儀器檔案建立與管理簡述

吉燕華+曾治君

摘要：儀器檔案的管理是近年來學校資產管理、實驗動物科技發展、學術科研及教學的重要組成部分，其管理水平的提高直接影響到學校的教學與科研成效。本文結合實際工作，從如何認識、了解、收集、整理與歸納儀器檔案入手，分析本校檔案現狀，對當前檔案管理中存在的問題進行研究，并提出有效建議，保證設備儀器檔案的完整、準確、系統和安全，重在提升儀器檔案管理水平，從而使相應儀器檔案發揮更大的作用，為學校及周邊兄弟單位科研、教學工作者提供更方便快捷的服務。

關鍵詞：實驗動物；儀器設備；檔案；管理

中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A

0 引言

隨著我國社會經濟的發展和科學時代的進步，高等教育也在快速的發展，近些年來，世界各國對實驗動物非常重視，實驗動物對現代社會的經濟建設和發展發揮了重要的作用，特別是國內實驗動物管理法的不斷完善引起了人們對實驗動物的高度重視[1，2]，高校為了自身發展的需要，極大地增加了對實驗動物學科建設的投入，特別是在儀器設備方面的投資也在逐步的增加，并且購置的儀器設備種類和數量也在急速的增加。現今已經購置部分較大型的儀器設備，如高速分析型流式細胞儀、顯微激光切割儀及分析系統、超高分辨小動物超聲成像系統與小動物活體熒光內窺鏡系統等等。高校學術科研也呈現出快速的發展趨勢，因此在科學技術進步的階段，很多儀器設備檔案的建立以及管理呈現出重要的價值與地位。

儀器設備的檔案是指在儀器設備的計劃安排、購置、到貨驗收、運行調試、管理維護、維修改造以及報廢處理等全生命周期過程中直接形成的具有保存價值的紙質與電子文件、數據與圖表、聲像與影視等不同載體的全部材料[3，4]。儀器檔案是最原始、真實、完整的記載著儀器從出廠到報廢的所有活動資料，在學術科研、教學工作中有著重要作用，直接影響到儀器的使用價值及相關工作的科學性、合理性、效率性。同時，儀器檔案管理的合理科學性又為科研工作者提供了方便，提高了工作效率。也為學校主管部門合理配置資源，為維修部門提供設備儀器運行規律、使用情況等服務，也更好的為維修人員及時找出故障并修復提供支持，也為日后儀器報廢做出有力的科學依據。

1 儀器設備檔案管理的重要性

（1）儀器設備檔案資料是完成儀器采購項目中一項重要的工作，它真實的記錄和反應了儀器采購、安裝調試和驗收的整個過程，也是儀器質量監控＼控制和驗收的重要依據[5，6]。同時，儀器設備檔案是儀器設備管理、購置、維修的重要組成部分，它反應了儀器的購置情況、使用情況，是選型的依據，也是延長儀器設備壽命、學術科研和教學順利進行的重要保障[5，7]。

（2）對儀器設備購買的整個過程進行記錄和備案，建立相應檔案，可以避免后期產生糾紛。

（3）儀器設備在日常的使用過程中，可能會由于某些原因（比如受潮、生銹等，沒有及時給儀器進行潤滑、清理等）使儀器的功能失靈，或者降低了儀器的穩定性、某些技術標準也隨之降低，出現一些故障，這些故障很容易導致實驗結果檢測不準確或者是無法正常使用，從而降低了科研工作者的工作效率。儀器設備能否正常地運行，離不開對其故障的診斷，其診斷主要依靠故障的后期維修和定期維護等，現在大部分高校的儀器設備的維修都是在其出現故障之后，才開始對儀器進行維修，不利于儀器設備的維護和保養，因此，需要定期對儀器進行故障診斷，及時的將儀器設備所發生的故障歸入檔案，可以為維修人員提供方便。這樣維修人員才能夠有效地掌握儀器設備的維修方式和對策[5，7]，從而減少了在維護維修上的技術和人員的花費。

2 儀器設備檔案的建立

（1）檔案管理的工作：就是收集完整的檔案資料，如儀器設備的購置計劃、投標書、中標通知書、購置合同等購置文件、驗收記錄、使用登記表（每年存檔）、保修單、售后服務承諾書、維修保養記錄、各類儀器的報廢等材料；將儀器設備檔案進行完整、有效、正確的分級、分類歸檔，合理科學編號。檔案的編制原則有唯一性原則，合理性原則，穩定性原則，擴充性原則，簡單性原則等等。如動物儀器設備的類別可以分為動物實驗、臨床檢測、病理實驗、細胞分子生物等等，其相應的儀器設備編號為中文拼音的首字母加編號（DWSY-0000，LCJY-0000，BLSY-0000，XBFZSW-0000）。

