在知識管理背景下企業檔案管理問題探究

范捷

摘 要：檔案信息作為企業發展的重要記錄內容，可以幫助企業的反思過去發展中存在的問題、正視當前企業發展的實際、科學的規劃未來企業發展的方向。隨著知識經濟與時代的到來，對于企業檔案管理工作也提出了更高的要求。在知識管理時代，傳統的企業檔案管理模式已經不能滿足當前企業發展的現實需求，打破傳統閉塞、粗狂的檔案管理過程，強化知識時代科學、信息化、數字化的管理模式，成為了當前企業檔案管理發展的新方向。本文筆者就當前企業檔案管理的發展現狀，結合知識管理背景下企業檔案管理的內涵、屬性等，談談如何在知識管理背景下提高企業檔案管理的成效。

關鍵詞：知識管理；企業；檔案管理；信息化；數字化；模式

1 什么是知識管理？

21世紀企業的成功越來越依賴于企業所擁有知識的質量，利用企業所擁有的知識為企業創造競爭優勢和持續競爭優勢對企業來說始終是一個挑戰。知識管理是知識經濟時代涌現出來的一種最新管理思想與方法，它融合了現代信息技術、知識經濟理論、企業管理思想和現代管理理念。在組織中構建一個量化與質化的知識管理識系統，讓組織中的資訊與知識，透過獲得、創造、分享、整合、記錄、存取、更新、創新等過程，不斷的回饋到知識系統內，形成永不間斷的累積個人與組織的知識成為組織智慧的循環，在企業組織中成為管理與應用的智慧資本，有助于企業做出正確的決策，以適應市場的變遷。一句話概括為：知識管理是對知識、知識創造過程和知識的應用進行規劃和管理的活動。

2 知識管理與企業檔案管理結合的意義和作用

1.知識管理有助于企業檔案的知識共享。知識是企業的無形資產，對于企業的發展來說，至關重要。對于一個企業來說，如果不能把企業的知識內容匯總，形成一個企業層面的知識構架，那么很難從根本上提高企業知識內容的價值和意義。企業的檔案管理，作為企業知識內容的記載和歸納，對于企業信息、資源整個具有重要的意義和價值。所以，知識管理對于企業檔案的歸納，形成企業檔案知識共享具有重要的幫助。

2.企業檔案管理有利于形成對知識產權的保護。知識產權作為企業發展的核心力量和內容，成為了現代企業知識管理的重要內容。知識產權一般包含企業的專利、商標等形式的權利內容，是企業在發展過程中的重要資產內容。而，企業檔案管理詳細記錄和反應了企業知識產權的產生、發展，能夠有效的幫助企業在知識管理的過程中形成一系列的歷史文獻參照、未來發展參考等。

3.企業檔案信息可以幫助企業融合更多的知識管理人才。在企業的發展過程中，難免會遇到各種各樣的技術、生產等難題，這時就需要進行相關專業人才的整合和引進。比如某一個技術崗位，在之前某一個重大的技術攻關和生產難題中，涌現出一批技術能力強的員工，而這些信息也是被參與技術攻關和生產解決的檔案資料記錄下來，此時企業的檔案管理信息可以通過這些內容去匹配相關的人員，進行新一輪技術、生產難題的攻關。

3 當前企業檔案管理工作中存在的問題

1.部分企業對于檔案管理的重要性缺乏深入的認識

當前，存在一部分企業對于檔案管理的重要性缺乏深入的認識。很多企業，尤其是中小企業，對于檔案管理工作往往不置可否，片面的認為只要搞好生產、運營等工作就可以了，檔案管理可有可無。正是有這樣的思想認識，導致了很多企業負責人或者領導對于檔案管理工作的支持性不夠、不重視，進一步的降低了企業檔案管理的活力和成效。

2.相關的企業檔案管理人員的工作積極性不夠

在一部分企業檔案管理人員眼中，企業檔案管理無非就是對企業發展中形成的各類信息做好登記、歸納、整理，形成一部分文件的過程，沒有充分的認識到企業檔案管理行為對于企業當前、未來發展的重要性。在實際的工作過程中，缺乏主動積極的工作態度，被動的參與企業的檔案管理活動。

3.完善的企業檔案管理制度需要進一步細化和構建

最后，還有一部分企業在檔案管理的制度上空有體系，而缺乏細致、完備的制度內容。很多企業在檔案管理過程中，對于相關的檔案管理制度和規范沒有形成更加細致的管理內容。有些企業的檔案管理部門，承擔這企業檔案信息的所有內容，其他部門的檔案信息都是由專門的檔案部門進行管理，然而在這個過程中，面對復雜、大量的檔案信息內容，很多企業由于缺少細化的檔案管理體系，不能充分的對各種類型的檔案資料做好科學的管理，從制度上降低了企業檔案管理部門的工作成效和進一步發揮檔案事業在企業發展中的實際作用。

4 知識管理背景下企業檔案管理工作的探究

1.重視企業檔案管理工作，轉變檔案管理人員的工作作風

想要提高企業檔案管理的成效，最重要的就是企業的重視和檔案管理人員的思想認識。在企業側面，企業領導者必須從戰略上對其進行重視，適時轉變管理職能，從實體管理轉向知識管理，從檔案保管轉向信息挖掘。檔案管理必須從傳統思維中走出來，丟開因循守舊的思維模式和管理方式，充分發揮其作用，促進檔案知識產品化，將顯性知識轉化為隱形知識，再將隱形知識轉化為具有經濟效益價值的顯性知識，不斷為企業的經營活動提供競爭力和創造力。在企業檔案管理人員中，應該切實的轉變其工作作風，化被動為主動，積極有效的引導和鼓勵相關人員充分的認識到知識管理時代企業檔案管理的重要性，增強其參與管理的信心和積極性。

2.進一步細化企業檔案管理的崗位制度

細化企業檔案管理的崗位制度，就是在原制度和體系的框架內，不斷的對檔案管理行為的每一個崗位進行更加細致化的制度豐富和細化，力求通過形成以制度管理、有制度可以依靠、有制度必須依靠、違法制度必須追究、追究過程符合規范的檔案管理制度體系，從制度的角度加強人員的工作保障。

3.立足知識管理，創新企業檔案管理的模式

通過知識管理模式的應用和融合，能給有效的增強企業檔案信息的內部共享和流通，提高了企業檔案資源的實際利用效率和價值，也為企業在實際的生產、管理的具體行為提供了更多、更全、更細致的資料信息。比如筆者所在的單位檔案管理一共分為十二大門類，包括航天型號產品檔案，財務檔案，基建檔案，特殊載體檔案，民品檔案，質量檔案，文書檔案，人事檔案，設備檔案，聲像檔案，經營檔案等。通過知識管理思維的融入，可以進一步的把企業檔案信息科學的進行劃分和整合，提高企業檔案信息的利用率和成效性。

5 結語

長期以來，受到傳統企業檔案管理的思維影響，在實際的檔案管理過程中出現了很多與企業發展不相適應的發展模式，弱化了企業對于檔案管理重要性的認識。隨著知識管理思維的不斷引入和發展，企業通過立足知識經濟時代的理念和創新，進一步提高企業檔案管理的成效，將會對當前企業檔案管理事業的發展融合更多的機遇和方向。與此同時，企業也能不斷的從檔案信息資源中獲取到更多的發展思維和價值。

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