試析高校檔案管理質量保障體系建設

西仁娜依·玉素輔江

試析高校檔案管理質量保障體系建設

西仁娜依·玉素輔江

隨著我國文化事業的快速發展，高校檔案管理工作成為了文化事業的重要一部分，檔案記載了學校的歷史、科研成果等，檔案管理質量保障體系是高校開展管理工作的基礎，提高高校檔案管理質量成為各大高校發展的一種趨勢。因此，高校應該建立檔案管理體系，保障檔案管理工作的順利開展。

高校檔案管理 質量保障 體系建設

隨著我國各高校的普遍改革，高校對于檔案管理工作更加重視，高校檔案記錄著學校發生的歷史軌跡，是重要的信息資源，只有管理好這些檔案才能利用好這些資源。檔案質量管理時，需要在檔案管理工作建立一套完善的管理質量保障體系，這對于提高檔案管理質量水平，促進檔案管理工作的順利開展，都有重要的指導意義[1]。

一、高校檔案管理質量保障體系建設的現狀

(一)高校檔案管理質量不高

檔案管理工作是高校管理工作中重要的基礎，它與其他工作是密不可分的，高校檔案質量體系的建設是個復雜的過程，需要管理人員的奉獻精神、服務意識等方面作為支撐。很多管理人員認為這是一個沒有意義的工作，沒有前途又枯燥無味，就造成了管理人員的工作懈怠，使得整體檔案管理人員服務意識差，影響了檔案管理工作的開展。

(二)檔案管理設施落后

很多高校的檔案管理設施陳舊，還采用傳統的管理設施，嚴重影響了檔案管理工作的進程。隨著科技的發展，檔案管理對于硬件的設備要求越來越高，現在高校采用的都是科技化管理進程，比如移動存儲設備、計算機、光盤等，都成為了檔案管理部門的必備品。如果硬件設施的缺乏，會影響檔案管理工作的進度，造成管理工作效率下降。

(三)檔案管理制度不完善

健全的檔案管理體系能夠指導高校的檔案管理工作，還能規范檔案管理人員的工作，但在高校檔案管理工作中，檔案管理體系不健全、檔案管理制度不科學，這在很大程度上影響了高校的管理工作[2]。檔案管理質量是檔案管理的重要環節，只有檔案管理人員明確管理制度，才能杜絕人為造成信息的錯誤。

二、高校檔案管理質量保障體系的建設

(一)完善檔案管理制度

高校在檔案管理過程中，檔案管理制度是高校檔案管理工作的基礎。首先，高校要建立檔案的各項管理制度，建立評審制度，學校領導派人定期到檔案室進行檢查，看檔案管理老師是否按照管理制度進行工作，如果沒有，應該對其進行批評，給其他的老師起到警示作用，讓老師嚴格的遵守管理制度。其次，做好安保工作。檔案事關學校的隱私，這就需要對檔案做好安保工作，以防泄露給無關的外來人員。最后，在檔案管理中，還應該制度檔案管理監制制度，學校應該成立監督小組，確保信息的及時錄入。

(二)推動檔案信息化建設

隨著科技的發展，信息時代的到來改變了人們的生活方式，也為高校的檔案管理帶來了便捷性，傳統的管理方法，耗費人力、財力，而且在查閱檔案信息時不方便，時間久遠，會造成檔案材料失真，很難提升檔案管理的進程。所以，要想提高檔案管理質量體系，必須推動檔案管理數字化建設。首先，將檔案信息化管理放在優先位置，信息化建設需要大量資金的投入，因此要根據學校的實際情況提前做好預算處理。其次，構建完善的人才培訓制度。高校檔案的信息化建設，離不開專業人才對檔案管理的維護，所以，高校要培養專業化的人才，加強培訓力度，從校外引進計算機方面的人才，提高高校檔案管理質量。

(三)對檔案管理人員進行教育培訓

檔案管理人員是檔案管理工作順利開展的基礎，很多檔案管理人員認為檔案管理工作枯燥、沒有前途，導致在工作中缺乏耐心、不認真，嚴重影響了檔案管理工作的進程。因此，要想提高高校檔案管理工作的質量，必須加強對檔案管理人員的教育培訓，使得他們認識到檔案工作的重要性，從而提高對自己工作的熱愛之情，增強工作使命感，建成一支專業化、職業化的隊伍。高校要不斷創新管理方式，提高工作效率，形成一支具備檔案建設的專業人才，不斷提高檔案管理人員素質，促進檔案管理工作開展。

(四)制定檔案管理獎懲體系

檔案管理是一個關系高校科研、學生管理、招生就業等高校辦學中諸多重要環節的基礎。因此，為了進一步加強檔案管理工作質量保障的體系建設，各高校需要結合實際情況出臺系統的獎懲體系[3]。比如在工作中玩忽職守，造成檔案丟失，學校應該給予嚴肅處分，對于在工作中表現突出的人員，應該給予獎勵。同時，學校每年舉辦一次評選活動，選出優秀管理員，這樣才能積極推動高校檔案管理質量體系的建設。

三、結語

高校檔案管理工作是學校各工作的重要基礎，對高校的發展起著重要作用。針對存在的問題，高校要重視，找出解決方案。此外，高校要不斷完善檔案管理制度、推動檔案信息化建設、培養專業的檔案人員、制定檔案管理獎懲體系，使高校檔案管理質量體系的順利進行。高校檔案管理工作是一個復雜的工程，需要各個方面不斷完善，才能為我國的教育發展做出更大的貢獻。

[1]宋紹梅.淺談高校檔案管理質量保障體系建設[J].科技資訊,2014(31):223.

[2]王瑋.高校檔案管理質量保障體系建設探究[J].科技資訊,2016(10):72～73.

[3]胡水旺.淺析高校檔案管理質量保障體系建設[J].太原城市職業技術學院學報,2013(08):104～105.

西北民族大學)

西仁娜依·玉素輔江，維吾爾族，甘肅蘭州人，中級職稱，研究方向：檔案管理。