高職院校品牌專業檔案管理問題診斷及策略研究

田姝

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2017.30.222

摘 要：以高職院校品牌專業的檔案管理為研究對象，對品牌專業檔案管理的重要性和必要性進行了論述，深入分析了當前檔案管理工作出現的諸多問題，如檔案管理意識的薄弱、檔案管理設施的滯后、檔案管理機制的不健全等，明確指出檔案管理不到位對專業發展的不良影響，還分析了以上問題產生的主要原因，并就解決問題提出了專業的建議。

關鍵詞：高職院校 品牌專業 檔案管理

中圖分類號：G647；G271 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）10（c）-0222-02

隨著就業競爭力的持續性增長以及我國對高職院校專業的特色化要求逐漸增強，品牌專業的建設成為了當今我國高等職業教育院校發展的重中之重。品牌專業的建設有助于專業人才的培養，在很大程度提高了高職院校的就業率和競爭力。因此，高等職業教育院校越來越認識到品牌專業建設的重要性。

而檔案管理工作就是高職院校品牌專業建設的基礎和重要保障。檔案管理工作是否到位直接關系到品牌專業的建設與發展。品牌專業的檔案管理主要是指將品牌專業從創辦到發展積累下來的一系列有關教學、科研、各種培訓等文字資料、音頻資料、圖片資料、視頻資料進行歸納與整理。品牌專業的發展水平、個性特點、科研成果等均可以在檔案管理過程中詳實地體現出來。近年來，高職院校普遍認識到品牌專業的檔案管理工作是不容忽視的，一些檔案管理具體的工作得到了進步與發展，但是在有些方面仍然存在著諸多問題和不足。

1 高職院校品牌專業檔案管理的重要性

高職院校品牌專業檔案是使外界充分認識本校品牌專業特色和發展的窗口，可以有效提升品牌專業的社會影響力。同時品牌專業檔案是品牌專業發展的力量源泉。高質量和高水平的檔案管理能夠將品牌專業從建立到發展的點點滴滴逐漸積累下來，幫助專業建設人員總結經驗教訓，在關鍵時刻決定專業發展的方向，從而打造出自己的辦學特色。專業檔案中的部分資料也可以運用到教學運行之中，為品牌專業教學管理提供良好的支撐，因此，高職院校品牌的檔案管理工作應當受到高度重視。

2 高職院校品牌專業檔案管理的問題診斷

2.1 品牌專業檔案管理意識相對滯后

通過對部分高職院校的走訪調查，我們發現，大多數的高職院校盡管相當重視品牌專業的建設，但是在考量品牌專業建設時，往往將眼光駐足于該專業的就業率，以就業率的高低來評判品牌專業的優劣，而專業檔案管理的工作往往被忽視。有些專業負責人認為，品牌專業的檔案管理工作主要是分類保存，并不需要太高的技術含量。正因如此目前大多數的品牌專業的檔案管理者并不具備檔案管理的相關知識和技能，甚至許多品牌專業的檔案也并沒有安排專人管理，而是由普通的教務人員代為管理。由于沒有獨立、完整的品牌專業檔案管理部門和具有專業知識技能的檔案管理者，從而導致品牌專業的相關資料堆砌、亂放、遺落等現象頻發，不能得到及時梳理、歸檔和儲藏，進而導致相關工作不能順利進行和開展。

2.2 品牌專業檔案管理的設施落后

隨著科技的進步以及信息技術的普及，與傳統檔案管理工作相比，現代的檔案管理工作已逐步發展為信息化管理方式。紙質檔案轉化為照片掃描件等數字化檔案。再將圖片、資料、記錄、音頻、視頻等信息存入電腦，以數字化的形式將檔案的相關內容進行呈現，檔案管理人員通過在電腦上操作對相關電子文件進行整理和歸檔，便于統計、檢索和應用。利用品牌專業的網站平臺按照不同級別的權限向用戶開放，實現不同教師不同學校資源共享。但是，很多高職院校的品牌專業并沒有針對檔案管理配備專用電腦、掃描儀、移動硬盤等必備設施，也沒有設立專門的品牌專業檔案室或者檔案室規模較小，檔案儲藏柜和消毒器等保護設施也有所缺失，使得品牌專業的相關檔案不能得到有效的歸納、消毒與保護。除此之外，相關檔案管理人員對于數據庫和云平臺等相關先進數據存儲方法和專業知識掌握并不熟練，而是依然延續了傳統的檔案管理方式方法，直接導致工作效率低下。

