基于生命周期的中文館藏合同管理研究

張靜　史淑英　張一翠　檀樹萍

關鍵詞：生命周期；合同管理；中文館藏；文獻資源建設

摘要：只有通過系統化、規范化的管理方法對中文圖書采訪全過程進行管理，才能實現中文圖書的館藏建設目標。文章借鑒電子資源生命周期理論將中文圖書采訪過程劃分為締約、履行、評估三個階段，針對當前中文圖書招投標工作中的現實問題，深入分析了生命周期不同階段合同管理的關鍵環節，并結合《合同法》剖析并提示其中可能存在的法律風險，提出了依據合同對中文圖書采訪全過程進行全程性、系統性、動態性管理的方法。

中圖分類號：G253文獻標識碼：A文章編號：1003-1588（2017）11-0087-03

1背景

圖書館是大學的知識中心和文化中心，在建設“雙一流”的宏觀背景下，為學校的學科建設和學術研究提供文獻保障和智力支持是圖書館的首要任務。中文圖書采訪是大學圖書館文獻資源建設的一項重要任務，也是一項長期任務。提高中文圖書的采全率和采準率，竭盡全力滿足讀者不斷變化的文獻需求是所有圖書館文獻采訪工作的重點。隨著《中華人民共和國招標投標辦法》《中華人民共和國政府采購法》、教育部《普通高等學校圖書館文獻集中采購工作指南》等法律法規以及行政規章的頒布，中文圖書采訪工作日益規范。但是，政府采購也帶來一些圖書館需要面對和解決的問題，主要是圖書出版發行商激烈的市場競爭導致的“逆向選擇”和“道德風險”，在這種環境下，圖書館只有通過系統化、規范化的管理方法對中文圖書采訪全過程進行管理，才能防范在這一過程中可能給圖書館帶來的種種風險。作為圖書館與圖書供應商之間簽署的具有約束力的法律文件，合同在平等公平的原則上分配雙方的權利與義務，在法律允許的范圍內策劃雙方的交易方式和交易細節，其中的各項條款都是雙方必須遵守和履行的，因此，依據合同對中文圖書采訪進行全過程的管理是最為恰當的一種管理模式。筆者結合西安交通大學圖書館近十年在中文圖書采訪方面所做的探索和思考，基于中文圖書采購工作的生命周期循環，探討了合同管理在提升中文圖書館藏質量和防控履約風險中的作用。

2合同管理的概念及內涵

合同（Contract），也稱為契約，是平等民事主體協商一致的產物，是當事人之間依法設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。合同一旦成立就對當事人產生法律約束力，合同各方均需按照合同規定的內容和方式履行合同義務、享有合同權利。自然人之間訂立的合同涉及的責權關系相對簡單，而法人或其他組織、機構之間訂立的合同在訂立、履行、終止等方面所涉及的問題卻復雜得多。隨著現代管理理念和制度的發展，合同管理成為項目管理中一項很重要的內容。合同管理通常是指法人或其他組織作為合同主體，對自己與對方訂立的合同依法進行履行、變更、解除、轉讓、終止，以及在合同履行過程中和履行完畢后進行審查、監督、控制等一系列行為的總稱。在這一過程中，合同的訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止是合同管理的主要內容，對合同履行情況進行的審查、監督、控制是合同管理的基本手段。

對于圖書館的文獻資源采訪工作而言，無論是以中外文圖書期刊為代表的傳統紙質資源，還是當前發展勢頭迅猛的電子資源，其間所發生的與供應商有關的一切行為都是建立在合同基礎之上的，任何一方有違約行為或對應履行義務不作為，就會為圖書館采訪工作帶來不確定性因素，從而造成一定的風險。目前，對圖書館采訪工作合同管理的研究主要在外文期刊[1][2]、外文圖書[3]、圖書招投標[4]、部分業務外包[5]等領域，中文圖書作為圖書館文獻采訪數量最多、涉及崗位數最多的文獻資源，更應該加強全過程、系統化、動態化的合同管理。

3中文圖書采訪的全過程合同管理

3.1中文圖書采訪的生命周期

生命周期（Life Cycle）的概念廣泛應用于各個領域，在文獻資源采訪和管理過程中常用于電子資源管理。數字圖書館聯盟（Digital Library Federation，簡稱DLF）為了指導ERMS的開發，在ERMI（Electronic Resource Management Initiatives）報告中[6]將電子資源的生命周期劃分為4個階段：產品考慮與試用、采購、安裝與使用、產品維護與評估。從DLF的劃分標準可以看出，電子資源的生命周期就是從采購前的計劃到采購行為的實施，再到采購行為實施后所產生的效果及其評價這樣一個完整的過程。這個周期在中文圖書采訪過程中也同樣存在，并周而復始，因此，生命周期理論可以將中文圖書采訪的生命周期劃分為三個階段：締約過程；履行過程；評估過程。這三個過程均需要嚴格進行合同管理，并依據評估過程得出的結論對下一期合同進行修訂和改進，因此，中文圖書采訪過程的合同管理必須是全過程的、系統性的、動態性的。

