網絡信息化背景下高職院校檔案管理模式改革研究

【摘要】互聯網信息化技術迅猛進入到社會各個領域，在高職院校的檔案管理領域之中，也不可避免地受到網絡信息化的影響，在這個趨勢之下要加強高職院校檔案管理模式的改革和創新，要充分利用方便快捷的網絡信息化技術、大數據技術等，使封閉的高職院校檔案管理開放化，充分開發高職院校的檔案信息價值，更好地尋求高職院校檔案信息化管理的突破之路。

【關鍵詞】網絡信息化 高職院校 檔案管理 模式 改革

【中圖分類號】G71 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2017）42-0028-02

在互聯網、大數據的網絡信息化背景之下，高職院校的檔案管理也要轉變觀念和舊有的管理模式，要充分利用高效快捷的互聯網信息化技術和大數據技術，突破網絡信息化時代下的檔案管理工作瓶頸，更好地實現高職院校檔案管理的信息化、電子化和數字化，充分彰顯高職院校檔案管理的現代化、開放性的價值，全面提升高職院校檔案管理與服務的水平。

一、網絡信息化背景下的高職院校檔案管理的特點及意義分析

在網絡信息化的背景之下，高職院校也逐漸向信息化、網絡化的方向發展和邁進，在新的歷史時期高職院校檔案管理面臨新的機遇和挑戰，顯現出以下兩個方面的特點：（1）智能化。高職院校的檔案管理在網絡信息技術、大數據技術的應用之下，要全面開發新的檢索工具，以實現對高職院校檔案信息的高效采集和檢索，提升高職院校檔案管理信息的檢索效率，更好地實現其智能化管理和服務。（2）無紙化。在網絡信息化時代背景之下，高職院校的檔案管理逐漸減少紙質檔案的管理方式，逐漸引入先進的網絡信息化技術和數字化技術，使自身的檔案管理工作趨于無紙化和數字化。

在網絡信息化背景下的高職院校檔案管理突顯出以下幾個方面的重要意義：

1.促進高職院校檔案管理的高效性

當互聯網信息化技術還沒有全面普及時，高職院校的檔案管理還主要是采用傳統的紙質檔案管理方式，存有大量的紙質檔案材料，這就使高職院校的管理工作日益繁瑣，使檔案利用者要花費大量的時間和精力進行紙質檔案的查找、檢索和存儲，導致檔案管理的效能極為低下。隨著網絡信息化技術的不斷普及和運用，高職院校的檔案管理引入了信息化技術和大數據技術，這就使數字化檔案逐漸替代了紙質檔案，檔案的查閱、檢索和存儲不再繁瑣，這種自動化檢索和存儲的方式極大地提升了高職院校檔案管理的效能，成為高職院校檔案管理的趨勢和方向。

2.檔案管理與服務水平日益優化

隨著網絡信息化技術和大數據技術的運用，高職院校的檔案管理逐漸優化和創新，在檔案信息交互、共享、傳遞的狀態之下，極大地滿足了高職院校招生、教學、就業等各個環節的檔案利用需求，也使檔案的管理服務水平得到極大的增強。

3.提升了高職院校檔案信息的利用效能

在信息化技術的普及運用之下，高職院校的檔案管理成為了高職院校發展的一個縮影，為高職院校的發展提供了信息化的整體框架，更好地實現了對檔案信息的重組和再構，在充分整合檔案信息的條件下，極大地提升了高職院校檔案的利用效能。

二、高職院校檔案管理模式中存在的問題

1.檔案管理與高職院校改革的深化不相適應

由于部分領導對于檔案管理的意識存在不夠重視的問題，導致高職院校的檔案管理工作顯現出滯后性，在高職院校深化改革的形勢下，顯現出檔案管理與高職院校改革不相適應的現象和問題。

2.檔案利用方式單一化

在高職院校的檔案管理工作之中，檔案管理人員在原有的管理模式之下，視線相對狹窄，將檔案管理與利用工作局限于學校內部，這就導致高職院校的檔案管理與開發利用工作缺乏主動性，檔案的服務利用方式也相對單一化，這就極大地降低了高職院校檔案管理的價值和效能。

