走出歸檔誤區 豐富企業檔案資源

王偉義

摘 要：歸檔工作是檔案工作重要組成部分，是做好檔案保管、利用工作的重要基礎。然而，企業各級人員存在一些歸檔誤區，直接影響了歸檔工作的順利開展和后續利用服務。本文首先闡述了歸檔工作的重要性，介紹了一些常見誤區，深入分析了其原因，并提出了改進措施。

關鍵詞：歸檔；誤區；檔案資源

檔案作為企業各項活動的歷史記錄，發揮著企業記憶庫、知識庫、智慧庫的強大作用。歸檔工作在其中發揮著重要作用，可以說，歸檔工作開展的好壞、應歸檔文件收集齊全完整與否，直接影響著檔案管理和利用工作的成效。然而，企業各級人員還存在“歸檔工作與我無關”、“歸檔就是應付應付”等誤區，文件歸檔不及時、不完整、文件質量不高、整理不符合規范等問題時有發生。筆者認為，企業應正視這一現象，深入分析深層次原因，建立并強化有關措施，切實提高歸檔工作水平，為企業改革發展提供強大的資源保障。

1 為什么要做好歸檔工作

1.1 法律法規及標準規范要求

國家有關法律法規、標準規范對做好文件歸檔工作提出了明確要求。

《中華人民共和國檔案法》第十條提出，“對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有”。

《中華人民共和國檔案法實施辦法》第十二條提出，“應當立卷歸檔的材料由單位的文書或者業務機構收集齊全，并進行整理、立卷，定期交本單位檔案機構或者檔案工作人員集中管理，任何人都不得據為己有或者拒絕歸檔”。

中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》提出，“凡是應歸檔的文件材料，要向本單位檔案機構移交，任何部門和個人不得據為己有或拒不歸檔‘。

企業應遵守上述要求，高度重視并抓好歸檔工作，使歸檔工作合法、依規。

1.2 企業發展的需要

檔案是企業知識資產和信息資源的重要組成部分，真實記錄了企業生產、研發、管理等各項活動開展情況，對企業長遠發展有著重要意義。歸檔工作是檔案收集的源頭，只有將應歸檔文件及時、完整、準確收集，才能為后續檔案利用工作打下良好的基礎。企業應站在長遠發展的戰略性高度，落實各部門、項目歸檔責任，提升歸檔工作水平。

2 文件歸檔工作中的常見誤區

2.1 重視結果性材料歸檔，忽視過程性材料收集

對于一項業務活動來說，結果性和過程性的材料都隨之而產生，這兩類材料都需要收集，否則今后查閱相關檔案就會有缺失。但是在部分人員看來，結果性的材料有歸檔價值，反映過程的材料沒有什么價值，留在有關人員手中而沒有歸檔。這種觀念，割裂了業務活動文件的形成規律，導致過程性文件收集不完整。

2.2 重視紙質材料歸檔，忽視其他載體收集

電子圖片、照片、音視頻等載體文件，具有直觀、形象、生動等特點，其保存價值較高。但限于傳統觀念和習慣，目前紙質文件歸檔居多，其他載體歸檔情況很不理想。特別是對于文件形成的源頭不是紙質而是其他形式的，例如數碼照片、音視頻文件、電子郵件，如果舍棄其原生性載體而只保存紙質等傳統載體，豈不是舍本逐末嗎？恰恰是這些載體的文件才是真正意義上的原始記錄。

2.3 重視文件收集歸檔，忽視文件整理

根據檔案管理要求和業務活動實際，文件收集歸檔的一條重要原則是“誰形成、誰收集、誰整理、誰歸檔”，也就是說歸檔人員除了要做好文件收集、辦理歸檔手續外，很重要的一項職責是對文件進行整理，使之有序化，便于后續保管和利用。但文件不加整理或整理不規范的現象仍然存在，這會直接影響到后續的查閱利用。

