淺析企業檔案的數字化管理

曹瑩

摘 要：檔案管理工作是企業最基礎性的管理工作，同時也是提高企業工作質量和工作效率的必要條件。通過科學的管理企業檔案，可以對一個企業業績和管理水平進行有效衡量。可以說企業檔案是對企業發展史上的優秀成果的真實記載，是企業經營業績和科學發展研究的第一手資料。在當前信息時代，傳統的企業檔案管理模式已無法與檔案管理工作需求相適應。檔案管理模式發生了不斷的變化，同時具體的管理流程和管理手段也隨之發生變化。隨著計算機技術和網絡技術在檔案管理工作中的廣泛應用，電子檔案應運而生，這也加快推動了企業檔案數字化建設的進程，在這種情況下，需要努力提高企業檔案數字化管理水平，從而實現企業檔案的開發和利用，更好的發揮出企業檔案的重要價值。

關鍵詞：企業檔案；數字化管理；收集；電子文件；服務

當前計算機技術和網絡技術的快速發展，在檔案工作中各種先進信息技術廣泛應用，這也有效的推動了檔案數字化發展的進程。但在當前企業檔案管理工作中，由于對檔案工作重視度不夠，投入較少，再加之各種軟硬件設施配備不齊全，人員對先進設備操作不熟練，對先進技術不熟悉，這就導致檔案管理手段落后，檔案管理無法適應當前檔案數字化發展的需要。因此企業需要加快推動檔案數字化管理的進程，全面提升企業檔案數字化管理水平，從而為企業的發展提供重要的信息支持。

1 企業檔案數字化管理的意義

（一）更具便捷性

企業在發展過程中，有價值的信息都被檔案記載下來，這也使企業檔案數量不斷增加，種類復雜。在傳統企業檔案管理工作中，不僅管理工作效率較低，而且無法實現企業檔案的有效利用。通過對企業檔案進行數字化管理，利用現代數字化檔案管理系統，不僅具有較大的儲存空間，而且實現了檔案信息的快速檢索，即由計算機即能夠完成檔案信息的存儲和檢索，檔案管理工作效率更為快捷、高效，實現了企業信息資源的共享，這為企業的快速發展起到了積極的促進作用。

（二）有利于實現檔案信息的保護

企業的紙質檔案在長期的保存和使用過程中，紙張極易受到損壞，影響企業檔案信息的完整性。在檔案數字化管理工作中，紙質檔案被轉化了電子檔案，利用計算機、專用管理軟件和網絡即可以實現電子檔案信息的存儲，不僅存儲所占空間較少，而且儲存空間容量較大。企業所有的檔案信息都匯集到網絡儲存空間中，并為檔案需求者提供使用服務，有效的實現了對原件檔案信息的保護。而且采用紙質和電子檔案的共存管理，保障了企業檔案信息的安全性。

（三）增強企業檔案的安全性

實現企業檔案的數字化管理，在企業檔案數字化管理系統中，檔案管理人員會設置相應的訪問權限，有效的保證了檔案的安全性。同時在數字化管理工作中，還會應用各種先進的安全防范技術，避免了檔案信息泄露現象的發生，相較于紙質檔案，電子檔案的安全性有了大幅度的提升。

2 加強企業檔案數字化管理的建議

（一）加強對資料的收集

當前我們處于信息爆炸時代，信息交流十分頻繁，作為企業檔案管理人員，需要及時對檔案信息和資料進行收集。相較于傳統的檔案管理工作，現代企業利用檔案數字化管理系統可以在互聯網上收集各種企業發展需要的信息，而且檔案數字化管理系統與企業各系統都實現了有效的銜接，這為檔案信息資料的收集提供了更加便利的條件。企業檔案信息也能夠及時進行更新，有效的促進了企業檔案數字化管理水平的提高。

另外，電子文件實現了自動上傳收集。當前電子文件的形成通過下載或上傳即可完成，企業檔案管理部站可以在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，這樣就能夠第一時間收集到電子文件，并對其進行歸檔。

（二）開展在線服務

傳統的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。目前，國內許多單位檔案館（室）利用互聯網開展的網上服務，已成為為社會和單位提供檔案利用服務的一種重要形式。檔案工作者要以網站為基礎，進一步加快檔案信息資源數據庫建設，尤其是電子文件全文數據庫建設，在網站上實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源數字化、數據庫化，檔案信息服務利用網絡化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。

（三）建立網絡共享服務平臺，提高內部調檔與查詢速度

首先，可通過計算機網絡技術加強對于企業檔案信息的管理，完善檔案信息處理過程中的各項事務的操作與運營，保障信息技術的使用能夠切實為企業管理服務，并始終貫徹于檔案管理工作的各個流程當中，全面推動現代化的實施。其次，建立網絡共享服務平臺，按照檔案信息的具體內容和所屬區域進行分類歸檔，并提供非限制和非保密性文件的統一檢索和管理服務，提高調檔查詢速度，提升工作效率。

（四）全面采取信息安全備份，強化檔案信息安全性管理

非人為的不可抗力因素，是對檔案信息安全造成重大損害的癥結之一。計算機網絡硬件故障、各類自然災害和不可預估性事故一旦出現對于檔案、尤其是對企業內部“孤本”檔案所造成的危害無疑是致命性的。其不僅會威脅到企業檔案信息本身的完整性，更將影響其使用價值，以及日后可用性，所以，在提高企業檔案信息安全性的同時，還應當適時做好檔案數據的安全備份工作。

為了讓數字檔案備份更加安全、更有保障，檔案管理人員可進行多重備份，并定期進行數據在線、脫機模式下的雙重檢驗。需要注意的是，備份至云端的數據需要及時構筑防火墻、數字驗證碼及密碼校驗技術和入侵檢測技術來為其安全性提升提供更多重保障。對于企業數字檔案的備份還要充分考慮到原始數據所處地區可能會誘發的各類自然災害，或是其他可能威脅到檔案安全的因素，并基于此搭建異地備份平臺，完善對于兩地同檔案的備份與數據更新。

3 結束語

在當前信息時代，各種先進科學技術在企業檔案管理工作中的有效應用，加快了檔案資源數字化和電子化的發展進程，全面提升檔案工作的效率。而且在數字化技術支持下，企業檔案信息的開發也朝著深層次和高水平發展，能夠更好的滿足企業的現代化發展需求。在當前企業檔案數字化管理工作中，還需要重視檔案信息的安全管理，實現檔案信息共享和安全的完美對接，從而使企業檔案更好的服務于企業的長遠發展，推動企業戰略目標的實現。

參考文獻

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