3.檔案信息化管理的程度較低

在高職院校的檔案管理工作之中，對于檔案的信息化管理程度還相對較低，在傳統而陳舊的管理理念和工作方式之下，高職院校的檔案利用手續和流程較為繁瑣，顯現出檔案管理效能低下的問題。同時，高職院校的檔案信息化建設平臺尚未完全建構，還存在應用上的一些不足和缺陷。

4.檔案信息化管理人員的素質有待提升

高職院校的檔案信息化管理人員的素質相對不高，他們只是將精力集中于對檔案的收集、整理和查找等階段，而缺乏運用現代信息化的技術和手段，實現對檔案信息的綜合分析和處理能力。加之，高職院校檔案管理人員缺乏外出調研、進修研修、參加交流活動的機會，這就使檔案信息化管理人員的科學文化水平、檔案專業素質和信息化綜合服務能力偏低，難以充分發揮出高職院校檔案信息的效能。

三、網絡信息化背景下高職院校檔案管理模式的改革探索

1.樹立檔案信息化管理的全新理念

在網絡信息化的背景之下，高職院校的檔案管理要轉變原有的觀念，不僅要確保檔案的完整與健全，還要關注和重視檔案信息的開發、利用與服務環節，要充分利用信息化技術和手段，挖掘高職院校檔案信息的內在價值，要在高職院校檔案管理決策和制度擬定方面有所側重，促進全員對檔案信息化管理的認知轉變，可以通過適當的活動增進高職院校全員對檔案信息化管理的認知，如：“檔案信息化之我見”活動，就可以使高職院校的信息化管理人員都積極地融入其中，各自表達出自己對于檔案信息化管理的見解和建議，更好地為檔案信息化建設工作集聚能量。同時，高職院校還要在網絡信息化背景下加強對檔案管理的規劃，要使檔案管理的各項環節和內容與信息化建設相契合，在檔案信息化管理規劃和建設方案的引領下，加快檔案信息化管理的建設。

2.完善和優化檔案信息化管理體系

在高職院校的檔案信息化管理模式改革中，要建構和完善檔案信息化管理體系，從建立獨立健全的檔案管理機構入手，有效辨識信息化檔案與傳統檔案之間的區別與聯系，完善檔案信息化管理體系的相關制度，以制度為前提，實現對高職院校檔案信息化管理的各項指導，逐步促進檔案信息化管理的制度化和規范化。同時，還要加大對高職院校檔案信息化管理的投入，要從資金方面給予支持，要立足于網絡信息化、云計算、大數據的視野，為高職院校的檔案信息化建設進行科學合理的奸計，根據現代信息化的要求做好檔案管理的基礎設施建設，包括檔案數字信息的軟硬件、輸入輸出、信息安全、數據備份、利用渠道、管理權限、信息開放范圍等內容，擴大經費投入，采購現代化的檔案管理設備設施，并預留檔案信息化管理的維護費用，以更好地推動高職院校檔案信息化管理的持續性。

3.豐富檔案信息化管理形式

可以建設高職院校檔案專題網頁，通過辦公系統、QQ、電子郵件、網頁問卷等方式，實現檔案咨詢服務、檔案開發服務、檔案宣傳服務等，按照不同的專題或類別，對檔案信息數據進行深層次的加工和提煉，充分挖掘檔案信息化價值，并在網絡多媒體技術的運用下，全面開展檔案編研工作，更好地增強高職院校檔案的服務功能。

4.增強高職院校檔案管理人員的素質

要以信息化檔案管理人員為檔案管理的關鍵要素，要提升檔案管理工作人員的信息化素養和能力，可以采用“引進來”、“走出去”的信息化檔案人才培養策略，以激勵機制吸引高素質的信息化檔案管理人才，并使高職院校內部的檔案管理人員以內部培訓的方式提升素質，較好地優化高職院校的檔案信息化管理工作。

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作者簡介：

楊箐（1970.10-），女，山東臨沂人，本科學歷，臨沂職業學院講師，研究方向：檔案管理。endprint