2.4 重視主業類材料歸檔，忽視管理類業務材料收集

企業在研發、生產、服務、經營、管理等業務活動中產生的有價值文件都應該歸檔。圍繞主營業務如科研、生產、市場開發領域產生的文件歸檔情況比較理想，但管理類活動如企業文化、內部管理等領域產生的文件收集、歸檔工作不盡如人意，究其原因，由于管理類業務不直接產生經濟上的收益，企業往往忽視其歸檔價值。

2.5 重視歸檔文件數量，忽視文件質量

部分人員認為只要按照歸檔范圍將文件向檔案部門歸檔就算完成任務了，對于文件本身的質量如字跡是否清楚、簽署手續是否齊全不關心，結果造成了歸檔文件數量上達到了要求，但質量堪憂，發揮不了檔案的應有價值。

2.6 按主觀想法歸檔，不按歸檔范圍和保存價值歸檔

只有列入歸檔范圍或者確有價值的文件才需要歸檔，隨意擴大或縮小歸檔文件范圍的做法是非常有害的。有的員工認為只要文件形成了就需要向檔案部門歸檔，有的員工則認為文件保存在自己手頭用著方便或借口文件具有保密要求而拒絕歸檔，這些都是錯誤的認識。

3 產生上述現象的原因

3.1 歸檔責任意識不強

員工對檔案工作存在錯誤認識，認為檔案工作是檔案部門的事，與己無關，沒有正確認識到檔案的價值和檔案工作的重要性。員工還存在被動式歸檔的思想，檔案部門催了才歸，或者即使歸檔也是應付了事，忽視了其歸檔的主體責任，缺乏歸檔主動性和積極性，這是影響歸檔工作的最主要原因。

3.2 歸檔人員檔案基礎知識不扎實

檔案工作是集理論知識、實際操作于一體的綜合性業務，整理、歸檔作為其中的一項重要內容，需要歸檔人員具備一定的檔案知識。但歸檔人員普遍缺乏檔案基礎知識，對什么是檔案、歸檔范圍、整理要求等不熟悉。

3.3 檔案監督指導和服務力度不夠

檔案部門負有監督、指導業務部門文件歸檔的職責，為業務部門提供歸檔工作指引、輔導、培訓也是檔案部門服務的一項重要內容。目前企業檔案部門存在一定程度的錯位、缺位情況，埋頭于檔案日常業務，缺少主動管理、主動服務意識，沒有站在企業高度謀劃檔案工作。

4 提升歸檔工作成效的幾點做法

4.1 做好宣傳培訓，提升員工檔案意識和知識水平

企業應利用內部媒體、信息系統、檔案陳列展覽等方式，向廣大員工宣傳檔案工作及檔案價值，提升員工歸檔意識，使大家樹立“今日我歸檔，他日我收益”的理念，使歸檔成為員工的自覺意識、自發行動。此外，檔案部門應積極舉辦業務培訓，向員工講授檔案價值、歸檔要求等。

4.2 加大檔案業務監督指導力度

企業檔案部門應大力開展業務監督指導工作，通過定期開展檔案工作評價、歸檔工作考核、項目檔案工作巡檢等方式，督促、檢查各業務部門、項目做好檔案工作。

4.3 完善有關制度

企業應根據業務領域變化、機構和人員變動等實際情況，定期評估現有檔案工作制度，持續豐富和完善檔案制度體系，使其保持科學性和指導性。檔案部門應收集各部門、項目對歸檔工作的意見和建議，動態評價、調整歸檔流程和做法，并寫入企業檔案制度中，并做好制度宣貫、執行工作。

4.4 建立兼職檔案員隊伍

企業應建立以檔案部門專職檔案人員為核心、各業務部門及項目兼職檔案人員為基礎的工作網絡，發揮整體合力，共同做好歸檔工作。可選擇有一定工作經驗、從事秘書或文件管理工作的員工作為兼職檔案員，定期組織其參加檔案業務培訓、研討，提升其檔案業務能力，提升歸檔水平。

5 結束語

企業應建立健全并完善歸檔工作機制，使員工由“要我歸”向“我要歸”、“我會歸”轉變，使主動歸檔、規范歸檔成為員工的自發行動，持續提升歸檔水平，豐富企業檔案資源，為企業發展留下寶貴的檔案財富。