3.2締約過程的合同管理

締約過程指的是從制訂中文圖書采購計劃、提出政府采購申請、參與考評合同對方（供應商）、向對方提出技術要求、通過招投標確定合同對方到準備合同文本的階段。這一過程看起來還未涉及實質性的合同條款，但卻會對整個采購工作的全過程產生根本性的影響。這一階段的主要工作內容包括以下幾個方面。

3.2.1明確采訪任務的目標。采訪部門根據本館的文獻資源發展政策及當年經費情況制訂采購計劃，包括經費預算、計劃采購的品種數、冊數、需重點保障的學科范圍、計劃采取的采購方式等。在這個環節中，最重要的目標是采訪部門通過對以往經驗的總結，設計出適合本館的中文圖書采選方案，保障中文圖書的采全率和采準率。西安交通大學圖書館在這一問題上進行了長期探索，基于布拉德福定律，通過對館藏的調研，以學科細分和收藏量為判據，圈選出了該館收藏量最多的幾十家出版社，將其列為核心出版社，其余出版社作為外圍出版社，確定了以現貨方式采購核心出版社圖書，以書目預訂方式采購外圍出版社圖書的新模式[7]。后來，由于現貨供應商在市場博弈中的“逆向選擇”行為，采訪部門對核心出版社的圖書也采取了書目預訂的方式，并且進一步提高了對核心出版社書目覆蓋率的要求。實踐證明，這種方式效果良好，可以幫助采訪館員從海量的書目信息里采選到最適合的圖書。endprint

3.2.2選擇最優合作伙伴。采訪部門按照政府采購的要求，提出政府采購申請、參與考評合同對方（供應商）、向對方提出技術要求、通過招投標確定合同對方。在這個環節中，最重要的目標是在招投標的框架下選擇最符合本館采訪工作要求的合同對方。西安交通大學圖書館的中文圖書招投標工作已經開展了十余年，在早期由于沒有準入門檻，各種規模和資質的書商均可參與競標，導致惡意砸價、超低折扣等不良競爭行為嚴重影響了中文圖書采訪的質量。為了改變這一局面，圖書館取得了采購管理部門的同意，明確了對書商的資質要求，包括注冊資金、經營場所、合作出版社范圍、在同類高校中的中標情況、編目數據加工能力、物流配送能力等，使一些不具備館配能力的書商主動退出競爭，有效地為圖書館選擇了最具實力的合作伙伴。

3.2.3策劃具體的交易方案。合同是交易的策劃，在合同準備過程中，圖書館應在合法、平等、公平的基礎上主導合同條款的擬定以維護自身權益。合同準備的過程中，圖書館必須對中文圖書采購合同的法律屬性有所認識。圖書館與供應商簽訂的圖書采購合同本質上是買賣合同，因此是有償合同，即供應商轉移圖書的標的物給圖書館，圖書館向其支付價款。同時，購書合同也是雙務合同，圖書館與供應商都享有一定的權利，并承擔一定的義務。此外，買賣合同是諾成合同，雙方當事人意思表示一致即告成立，不以標的物的交付為合同成立的要件，標的物的交付屬于合同的履行。合同起草完成之后，由圖書館主管領導進行初步審查，通過后與供應商再次對合同內容逐條協商確認，直至雙方對全部合同條款內容達成一致，最后交采購管理部門審查、批準、簽署、生效。締約階段關系到合同履行過程中的所有細節和可能發生的風險，因此圖書館必須十分重視這一階段的工作。

3.3履行過程的合同管理

合同雙方對合同義務的執行就是合同的履行，當雙方執行完合同義務后合同即告履行完畢。在這個階段，首先，圖書館要在內部進行合同兜底，提示各相關崗位及部門按照合同約定全面適當履行合同，對其中可能涉及的法律風險提前預警。其次，圖書館要監控兩個方面的問題：一是內部各相關崗位及部門是否按照合同規定適當履行合同義務，及時驗收、支付書款。二是要監控供應商的執行情況，如：是否按照合同要求提供書目信息、圖書配送是否達到合同承諾條件、相關業務數據的提供是否滿足要求、輔助加工工作質量是否達標等。圖書館通過監控機制及時收集和掌握各個環節的執行信息，可以有效預防因違約造成的法律風險。合同的履行有兩種可能的結果，一種是正常履行，另一種是由于各種原因導致的不履行、部分履行或延遲履行。對于后者，圖書館需根據情況及時變更或終止合同。

