信息化時(shí)代高校檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求與路徑選擇

林杰

（華南理工大學(xué)公共管理學(xué)院，廣州510640）

信息化時(shí)代高校檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求與路徑選擇

林杰

（華南理工大學(xué)公共管理學(xué)院，廣州510640）

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，高校檔案管理工作面臨著新的現(xiàn)實(shí)的挑戰(zhàn)。高校檔案管理工作是高校日常工作的重要組成部分，能夠衡量高校的管理水平。因此，主要介紹了高校檔案管理信息化的內(nèi)涵和基本構(gòu)成，針對(duì)目前信息化過(guò)程中面臨的主要的問(wèn)題，提出了改善的路徑。

高校；檔案管理；信息化建設(shè)；現(xiàn)實(shí)需求；路徑選擇

作為高校的信息資源之一，高校檔案包羅萬(wàn)象，主要有高校的科研、發(fā)展歷程、校園管理、學(xué)校黨政活動(dòng)等的翔實(shí)記錄，是高校的事業(yè)、歷史發(fā)展的見(jiàn)證者，其管理水平可以作為高校管理水平的衡量標(biāo)準(zhǔn)。隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化和高校檔案管理之間的關(guān)系也越來(lái)越緊密。這就推動(dòng)了檔案管理的信息化發(fā)展，同樣也帶來(lái)了許多的新問(wèn)題和新挑戰(zhàn)。

一、信息化時(shí)代高校檔案管理的內(nèi)涵及構(gòu)成

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，檔案管理信息化逐步成為了目前檔案管理工作當(dāng)中的重要構(gòu)成部分。當(dāng)下，高校對(duì)于檔案資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和加工，并通過(guò)數(shù)字化的手段，對(duì)檔案資源進(jìn)行合理科學(xué)的分配，從而能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源為全校師生、社會(huì)成員共同使用，這樣就能夠極大地開(kāi)發(fā)和拓展信息檔案的利用率，從而實(shí)現(xiàn)信息檔案為社會(huì)服務(wù)的作用。可以說(shuō)，高校信息化檔案管理建設(shè)是在進(jìn)行紙質(zhì)和電子檔案管理過(guò)程中，一方面不斷拓寬檔案的資源和類型，另一方面要不斷創(chuàng)新和改善檔案的利用方式。此方式通過(guò)應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算及技術(shù)進(jìn)行館藏檔案的數(shù)字化管理，進(jìn)一步擴(kuò)充這些檔案管理的應(yīng)用方式。在校園數(shù)字化的過(guò)程中，檔案的數(shù)字化建設(shè)是非常關(guān)鍵的。利用信息化的技術(shù)獲取、處理、分類保存、應(yīng)用檔案信息，提升管理檔案過(guò)程中的管理效率，實(shí)現(xiàn)最大程度的資源共享，最終實(shí)現(xiàn)館藏信息的數(shù)字化，從而使得檔案管理工作進(jìn)一步走向數(shù)字化、規(guī)范化進(jìn)程。

通常來(lái)說(shuō)，檔案管理的信息化主要包括以下幾個(gè)系統(tǒng)：（1）綜合布線系統(tǒng)。這一系統(tǒng)能夠滿足使用者快捷、方便查詢數(shù)據(jù)的需求，以及館藏工作者對(duì)歸檔過(guò)程方便、快捷的要求，同時(shí)，此系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)要考慮系統(tǒng)使用的可靠性、維護(hù)簡(jiǎn)易、可擴(kuò)充等方面的性能。（2）網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)的過(guò)程中，一定要遵循可靠性、安全性、適應(yīng)性、擴(kuò)展性這四大目標(biāo)，在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)的過(guò)程中，同樣也要注意到檔案服務(wù)對(duì)象的廣泛性以及特殊性，要保證此系統(tǒng)的方便和快捷性。（3）身份驗(yàn)證系統(tǒng)。在身份驗(yàn)證系統(tǒng)的選擇上，現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)一般選擇數(shù)字證書，利用非對(duì)稱和對(duì)稱密碼技術(shù)建立的身份驗(yàn)證系統(tǒng)可以很好保障信息無(wú)法被他人竊取，并且能夠保障信息在傳遞的過(guò)程不被篡改。（4）數(shù)字化系統(tǒng)。此系統(tǒng)包括了數(shù)字化加工系統(tǒng)、微縮系統(tǒng)、綜合管理系統(tǒng)。（5）安防系統(tǒng)。（6）檔案庫(kù)管理監(jiān)控系統(tǒng)。