2.3 品牌專業檔案管理的機制不健全

由于部分高職院校的相關負責人對檔案管理重視程度欠佳，品牌專業的檔案管理機制往往不夠健全。因為沒有相應的規章制度和問責機制，相關材料的整理與保存沒有專門的負責人。而無人負責、無人監管的現象甚至會導致部分資料的老化、破損、丟失等各種紊亂的現象。這樣的檔案管理不但不能夠為品牌專業的建設和發展提供服務和支持，反而給專業建設發展帶來了諸多的困擾。

3 高職品牌專業檔案管理的策略探究

3.1 提高品牌專業檔案管理的意識

高職院校應該從根本上提高品牌專業檔案管理的意識。眾所周知，檔案管理工作較為紛繁而復雜，涉及到方方面面細微瑣碎的事項。作為學校乃至二級學院的負責人應當在重視品牌專業建設的同時，加強對品牌專業檔案管理的重視程度，把檔案管理納入到專業建設的計劃中，將其作為品牌專業發展的重要事項去抓。在教師隊伍中，大力宣傳品牌專業檔案管理工作的重要性，使廣大教師提高品牌專業檔案管理的意識，調動他們積極主動地參與學校品牌專業資料的收集工作。此外，對于每個品牌專業都應當設置專門的檔案管理人員，通過組織培訓、學習等多種方式方法加強檔案管理人員對品牌專業檔案管理的認識，充分了解品牌專業檔案管理的價值所在，不斷學習并總結經驗，提高數據收集和檔案管理能力，從而提高檔案管理質量和水平。

3.2 加強品牌專業檔案管理的設施建設

目前，在傳統紙質檔案管理的基礎上，檔案管理更多地采用了資源數字化、信息服務網絡化、電子文件和電子檔案管理規范化的管理形式，因此，高職院校對品牌專業檔案管理過程中應該加強管理基礎設施的建設。建立專門的品牌專業檔案室，配備專用電腦等必備硬件設施，將有關教學、科研、培訓、會議等文字資料、音頻資料、圖片資料、視頻資料進行甄別與篩選，存儲到電腦，從而促進存儲和查閱工作的進行。除此之外，高職院校還應該為輔助檔案管理的信息化添加相應的其他硬件設施和軟件設施，如掃描儀、打印機以及檔案管理軟件等，有效實現高職院校品牌專業檔案管理的信息化，從而方便資源的共享以及日后的數據提取和使用。

3.3 健全品牌專業檔案管理機制細化考核方式

學校應該構建一套完善的檔案管理制度，構筑一套科學、系統、完整的管理體系和評估方法，對品牌專業檔案管理工作進行及時監督、監管。并且相關負責人應當適時督促品牌專業的檔案管理者積極的參加培訓活動，從根本上增強檔案管理者的知識儲備和專業技能，使檔案管理者的各個事項都做到有章可循，從而緩解目前檔案管理工作紊亂的情況。另外，檔案管理工作是一項紛繁而復雜的工作，高職院校在部署檔案管理工作時應該將工作落實到實處，建立健全各人員之間的職責協調機制，避免出現品牌專業資料和數據的丟失、破損以及遺漏現象。

4 結語

高職院校品牌專業的建設離不開檔案管理，檔案材料是高職院校品牌專業建設的重要載體，是外界充分認識品牌專業的窗口和工具，是一項任重而道遠的工作。品牌專業檔案管理是高校“數字化校園”建設的重要組成部分。高職院校只有在日常工作中加強對檔案管理工作的重視，才能使品牌專業的檔案管理工作落實到實處，步入規范化、系統化、智能化以及科學化的軌道，從而更好地為品牌專業乃至高職院校的建設和發展提供優質、快捷的服務和支持。

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