淺談知識經(jīng)濟(jì)時代企業(yè)檔案管理的過程優(yōu)化

古春華

淺談知識經(jīng)濟(jì)時代企業(yè)檔案管理的過程優(yōu)化

古春華

在知識經(jīng)濟(jì)時代的背景下，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式已取代了傳統(tǒng)模式。文章以企業(yè)檔案管理過程優(yōu)化為視角，對企業(yè)檔案管理的過程優(yōu)化面臨的問題進(jìn)行了分析，并依據(jù)問題提出了檔案管理工作過程優(yōu)化的建議：創(chuàng)新管理思路、改革管理模式、加強檔案管理監(jiān)督與評審、強化員工培訓(xùn)。

知識經(jīng)濟(jì) 檔案管理 管理困境 優(yōu)化對策

知識經(jīng)濟(jì)時代的到來給現(xiàn)代企業(yè)帶來了發(fā)展機遇，同時也給企業(yè)檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)。在知識和信息的雙重沖擊下，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理已逐漸被淘汰，企業(yè)檔案管理新模式正在推進(jìn)過程優(yōu)化。文章從知識經(jīng)濟(jì)時代的現(xiàn)實狀況出發(fā)，分析當(dāng)前企業(yè)檔案管理面臨的難題，并提出相應(yīng)的過程優(yōu)化對策，以期為企業(yè)的檔案管理工作提供參考。

一、知識經(jīng)濟(jì)時代企業(yè)檔案管理工作的困境

當(dāng)前，雖然較多企業(yè)已逐漸重視檔案管理工作，也通過完善法規(guī)、提高員工素質(zhì)等方式以提高檔案管理的成效，但是在知識經(jīng)濟(jì)時代，企業(yè)的檔案管理工作仍存在較大困難，主要表現(xiàn)在三個層面[1]。第一，思維層面。受傳統(tǒng)管理理念的束縛，企業(yè)檔案管理仍固步自封，其管理理念不符合知識經(jīng)濟(jì)時代的要求。第二，管理層面。多數(shù)企業(yè)的檔案管理內(nèi)容和方式仍舊沿襲傳統(tǒng)的管理模式，對開發(fā)利用不夠重視。第三，技術(shù)層面。檔案管理方式沿襲舊制，而在知識經(jīng)濟(jì)時代，人們已沒有足夠的時間來等待管理員長時間的整理，且舊方式既耗才又耗時。只有采用新的信息化技術(shù)，及時、快捷地處理檔案，才能適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)社會對檔案的需求。

二、知識經(jīng)濟(jì)時代企業(yè)檔案管理的過程優(yōu)化對策

（一）創(chuàng)新管理思路

先進(jìn)的管理意識、管理思路是企業(yè)檔案管理的靈魂。現(xiàn)實狀況表明，陳舊的檔案管理服務(wù)，使得企業(yè)檔案工作失去活力。因此，企業(yè)應(yīng)創(chuàng)新檔案管理理念，構(gòu)建滿足知識經(jīng)濟(jì)時代需要的檔案管理理念。借鑒成功的企業(yè)檔案管理案例，事前介入、事中參與的新型管理理念和“以人為本”的人力資本管理理念成效較顯著。企業(yè)應(yīng)以超前的意識管理企業(yè)檔案，同時重視員工的心理和行為管理，從而提升企業(yè)檔案管理績效。因此，只有具備創(chuàng)新管理思維，才能為檔案管理過程優(yōu)化奠定良好基礎(chǔ)。

（二）改革管理模式

知識經(jīng)濟(jì)時代下，知識量的增長迅速，檔案傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理已不能滿足需求，因此檔案管理方式也需向網(wǎng)絡(luò)化、大數(shù)據(jù)管理化發(fā)展，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字檔案。

在企業(yè)檔案管理模式改革中，需做以下突破[2]：（1）改善工作方式，借鑒“ECM”、“ERP”等信息系統(tǒng)來管理檔案，簡化操作流程，以提高管理效率；（2）充分利用現(xiàn)代化技術(shù)，將先進(jìn)的信息技術(shù)貫穿檔案業(yè)務(wù)、檔案管理、信息交流等工作環(huán)節(jié)，以提高管理水平；（3）更新立卷制度，創(chuàng)新不同管理工作環(huán)節(jié)中的具體操作方式，以增加管理的靈活性；（4）改變管理評價指標(biāo)，將“館藏檔案數(shù)量”轉(zhuǎn)變?yōu)椤梆^藏檔案知識價值含量”，“提供利用的人次”轉(zhuǎn)變?yōu)椤疤峁├卯a(chǎn)生的社會經(jīng)濟(jì)效益”等，即用軟性指標(biāo)來代替硬性指標(biāo)。

