事業單位檔案的數字化管理策略探討

陳坤+葉偉

摘 要：對于事業單位來講，展開對于檔案進行數字化管理，能夠使得檔案管理工作者便會擁有較高效率，同時還可以對事業單位人力資源進行有效優化，對事業單位內部結構進行合理規劃，從而促進事業單位的進步。當前社會處于信息時代的大環境下，隨著檔案進入數字化建設原來的管理方法已不能滿足當前數字化檔案在管理上面的要求。本文分析了事業單位在進行信息化管理過程中的策略。

關鍵詞：事業單位；檔案數字化；管理模式

對于檔案的管理來講是事業單位工作范圍里面的屬于日常性的工作，對檔案進行數字化方式展開管理，所帶來的效益是非常的客觀的，首先，對于事業單位在存放檔案的物質資源上有著很大的節約，同時一定程度上也減少了檔案在查閱使用的過程中損壞現象的出現。由于對于檔案的數字化處于初期階段，管理模式不完善仍然有著許多漏洞的存在著，從而導致了檔案管理上效率低下，一定程度上阻礙了事業單位的工作進度。

1 檔案數字化建設的必要性

檔案管理進行數字化建設，是由傳統的以實體紙質文檔為主的進行的保管方式轉向以數字化的形式進行檔案信息的存儲從而對社會進行檔案服務社會。在對檔案進行數字化建設過程中，將檔案信息作出一系列的技術處理加工，從而強化對檔案的管理方面的而效率與收益。相對于檔案管理上的傳統形式，檔案的數字化管理對檔案信息的存儲、編輯以及查找審閱是極為便捷的，同時，數字化技術在信息傳播上有著極大地優勢，同時減少了對時間資源上的耗費有力的推動管理上的工作效率的提高，進而控制了檔案管理的成本。然而，現實情況下事業單位對于檔案管理的方面仍然沿用以前的管理方式。還有一部分單位已經擁有了管理檔案的相關系統，由于系統功能上的欠缺，僅對部分個體單元進行相關系統的錄入。如果進行檔案上的調取與查閱時主要還是利用傳統的操作方式，信息化手段沒有都得到徹底的執行，檔案管理未能與信息時代的不打保持一致從而使得檔案管理工作相對滯后。因此要求事業單位及時作出調整強化自身的學習能力推進信息化建設。

2 檔案管理信息化建設現狀

2.1 數字化認知程度不足

對于進行數字化建設起步階段，事業單位檔案管理者對檔案的認知水平為達到應有的水平。僅僅簡單的認為檔案管理知識對檔案信息進行簡單的謄抄與保存，未能發掘出檔案管理的真正價值與作用。部分單位未能從長遠的角度看待該項工作，對于檔案的管理這項工作而言該工作不是一個短期的任務它是一項長期的活動。多數事業單位里，在檔案數字化建設上工作力度不夠僅僅進行表面形式上的工作，并未從根本上進行數據化轉變。

2.2 檔案管理工作者素質水平

傳統的管理方式不能適應當前的檔案的數字化建設，檔案數字化管理對于計算機的使用較為頻繁，然而實際情況中，部分事業單位里面，負責檔案管理人員素質水平較低，僅對傳統管理方式熟悉，對于檔案數字化建設未找到正確的切入點，從而降低了工作者的工作效率，限制了檔案管理數字化建設進程。

2.3 管理設備配套滯后

對于檔案管理建設的過程中，對于工作環境的要求有著一定程度上的降低，檔案數字化管理所需的設備僅僅要求具備計算機以及網絡的辦公場所便能夠滿足。由于多數單位對檔案管理的新模式重視程度不足在進行管理工作中配套設備較為落后，設備上的配套更新優化未能滿足管理工作需要，未能將檔案管理數字化建設落實到具體的工作中去。

3 新型管理模式下的策略

3.1 提高事業單位工作人員的技能和素質

由于事業單位檔案數字化管理建設過程中檔案管理上業務能力還有素質未能勝任當前的管理工作中的，所以加強工作人員的技能和素質是較為迫切的可以通過定期崗位培訓、會議、視頻等渠道進行學習培訓。建立起有效的培訓機制，使得關于新型的管理知識能夠得到及時的補充，從而對自身技能與素質進行快速的提升。同時注意對新型人才進行及時的引進，對相關人才引入到檔案管理崗位之中來，從而培訓出擁有檔案數字化管理專業知識的專業團隊。

3.2 增加對檔案管理資源的投入

對于檔案數字化建設過程中需要具有檔案管理的專業性團隊同時在管理設備上要求能夠及時跟上工作需要。因此需要增加對檔案管理進行財力資源上的投入做到對設備進行及時的更新升級還有就是對先進的管理技術進行引進和學習，進而提高管理水平將檔案數字化管理切實的落到實際行動上，維護好管理人員的辦公環境進而得到有效的提高，提升管理人員的工作效率，使得檔案管理價值得到更大的體現。

3.3 構建新型的管理模式和系統

對于進行檔案數字化管理建設過程中以前的傳統管理模式已經不適合數字化管理上了，因此需要進行對新型的管理模式建立，從而保障檔案數字化管理能夠有序穩定的開展。對于檔案管理部門的負責人來講，要對檔案數字化管理模式進行及時的調整尋找到與新型管理技術相適應的管理模式以及采用與管理技術相匹配的設備。

3.4 做好數字化建設的防火墻

檔案數字化建設可以為檔案管理人員還來管理方面的便利，增加了工作效率，一定程度上減小了工作量，同時也要對檔案數字化的安全性進行嚴格的控制防范。在當前網絡技術發達的今天，事業單位在進行檔案數字化管理建設中，同樣要注意對檔案數字化的管理系統以及網絡入口進行安全管理，進行周期性安全隱患展開排查，電腦中出現的漏洞要做到及時系統更新，出現的病毒要進行及時查殺。對于工作人員在檔案管理上的安全意識的培養也是非常重要的，首先是要求管理者對保密協議的嚴格執行，在管理系統中對進行權限上的設置并且對重要的檔案信息進行加密處理加強保護。

4 結束語

對于事業單位來講進行檔案數字化建設能夠極大的提高其辦公的效益，從而推進事業單位不斷發展，同時也促進了檔案數字化管理不斷的進步，并且檔案管理人員通過對自身素質的提高加強對其重視程度這需要事業單位和檔案工作人員進行不斷的探索，提高工作人員自身素質進一步完善檔案的數字化建設。

參考文獻

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作者簡介

陳坤（1981-），男，漢族，湖北十堰人，職稱：助理館員，檔案方面，十堰市疾病預防控制中心。endprint