（2）儀器資料歸檔質量要求：歸檔文件資料的種類、分數、頁數都應該齊全完整，應有具體的保管部門和保管人，不同年度的文件一般不應該放在一個檔案卷內，檔案卷里面的材料應該按照一定的方式排列，分類歸檔，并依次編寫好頁碼，檔案卷內應該要有儀器檔案目錄表，并將其放在檔案卷首頁。

（3）儀器設備檔案的歸檔范圍和要求：儀器設備歸檔時，首先需要確定該儀器所屬的類別，結合實際情況，按照一定要求進行原始文件的歸檔，且歸檔的主要范圍及整理順序可以參照儀器檔案目錄進行排序和移交相關的材料，儀器設備檔案資料主要是包括儀器設備訂貨申請報告，購置計劃，招標文件，投標文件（技術文件），中標通知書，采購合同，代理進口協議，補充協議，變更申請書＼報告，儀器設備發貨通知單，清單情況表，儀器設備保管使用人授權書，儀器設備接收、驗收條件檢查表，開箱檢查核對表，安裝情況記錄，移機合同，儀器設備驗收申請報告，儀器設備驗收校外專家邀請書及回執，驗收報告，進口貨物報關單等等。儀器檔案的建立應及時根據儀器設備變化情況進行跟蹤收集和整理。

在對儀器設備進行歸檔時要特別注意填寫儀器設備名稱，生產廠家，規格型號，出廠編號，出廠日期，接收日期，目前放置地點和管理人等等。當儀器檔案建檔完成后，如果存檔的材料及各種數據發生了某些變動，需要及時進行修改和增補，同時需要對各種儀器設備的數據進行動態統計、歸納和整理，使檔案管理的各項工作（查詢、統計、管理）更加方便快捷、更加智能化、規范化和科學化。

3 儀器設備檔案管理現狀及存在問題endprint

（1）儀器管理規章制度不齊全：檔案的各項管理比較雜亂，管理部門沒有規范的儀器設備檔案管理制度，管理沒有依據性，可能會致使部分儀器設備相關材料的丟失、不完全等，進而會影響到儀器設備的使用、保養、維修等等。

（2）檔案資料收集不規范：在收集資料期間，由于檔案管理人員缺乏檔案管理的相關技術知識，有時候會使辛苦收集的材料不能及時、完整歸檔。此外，相關的檔案管理人員的流動性很大，導致儀器設備檔案管理脫節，雙方交接過急，從而造成檔案交接不清楚，最后形成檔案接收和管理效率低下。

（3）儀器設備檔案的使用率不高：學校管理部門在購置儀器設備計劃時，有時會出現某種儀器設備重復購置，其中的原由可能有使用者不能較好地查詢檔案資料，在記錄、使用和維護、維修方面，不能方便的查詢相關儀器檔案資料，常常會出現一些紕漏。

（4）技術人員配置不足和素質不高：隨著高校科研能力的提升，高端的儀器設備不斷引進，所需的技術維修人員的需求也在不斷的增加，技術專業專職人才明顯供應不足。特別是大型儀器設備所需的專業知識極其廣泛，從而使得維修人員的知識水平需要不斷的提高，但是現實中儀器維修人員的知識水平遠遠不能滿足要求，很多維修人員對儀器本身的了解及專業知識的掌握明顯不足。同時，有很多大型精密的儀器設備是從國外引進購置，不但需要較強的專業知識水平，還需要較高的外語水平。但是，此類維修人員在整個行業中都是偏少。對于維修專業人才的培養，可以和相關維修學校合作，培養專業的人才，進而學習掌握各種儀器設備的內在規律和特性，并對相關儀器進行深入了解和運用。在提升維修人員技能和知識的同時，也急需提高他們的地位。對于已經從事儀器設備維護維修的工作人員來說，他們工作時間較長，有豐富的工作經驗，對儀器設備有了一定層度的了解，因而，提升他們的知識水平和地位，有利于儀器設備的改造和改進，可提升儀器設備的使用效率和延長儀器設備的使用壽命，也可以促進學校科研水平的提升。

（5）管理模式較為傳統：很多高校對儀器檔案的收集和管理都停留在比較淺顯的階段，僅僅是對儀器材料進行簡單的整理、統計或者歸納處理。

4 加強儀器設備檔案專業化管理的措施

（1）健全規章制度：收集檔案的整個過程比較漫長，涉及到的部門、人員也比較多，因此要做好儀器檔案的完整收集，需要各個部門和人員的配合，單靠單個部門和人員的力量是根本不夠的，需要各個成員一起配合，共同努力完成。結合檔案管理部門的實際情況，制定一整套有效的儀器設備檔案管理辦法。如在儀器使用記錄、使用權限等方面要嚴格規定，合理執行。

