倘若檔案存放環境存在潮濕問題的時候，紙質檔案就很容易出現損壞現象，如發霉等現象。如此一來，重要的檔案資料無法得到長久性保管，甚至會出現嚴重的損壞情況。而通過利用信息化管理方式，至少可以對檔案資料進行備份處理，并將全部檔案資料存放到電子磁盤當中，避免出現檔案丟失問題。最重要的是，實現檔案信息化管理基本上可以規避天氣以及存儲環境因素的干擾，難以出現上述損壞問題。因此可以說，事業單位實行檔案信息化建設方式，具有重要的意義。

1事業單位檔案管理信息化建設存在的主要問題

事業單位檔案信息化建設主要以檔案管理平臺的建設與規劃、內容的信息化處理與建設為主。介于多數事業單位對于檔案信息化建設工作缺乏認知性，部分管理內容并未及時體現并落實到日常管理工作當中。長期以往，導致事業單位在檔案信息化建設工作當中往往會出現匹配效率不高、平臺建設速度緩慢以及管理意識亟待加強等問題[1]。具體如下：

1.1檔案信息化建設的匹配程度亟待提高

現階段，由于受到我國事業單位檔案信息化建設力度不足的影響，信息化平臺與相關軟件在兼容效果方面，無法達到兼容所有文件的效果，工作效率難以得到保障。雖然從某種程度上來說，事業單位在應用局域網管理的過程當中，各人都具備閱讀文件的權限，且電子文件都可以存儲到對應的資料庫當中。但是在實際的管理過程中，往往會因為管理不當等情況的影響，而出現大量電子文件丟失的問題，或者是電子文件的共享效果無法達到預期。

1.2檔案信息化建設平臺更新效果不佳

盡管多數事業單位已經開始全面實行檔案信息化管理系統，但是在實際工作過程中，部分管理人員對于檔案信息化建設工作缺乏關注度或者管理不當，導致檔案信息化建設平臺更新效果往往無法達到預期。如此一來，部分檔案信息資料無法得到及時更新，進而會對事業單位整體的檔案信息管理工作造成不利影響[2]。

1.3檔案管理人員的職業素質亟待提高

檔案信息管理工作始終是事業單位重要的工作內容，同時也始終是事業單位重要的組成部分，具備無可替代的作用。可以說，檔案信息管理人員的職業素質極大程度上可以直接決定檔案管理的最終效果。然而，結合實際情況來看，多數檔案管理人員在職業素質方面多體現出信息化管理意識不足、管理方式不合理等問題，比較制約檔案信息化管理的最終效果。針對于此，建議事業單位的領導人員應該及時強化相關人員的職業素質，做好各項管理工作，以確保檔案信息化管理效果。

2事業單位檔案管理信息化建設問題的解決措施

介于上述事業單位檔案管理信息化建設工作存在的問題，本人認為事業單位可以從以下幾個方面進行解決與優化，以確保事業單位檔案管理信息化建設效果，僅供參考。

2.1加強檔案信息化建設標準，夯實管理人員的職業素質

針對當前事業單位檔案管理人員職業素質不高的問題，建議領導人員應該加強對現有檔案管理人員的培訓力度，切實夯實檔案管理人員的職業素養，確保各項管理內容得以貫徹與落實。最好可以在事業單位內部開展相關培訓活動，讓職工之間明確自身的職責所在，全面掌握檔案管理信息化的相關方法，促進事業檔案管理信息化的發展進程[3]。

2.2加強檔案信息化管理水平，確保平臺的更新速度

事業單位若想達到預期的檔案管理效果，就必須加強檔案信息化平臺建設力度，為人們提供更加優質的服務內容。針對于此，在實際管理過程中，事業單位應該不斷加強對檔案信息化的管理水平，盡可能地加強檔案信息化管理的保密效果，確保各項管理內容得以有效貫徹與落實，以提升相關軟件平臺的更新速度。與此同時，為進一步確保檔案信息化管理效果，建議事業單位應該組建內網，目的在于進一步夯實檔案信息查詢工作的安全性，避免黑客或者不法人員盜取單位信息，造成不必要的經濟損失。

2.3加強專業設備與技術的支持，提升軟件的兼容效果

事業單位檔案信息化建設工作除了需要管理人員夯實自身職業素質之外，還需要加強相關專業設備與技術的支持力度，確保最終的管理效果。需要注意的是，不管是硬件還是軟件，事業單位都應該根據實際情況進行信息化建設工作，如在開發功能以及權限設置方面，應該依附于事業單位的實際情況，進行優化建設，以便更好地提升軟件的兼容性能。

結論：總而言之，事業單位的建設情況對于國家整體的經濟發展具有至關重要的影響，必須加以重視。針對于此，建議事業單位的管理人員應該充分利用信息化技術及相關方式，切實加強對檔案工作的管理力度，確保檔案管理工作安全、合理。對于當前事業單位檔案管理信息化建設存在的問題，事業單位應該立足于本單位的實際發展，不斷實踐與累積經驗，確保事業單位檔案管理工作得以貫徹與落實，促進事業單位的可持續發展。與此同時，相關管理人員應該及時強化自身的職業素質，確保檔案信息化建設工作得以順利開展。

參考文獻：

[1]蘇紅.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].理論觀察，2014（05）：127-128.

[2]崔曉玲.事業單位檔案信息化建設有關問題的思考[J].辦公室業務，2016（05）：34-35.

[3]史向云.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].內蒙古師范大學學報（哲學社會科學版），2015，44（05）：166-168.