西安交通大學圖書館將全面質量管理中的PDCA循環理論引入中文圖書采訪工作中[8]，構建了基于PDCA的質量管理流程，實現了對內部、外部兩個方面合同執行情況的實時監控，尤其是對于規范供應商服務起到了積極有效的作用。例如：某年該館在執行監督過程中發現部分地方版圖書書目信息少、訂購量小、圖書驗收進度緩慢，難以完成預計采購目標。圖書館經PDCA循環分析發現，原因是某中標供貨商在書目信息提供、MARC數據提供、配書、到貨方面完全不能達到該館要求。經過溝通，對方表示由于其自身經營管理的原因，確實無法達到要求，于是該館及時終止了與該供應商的合同，并按照學校相關規定重新選擇了合作供應商，避免了采訪工作陷入被動局面。同時，這種詳細的合同監管機制對供應商的書目提供方式、MARC數據的規范要求、物流配送頻率、到貨率等方面都進行了明確和細化的要求，有利于從規范要求方面建立供應商準入預警機制，而且通過簽訂合同保證了供應商的服務質量，形成了在合作中培養供應商的機制，達到了提高館藏質量的目的。

3.4評估過程的合同管理

合同履行完畢并不意味著管理過程的結束，對于中文圖書采購這樣按年度循環往復、持續時間長、執行環節多、外部變化因素復雜的工作來說，合理履行完畢之后的總結和評估是必不可少的環節，對本期執行過程中問題的總結、思考、解決是提升下一期合同管理整體水平的重要前提。評估包括兩個方面：一是對內部各業務崗位執行情況的評估，主要依據合同內容考察書目選中率、訂單執行進度、付款進度等情況。二是對供應商的評估，主要依據合同約定考察書目數量、覆蓋學科，尤其是核心出版社書目覆蓋率、全年動態到貨率等情況。這些考核結果對于下一年度的招投標工作至關重要。許多采訪館員對當前招投標中低價中標的現象不滿，但又由于在招投標過程中沒有話語權而無力改變現狀，西安交通大學圖書館也曾面臨同樣的問題。逐利是商家的第一目標，低價中標的書商在中標后采取各種手段謀取利潤，表現最為突出的是在書目信息上做文章，對高折扣、低利潤的學術圖書書目進行隱瞞。如：有一家供應商全年提供的高等教育出版社的書目信息共十幾條，但最終到館的只有兩種，嚴重影響了圖書館的館藏建設工作。為此，西安交通大學圖書館用了幾年時間連續追蹤每家供應商每一期的核心出版社書目覆蓋率，用書商數據與出版社數據進行比對，對于書商隱瞞的書目直接通過出版社提供的書目信息補訂并按照中標折扣結算，同時將評估得到的合同期內書商書目服務、到貨率等關鍵數據提供給采購管理部門參考。經過長期的努力，圖書館提供的各項評估數據在招投標工作中起到了重要作用，低價中標現象連續幾年都不再出現，供應商進入努力提高自身服務水平的良性競爭階段。

4結語

中文圖書采購合同是圖書館與供應商之間就中文圖書買賣簽署的具有約束力的法律文件，是雙方交易模式的策劃，也是圖書館開展相關管理工作的法律依據。圖書館應重視締約階段合同文本基本框架和條款的構建，為后期的合同履行和合同評估做好基礎性工作，盡力規避、防控其中的法律風險，同時也應重視履行階段、評估階段的合同管理。圖書館應依據合同對中文圖書采訪全過程進行全程性、系統性、動態性的管理。

參考文獻：

[1]倪勝霞.圖書館期刊采購中的全過程合同管理[J].大學圖書館學報，2010（6）：62-65.

[2]謝登峰，胡遠珍，高鼎.高校圖書館期刊采購合同管理[J].圖書館建設，2012（5）：4-6.

[3]劉亞芹.外文圖書招標采購履約管理[J].圖書館論壇，2016（10）：90-95.

[4]陳戈如.高校圖書館圖書招標采購風險管理與控制[J].情報探索，2015（10）：82-85.

[5]喬燕萍.圖書館編目業務外包合同的管理[J].中國律師，2014（6）：59-60.

[6]李洪.基于生命周期的電子資源管理系統的分析與設計[J].圖書館理論與實踐，2012（4）：11-15.

[7]張靜，強自力.現貨采購與書目預訂有機結合的中文圖書采訪模式探討[J].大學圖書館學報，2005（5）：34-36，67.

[8]張靜，史淑英，檀樹萍.PDCA循環管理模型在中文圖書采訪質量控制中的應用[J].圖書館工作與研究，2015（12）：65-70.

（編校：周雪芹）endprint