淺談公路工程文檔管理現狀及對策

張靜

摘 要：檔案是單位信息的重要來演，也是單位的寶貴財富，檔案工作的中心任務就是緊緊圍繞本單位工作實際，為單位改革和發展提供優良服務。

關鍵詞：公路工程；文檔管理；現狀

DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2017.23.247

1 公路工程文檔管理的必要性分析

（1）能夠強化工程管理水平。工程項目管理涉及工程的進度、質量、安全等，要有效的對這些因素進行管理控制，在工程項目中制定完善的考核與責任機制，以此為基礎判斷管理水平是否滿足之前預定的管理目標。

但是這些管理要素是存在于整個公路工程建設的始終的，因此在管理時需要進行動態化的管理，使得很多考核評價數據，在不同的時間段對數據信息進行收集統計，如果是單獨的進行統計，能夠耗時、耗力，無法保證數據的準確完整性。而將文檔進行項目管理，能夠使數據信息被完整準確的保存下來，使公路工程的檔案管理水平得到提升。

（2）有效發現處理文檔管理問題。公路工程建設是在完整周期中，涉及到很多單位部門，利用工程檔案能夠使單位工作活動被詳細的記錄在文檔檔案中，參與者通過簽字、簽署等方法將自身的責任義務進行明確。

做好文檔檔案管理能夠收集整理相關檔案信息，及時發現工程項目建設中出現的問題，根據問題對技術、工藝以及施工人員等進行調整優化，使工程建設順利安全的推進。此外如果公路工程出現事故，工程檔案還能夠對事故的根源等進行分析，明確責任評定，使公路工程問題得到有效的處理。

2 公路工程文檔管理的現狀分析

一直以來，工程行業中有充斥著“重外輕內”的思想，工程檔案管理常注重檔案館內部的管理，對于文檔產生的過程并不關注，對公路工程施工文檔管理的研究分析不到位。當前，公路工程項目施工建設過程中，工程文檔管理依舊使用人工管理的方法——即以保管為目的，以案卷不丟失為原則。再加上每項工程文檔的整理要求不同，整理規則不統一等情況，形成了檔案基礎不同的局面，并存在以下幾個方面的問題：

（1）工程文檔缺乏標準化帶來的問題。盡管我國的交通部門出臺了《公路工程質量檢驗與評定標準》和《公路工程施工監理規范》，其中規定了內業表格形式，但是并沒有規定表格的具體填寫方法，使得項目管理人員不能清晰、有效的認識內業表格的填寫方法，雖然各工程指揮部，對工程文檔管理做出了一些具體規定，但由于各種原因，內業和表格填寫方法仍有不同之處。

（2）紙質文檔管理不佳。當前公路工程施工管理過程中還只是使用紙質檔案，紙質文檔在生成、保管以及利用上還存在很大的滯后性，使得公路工程文檔管理效果并不理想。

（3）公路工程文檔與管理聯系不密切。對于公路工程文檔而言，其具有不可回復和一次性的特點，因而要求文檔管理人員有較高的素質水平。作為工程文檔管理人員不僅要明確檔案管理的業務知識，還需要具備專業的知識技能，有效的整理收集文件內容。當前檔案管理部門只是對工程文檔進行組卷、檢查工程竣工的相關文檔，但是整個工程文檔生成的全過程并沒有得到有效的監督管理，使得工程文件的管理與檔案管理相分離。當前工程文檔的生成、保管等人員都是兼職擔任的，雖然學歷比較高，但是缺少檔案管理的培訓機會，因此無法實現檔案管理的效果。

3 公路工程文檔管理的對策

（1）做好公路工程文檔的前期收集整理工作。首先，提高認識，明確責任，國家相關部門出臺了《檔案法》以及《關于加強基礎設施工作質量管理的通知》等，要據此完善檔案管理制度，依據公路工程建設的實際情況完善檔案工作的制度。確定檔案歸檔的相關內容，讓科技人員負責科技文件資料的形成、整理以及歸檔等工作，完善考核制度，做到獎懲分明，使科技人員認識到檔案管理工作是極為重要的，并且承擔起檔案管理的相關職責。其次，要將工程檔案管理作為項目管理的重點環節和內容，將檔案管理作為相關人員的重要職責，明確工程承包法人作為工程檔案的相關責任人。依據合同以及上級規定等由工作人員對工程文檔進行收集整理與管理，一旦出現問題能夠直接追查到相關責任人，并對相關責任人進行嚴肅處理。再者，公路工程建設要與檔案工作同時進行，由于公路建設的時間比較長，涉及的范圍廣，因此為了實現理想的檔案管理效果，就必須要保證檔案管理與公路工程建設同步進行，實現理想的檔公路工程文檔管理效果。最后，將監理單位的作用充分發揮出來，與檔案部門一起完善竣工文件的編制工作，提出工程文件、圖紙等內容的要求，同時完善工程檔案的質量標準建立，明確組卷需要、歸檔內容、文件排列、手續移交以及聲像檔案資料管理等要求。

（2）建立適應檔案信息化發展進程的辦公自動化系統。道德建立檔案管理基礎數據庫。建立工程檔案基礎數據庫能夠為公路工程項目建設的信息化管理目標順利實現，在公路工程建設管理時不僅要完善公路工程的相關文檔數據，同時需要開發基礎數據管理系統，保證公路工程的相關資料以及基礎數據等得到有效的收集與管理。該項工作中主要涉及采集、錄入數據，數據校稿、數據匯總等，其開發設計還需要依據公路工程項目管理中不同業務特點，從而使數據信息的自動錄入順利推進，從而提高工作效率，保證工作質量。其次，建立完善的基礎數據庫查詢系統，建立好基礎數據庫之后，為了使這些信息得到有效的管理與利用，還必須要開發一種便利；靈活的數據查詢系統與工具，從而使基礎數據的使用需要得以滿足。建立適應檔案管理信息化進程的辦公自動化分三步走。第一步，系統整合辦公自動化文檔的管理和傳輸，實現文檔信息在較大范圍內共享。第二步，建立公路地理信息系統，使信息的表達更形象直觀，主要包括每個斷面坐標聯接成的可任意放大縮小的帶狀路模型，以及沿線路兩旁一定距離內的地形要素圖，并且還為所有專題子系統提供空間骨架，有效地保留在施工過程中產生的數量眾多的數據資料。第三步，建立整個公路部門各職能科室整合地綜合管理系統。該系統可幫助路政管理部門在短時間內準確獲得各種目標的數據及其空間位置，幫助養護管理部門進行決策，管理人員可以通過系統在計算機屏幕上顯示出整個道路的地理位置、概況。endprint