（2）注重檔案收集，資料完整化，落實專職專人責任制：儀器設備從計劃購買，公開招標，簽訂采購合同，到儀器到貨開箱檢查、驗收，在到儀器的使用、維修、報廢等各個不同的階段，會形成不同的材料，在這個過程中，需要有專門的人員來收集這些資料，這樣才能保證收集材料的完整性與及時性。

（3）建立儀器檔案信息共享平臺：現今科技技術快速發展，各類計算機網絡管理技術的應用在各行各業中發揮著重要的作用。儀器設備檔案的建立與管理也急需跟隨新時代與時俱進的步伐，傳統的儀器設備檔案的建立與管理模式已經遠遠不能滿足科研與教學工作者的需求，也不符合當代科技發展的使命。儀器設備檔案的管理需要實現網絡化、智能化、規范化。利用先進的網絡技術，將傳統的儀器檔案管理模式與現代化的模式相互結合，建立儀器檔案管理模式的信息化共享平臺，才能更好的促進儀器設備檔案管理模式的發展。這種二者相結合的模式在不久的將來將發揮越來越重要的作用，提升高校平臺建設。從儀器設備初期的購置、投入使用到后期的效益和維修工作的材料收集都是儀器設備檔案管理工作的一部分，同時，還需要對儀器檔案資料進行統一的登記和統一的編制，這樣有利于技術人員和使用者對相關資料進行查詢和分析，更好的了解儀器設備的使用情況和運行情況。通過網絡信息化，可以更好的與儀器設備廠家進行直接溝通，能夠更好的對儀器設備進行維護和維修，既節省了時間又提高了效率。

（4）建立完善的儀器設備檔案管理制度：儀器設備檔案是通過收集資、各類資料進行分類和相應的編碼、最后進行歸檔建立。收集完整的儀器檔案資料和建立完善的檔案管理體制，可以更好的滿足使用者的需要，提升科研（學術科研、教學科研、醫學科研等）、教學工作者的工作效率，也使得儀器檔案資料得到了最大化的利用，更好的發揮儀器檔案所帶來的社會效益[10，11]。儀器設備檔案的管理制度大致包括以下內容：檔案室的檔案資料的各類整理歸納制度、保管和保密制度、移交、統計制度、借閱和各類登記使用制度、維護制度、銷毀制度等等，檔案管理員對儀器檔案的建立和相關儀器檔案的表格進行統一匯總整理，進而讓儀器設備檔案的建立與管理順利的進行，如儀器檔案資料的收集、歸檔、統計、移交等。可以更好地提高工作效率，保證工作者對儀器設備使用、記錄的連續性。因此建立完善的儀器設備檔案管理制度是十分必要的[12，13]。

（5）提高檔案管理人員的素質：儀器設備檔案管理都需要工作人員一步一步的去完成，因而，檔案管理人員的管理能力和工作態度對儀器檔案的收集和管理都十分的重要。只有儀器檔案管理工作人員的專業、能力水平得到提升、增強，儀器檔案管理的質量和效率才能得到相應的提高，假如收集整理檔案的過程中，發生很多的錯誤，必然會導致儀器檔案的質量下降，因此，儀器設備檔案管理人員需要較好的專業知識和能吃苦耐勞的精神，更要有嚴謹細心的工作態度。

從儀器設備的購置到該儀器壽命的結束，都要有詳細的記錄可查，建立健全完整的檔案管理制度，完善儀器管理的制度化、規范化、合理化和有序化。目前，儀器檔案管理制度還不夠完善，需要借鑒校內外的檔案管理經驗，取長補短，選擇與自身情況相似的管理方法來融入到自身實際檔案管理工作中，進而促使我校的檔案管理制度不斷完善和發展。

5 展望endprint

儀器設備檔案的建立需要有認真負責的檔案收集人員或檔案管理員，才能收集到完整、真實、有效的材料。在材料收集的過程中，各部門的人員需要增強檔案材料重要性的意識，相互幫助、相互配合，更好的完成儀器檔案材料的收集工作。儀器設備檔案資料的有效利用，需要有完善的儀器檔案管理制度、方便快捷的網絡信息與檔案管理相結合的模式、更需要高素質的檔案管理人員。同時，檔案儀器管理人、維修人員和儀器管理者必須提高自己的專業水平，了解相關儀器的發展動態，檔案管理人員需要隨時保持檔案資料的完整性和與時俱進性，充分發揮檔案資料的作用，進而提高科研、教學工作者的工作效率，進一步提升學校的科研、教學水平。

基金項目：江西省衛生計生委2016年度科技計劃項目（No.20163010）；江西中醫藥大學校級課題（No.2014RC002、No.2013jzzdxk069）

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