（三）改善檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

現(xiàn)代信息技術(shù)為企業(yè)檔案管理提供了便利，實現(xiàn)了檔案管理服務(wù)的人性化、優(yōu)質(zhì)化。同時，知識、信息等大數(shù)據(jù)的沖擊，也需要企業(yè)檔案管理的方式以信息技術(shù)為主導(dǎo)。因此，企業(yè)需要加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，增添信息化設(shè)備，為企業(yè)檔案的信息化管理提供保障，以節(jié)省工作耗時，提高檔案管理效率。

（四）加強檔案管理監(jiān)督與評審

合理的監(jiān)督評審是保證良好的執(zhí)行效果的有效方式，良好的監(jiān)督和評審制度是企業(yè)檔案管理的重要保障。因此，企業(yè)需要建立與檔案管理配套的監(jiān)督與評審制度，制度內(nèi)容需包括以下幾方面[3]：第一，規(guī)范檔案管理監(jiān)督評審的流程，及時根據(jù)問題調(diào)整監(jiān)督政策；第二，細(xì)化評審指標(biāo)，將日常檔案管理流程的重要細(xì)節(jié)納入考評；第三，優(yōu)化配置監(jiān)督評審人員，并強化人員專業(yè)培訓(xùn)；第四，樹立全員監(jiān)督信念，營造良好的檔案管理監(jiān)督環(huán)境；第四，建立有效的反饋機制，強化檔案管理員工的交流力度，并通過信息化手段，確保反饋信息的及時傳遞。通過完善的檔案管理監(jiān)督與評審制度，使得企業(yè)檔案管理的過程優(yōu)化能夠有效實施。

（五）強化員工培訓(xùn)

“以人為本”的管理理念說明企業(yè)檔案管理需要加強培訓(xùn)管理員工的綜合素質(zhì)，而作為專業(yè)性較強的檔案管理工作，其要求工作人員既要具有上進(jìn)心、責(zé)任意識、良好的職業(yè)操守以及嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，又具有完善的理論知識和檔案管理的現(xiàn)代化技能。因此，企業(yè)檔案管理需做到以下兩點：第一，重視員工技能培訓(xùn)，設(shè)定培訓(xùn)計劃，全方位拓寬員工視野、更新理論知識、提高專業(yè)技能；第二，建立賞罰分明的考核制度，將員工的專業(yè)技能劃入工資待遇的評判標(biāo)準(zhǔn)，增強員工學(xué)習(xí)、工作的主動性。

三、結(jié)語

隨著知識經(jīng)濟(jì)時代的到來，企業(yè)在接受發(fā)展機遇的同時也面臨著更多的挑戰(zhàn)，企業(yè)檔案管理工作也需要適應(yīng)情勢的變化，進(jìn)行相應(yīng)的改革優(yōu)化。當(dāng)前，如何解決企業(yè)檔案管理遇到的困境，使企業(yè)檔案管理完成過程優(yōu)化，是企業(yè)管理亟需解決的問題。綜上所述，企業(yè)應(yīng)從管理思路、管理模式、管理制度等方面著手創(chuàng)新優(yōu)化，促使企業(yè)檔案管理過程實現(xiàn)更好的優(yōu)化，以提高企業(yè)的社會經(jīng)濟(jì)效益。

[1]王珊珊,吳航．知識經(jīng)濟(jì)時代優(yōu)化企業(yè)管理的重要內(nèi)容[J]．南方論刊,2012(02)：84～85．

[2]邰曦．知識經(jīng)濟(jì)時代企業(yè)檔案管理的轉(zhuǎn)變[J]．現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息,2016(15)：40～42．

[3]周玉霞,李連運．淺談知識經(jīng)濟(jì)時代的企業(yè)檔案管理[J]．現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息,2013(07)：65．

（作者單位：東莞電力設(shè)計院）