檔案管理現代化探討

金益

檔案管理現代化探討

金益

本文針對檔案管理現代化的論題，闡明了檔案管理的現代化含義及要求，說明了檔案需要科學化管理的重要性，論述了加快數據準備，推進檔案現代化管理進程的措施。

現代化管理是以系統論為基礎，以數學方法為工具，借助計算機、數字通信技術，組成最佳的結構體系。

一、檔案管理的現代化內涵及要求

檔案管理的現代化是以現代管理科學為指導，應用現代化的管理方法和手段，充分采取先進技術和設備，對檔案管理的傳統方法和做法進行改革，使檔案管理工作逐步實現系統化，定量化，信息化，智力化。

1.先進的技術設備推進了檔案管理工作的現代化。

一定水平的設備、技術，是現代化的物化表現，是現代化程度最直接、最集中的體現。實施現代化管理要作好規劃，使檔案管理在各個環節都采用現代化設備和技術。在檔案設備配置現代化的衡量標準上，要堅持設備、技術的先進性、適用性、配套性，這樣才能真正發揮現代化設備、技術的效用。

2.檔案信息化是檔案管理工作現代化的價值體現，檔案自身的文化價值社會價值經濟價值也才能得以體現。否則檔案深藏在庫房里，不為人知，檔案的價值也就無法體現。檔案信息化需要開發大量的數字化的檔案信息資源，將館（室）藏檔案數字化。信息時代，作為信息系統的重要組成部分的檔案信息的數字化成為檔案發展的趨勢，它讓人們以更方便快捷的方式獲取所需的信息。檔案信息已成為重要的戰略資源，檔案信息化的建設是當前和今后一個時期各級檔案部門的重點工作，實現信息資源共享，發揮檔案信息的規模優勢和綜合實力，提高檔案的利用率，打破時空界限。

3.檔案管理的現代化對檔案的入檔時間提出更高要求。檔案的社會化需要將越來越多檔案資料盡快盡早納入檔案管理，形成社會信息的檔案化，實現檔案信息為公眾服務的零時差，推動社會經濟文化發展。

4.電子文件大量產生，現代科技日新月異，不斷涌現各種新型的信息載體（圖文聲像），這就需要檔案工作者及時收集整理鑒定保管。電子文件越來越多，電子文件和電子檔案的管理將會在未來的檔案學研究中扮演重要的角色。電子文件種類多，范圍廣，電子文件歸檔和電子檔案長期保存問題日益突出。確保電子文件的原始性，真實性可靠性等安全技術（如加密技術，簽署技術，消息認證，身份驗證防火墻等）特別重要。

5.檔案管理網絡化是檔案管理現代化的一個重要標志。計算機的應用，網絡化的發展是信息時代檔案管理的標志。要不斷提高檔案管理工作網絡化水平，同時要結合辦公自動化，逐步建設和完善建設檔案部門內部的局域網（內網），依托黨政公務網建設區域性檔案目錄信息網（專網），以國際互聯網構架公共檔案信息網（外網），最后構建形成區域性的，乃至全國性的檔案工作信息網?，F代化管理中有許多不同于舊管理方式的工作程序，特別是計算機技術的廣泛應用，辦公自動化的迅速發展，網絡的不斷延伸和擴展，日益迫切需要確保電子文件的真實性、可靠性、安全性。面對此類新問題、新要求，必須制定相應的法規、制度來保障檔案信息的真實安全，這樣才能使現代化管理持續、健康地發展。

6.檔案管理的現代化還體現在管理方法的現代化上。檔案管理的現代化依托先進的技術設備，與傳統的檔案管理有很大不同，這就需要我們以開放的思想和心態，不斷引進相關學科的新技術、新方法、新理論，改善、完善、充實檔案管理，讓檔案管理充滿活力和生機，緊隨現代化步伐，推陳出新，探索一條現代化檔案管理的新路。

二、檔案需要科學化管理

檔案全文用計算機管理，各種檔案業務及管理工作全部用計算機進行，檔案信息交流用計算機進行，檔案的各種媒體用計算集中統一管理等等，這些在技術上都是可以實現的。因為計算機有科學的數據處理、實際控制、輔助設計、輔助制造、文字處理、數字通信及智能模式等功能和成熟的技術，說明檔案部門的一切工作都可以用計算機及網絡技術進行。我國檔案界于70年代末開始進行應用計算機輔助檔案管理的嘗試，至今快四十年，也取得了很大成就，大體上可分為調查論證、初步試驗、技術攻關、推廣應用等階段，開發了各種類型、各個層次的檔案管理實用系統。在檔案部門，計算機應用廣泛。一是檔案目錄信息管理，這是檔案管理最基礎的工作，要盡可能將重要和使用頻率高的或對外開放的檔案目錄用計算機管理起來。二是文件、檔案一體化管理，由于計算機進入辦公室，將文件管理的兩個階段，即文件處理和檔案管理緊密地聯系起來，文件、檔案一體化已成必然的發展趨勢。三是檔案全文存儲與檢索，特別是電子文件的出現，檔案全文存儲與檢索已成為檔案部門應用計算機管理檔案的發展趨勢之一；四是檔案業務計算機輔助管理，檔案業務的方方面面，都可以通過建立計算機輔助管理系統，幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平。

三、加快數據準備，推進檔案現代化管理進程

1.分級次著錄，省時省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個層次，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對一卷內幾個文件涉及同一內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節約了時間、人力與財力，又提高了效率。

2.分清輕重緩急，循序漸進。檔案管理的一個重要目的是使檔案為社會所用，而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各卷宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放情況對它們進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程，提高社會利用的效率。

3.分門別類，充分利用檔案原基礎。對于基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引，而對特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎，可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。

檔案管理現代化是檔案管理發展的必然趨勢，在檔案管理現代化過程中還存在著檔案標準化程度低等問題。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。通過檔案管理標準化，使檔案管理上新臺階。

要建設檔案管理現代化，必須確立改革、創新和發展、進步的觀念。在思想上要跟上時代發展，適應現代化。同時還應具備發展的觀念，要不斷跟蹤科技發展的動態，不斷提高檔案管理的現代化水平。提高檔案管理現代化水平是適應社會發展的必由之路，是時代的發展的需要，“現代”的概念和科技的水平也是不斷前進的，我們的目標是要實現與國際先進水平接軌，要實現這一目標就必須創新觀念，實現檔案工作的持續健康發展。

作者單位：荊州職業技術學院434020