高校檔案管理中信息資源共享模式構建分析

陳曉慧

摘 要：隨著高校檔案管理模式的深入改革，檔案信息化建設已經成為當前高校檔案管理的重要發展方向。高校檔案管理已經從最初的存儲功能，逐漸向多元化功能發展，其中檔案利用越來越受到重視。在信息化建設的背景下，如何實現與提升檔案信息資源共享服務水平，并構建高校檔案信息資源共享模式，是當前高校檔案管理急需解決的問題。

關鍵詞：高校檔案管理；資源共享；檔案信息化

1 高校檔案信息資源共享理念

信息資源管理理論是以文檔管理實踐為基礎，經過信息資源管理學者的理論探索而成的。高校信息資源管理屬于社會組織層面的信息資源管理，其包含全校各個部門、各個層次的信息資源。在高校檔案管理工作中，隨著信息化的快速發展與普及，網絡信息化技術不斷在檔案學領域里延伸，這也推動了檔案信息資源共享模式的發展。從信息構成角度來看，信息資源共享可分為信息資源、信息傳播機構與用戶三個要素，而從實踐環節來看，檔案信息資源共享在三要素的基礎上，通過兩個過程來實現，即信息資源共建與信息資源共享。信息資源共享中，“共享”是其關鍵環節，這需要通過模式構建來實現共享。

2 高校檔案信息資源共享的必要性

（1）社會信息化浪潮的日益沖擊

在高校檔案管理的發展中，社會信息化的快速發展推動了高校檔案信息資源共享建設的發展，使得高校檔案信息資源共享具有一定的必要性。從發達國家的發展歷程來看，信息資源和知識是現代社會的關鍵資源，因此加快檔案信息資源共享建設是實現資源節約型社會可持續發展的關鍵。社會信息化快速發展推動全民樹立和落實科學的現代信息資源觀，從一定意義上說，人類信息資源開發水平和利用決定了人與自然、人與社會的關系，決定了物質資源的開發水平和利用程度。因此社會信息化浪潮的沖擊使得檔案信息資源共享建設具有較高的必要性。

（2）公眾信息知情權的日益覺醒

高校檔案室重要是信息資源，隨著社會公眾對信息知情權的日益覺醒與重視，他們對信息資源的需求日趨增大，獲取信息資源的渠道要求也日益多樣化。在信息化社會的發展背景下，利用檔案已經不僅僅是少數人的權利，更多的人需要檔案信息資源來滿足信息需求，這給高校檔案管理工作提出了新的要求與挑戰。檔案信息資源的需求者具有較強的分散性特征，通常不受地域、時間、利用手段的限制，這就需要高校檔案管理工作中，加強信息資源的共享服務建設，以最快的速度適應社會發展需求。

（3）高校檔案在信息社會中的戰略地位

從當前社會發展來看，信息已經成為影響社會發展的重要因素，信息開始成為社會發展的重要生產力資源。在信息社會，信息受到人們的重視，這給信息資源管理部門提出了全新的挑戰。高校檔案作為重要的信息資源，其在社會發展中的地位不斷提升，因此開發利用檔案信息資源是社會發展的必然要求。在眾多社會信息資源中，高校檔案信息資源在對知識生產、人力資源開發、技術創新、高素質勞動力培養等方面具有突出的社會價值。高校一直是科學發展的前沿領域，在接觸新知識，獲取新信息方面具有得天獨厚的優勢，這也是高校檔案信息資源共享的必備條件。

3 高校檔案信息共享模式重構

（1）創建高校檔案信息服務中心

社會的發展要求高校檔案管理擁有針對性的發展模式，在知識經濟時代，高校檔案就必須構建與之相適應的信息資源共享模式。結合當前高校檔案管理工作實際，在信息資源共享建設的推動下，要創建高校信息服務中心，為信息資源共享奠定物質基礎。高校檔案信息服務中心是在傳統檔案館的基礎上，依托網絡信息技術而構建的，集檔案收集、檔案保管、檔案整理、檔案處置、檔案查詢、檔案利用等功能于一體的綜合職能部門。高校檔案信息服務中心不局限于檔案信息的收集、加工、整理與存儲，而且還要負責檔案的開發、利用、傳播與服務。

高校檔案信息服務中心的功能應結合檔案信息資源共享建設的要求，從內容、方式與層次三個維度進行設計。首先，從服務內容層面來看，應全面覆蓋高校日常所產生的所有具有保存、利用價值的檔案信息資源；其次從服務方式來看，應以最為簡潔的方式為用戶提供最快、最準、最全面的直接服務；最后，從服務層次來看，應圍繞高校的目標，參與到高校各項工作中，深挖檔案價值，包括使用價值與附加價值。

（2）建立高校檔案用戶反饋系統

高校檔案信息資源共享的目的在于提升檔案利用效率與價值，這就需要在檔案利用管理中獲得用戶的需求信息，建立檔案用戶反饋系統，進而能夠針對性的開發檔案信息資源服務。本文針對高校檔案管理工作實踐，從用戶需求層面構建檔案用戶反饋系統。在反饋系統中建立兩個環節，一是需求環節，包括需求類型、需求表現形式、需求結構以及需求的影響因素等；二是檔案信息資源管理環節，從用戶需求的特色出發，對高校檔案信息資源建設的具體任務進行構建，并組織有效的檔案信息輸出。

為了提升高校檔案信息資源共享的效率，從檔案信息服務中心中獲得用戶的需求信息，包括用戶要求、評價、意見等，然后反饋給檔案管部門，并結合高校檔案信息資源共享情況與反饋信息進行比較，之后對檔案信息資源共享系統進行優化調整，獲得最接近服務目標的過程。在信息反饋系統中，對反饋的信息進行分層，包括用戶的意見或建議、高校檔案利用效果、高校檔案信息資源利用需求的趨勢等，然后進行跟蹤開發，并加以系統分析，最終增強檔案信息資源共享系統的針對性與實效性。

（3）聯合各高校構建檔案信息集成系統

在高校檔案管理中發現，單獨一個高校的檔案信息資源是有限的，往往不能滿足不同用戶的需求，這需要在檔案信息資源共享系統構建中，積極尋求多個高校的配合，建立高效系統內的檔案信息集成系統，通過檔案信息資源整合的方式來豐富檔案信息資源共享系統的內容。在實踐工作中，由多個高校自身的檔案信息化系統構成一個檔案信息資源群，然后共同合作的方式下，建設高校檔案信息共享與服務集成系統，通過這個系統，能夠將各高校的檔案信息系統集成起來，然后用戶可以通過這個系統平臺，結合自身實際需求去訪問不同的高校檔案信息系統內的信息資源。

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