二、信息化時(shí)代高校檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求

（一）高校檔案管理的效率不斷提升

在傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程當(dāng)中，管理人員通常以檔案作為實(shí)體進(jìn)行管理，這一管理過(guò)程工作量很大，效率極低；在檢索方面更是通過(guò)手工檢索，由工作人員進(jìn)行記錄查找，再根據(jù)記錄到庫(kù)房進(jìn)行查找，不但耗費(fèi)時(shí)間又耗費(fèi)人力。如果進(jìn)行信息化管理的話，檔案管理工作就能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、共享化，只要把信息進(jìn)行錄入，就能夠多次使用，并且進(jìn)行數(shù)據(jù)的共享，只要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，使用者就可以進(jìn)行及時(shí)快捷的查詢。另外，在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)過(guò)程中，可以省略人工測(cè)算的步驟，信息化技術(shù)能夠使檔案信息的利用更加方便、容易，可以大大提高工作效率。

（二）能夠促使檔案工作者的業(yè)務(wù)水平不斷提升

檔案管理的信息化過(guò)程能夠使得檔案管理管理工作人員有充分的時(shí)間進(jìn)行業(yè)務(wù)鉆研，學(xué)習(xí)相關(guān)的科學(xué)管理知識(shí)，在工作的過(guò)程當(dāng)中不斷創(chuàng)新開(kāi)拓，提升自身的管理水平。如果實(shí)行信息化管理，檔案工作人員就能夠從繁雜的人工勞動(dòng)中得以脫身，減輕了工作強(qiáng)度，節(jié)省了大量的時(shí)間，這不但有利于檔案管理工作者的工作心情和工作狀態(tài)，更能夠體現(xiàn)出現(xiàn)代管理中“以人為本”的管理理念。

（三）能夠不斷的深化高校制度改革

目前，我國(guó)高校制度改革不斷深入，高校制度在不斷發(fā)生變化，制度改革導(dǎo)致了人才流動(dòng)頻繁、管理事務(wù)多樣化、檔案文本多樣化等問(wèn)題，在解決這些問(wèn)題時(shí)，信息化管理能夠充分凸顯出其優(yōu)勢(shì)。以人事檔案管理為例，隨著認(rèn)識(shí)制度改革的深入，高校用人制度也在不斷的改變，合同聘用制打破了終身制的瓶頸，人事制度改革造成了頻繁的人員流動(dòng)。一些人員的代理人事制度解決了以前的被動(dòng)局面，將人事檔案交到為人才進(jìn)行服務(wù)的機(jī)構(gòu)進(jìn)行專門的管理，在選擇了新的崗位之后，工作人員可以履行簽約，并進(jìn)行解除聘用合同的手續(xù)，在此過(guò)程當(dāng)中，員工人事檔案?jìng)鬟f的過(guò)程不會(huì)受到影響。在高校進(jìn)行人才招聘時(shí)，只需要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，從人才機(jī)構(gòu)的信息網(wǎng)上下載所需專業(yè)人才的檔案和基本信息，并進(jìn)行保存就可以。在實(shí)行信息化管理檔案之后，信息檔案能夠取代實(shí)體管理，減少在檔案查詢的過(guò)程當(dāng)中帶來(lái)的各種不便利。隨著信息化的不斷發(fā)展，高校能夠直接將檔案信息上傳到網(wǎng)上，在進(jìn)行管理的過(guò)程當(dāng)中，也可以隨時(shí)把信息進(jìn)行上傳，不但有利于檔案管理，同時(shí)也加強(qiáng)了檔案的實(shí)時(shí)性。

（四）紙質(zhì)檔案得到更加妥善的保護(hù)

當(dāng)下，高校的檔案管理都是到檔案收藏室進(jìn)行紙質(zhì)檔案的翻閱，并從中抄錄相關(guān)的文件信息或是進(jìn)行相關(guān)內(nèi)容的復(fù)印。但是，不同部門的職能有所不同，利用檔案的部門又很龐雜，對(duì)于同一條信息，可能會(huì)有多個(gè)部門會(huì)進(jìn)行重復(fù)的查閱，這樣不僅會(huì)浪費(fèi)時(shí)間和人力，影響查閱的效率，并且會(huì)加速紙質(zhì)檔案的損壞。紙質(zhì)檔案是最為原始也最為有力的證據(jù)材料，其客觀性毋庸置疑，因此，保護(hù)紙質(zhì)檔案就十分重要。檔案的利用頻率十分高，在工作的過(guò)程當(dāng)中，很多檔案會(huì)被重復(fù)多次的查詢，在有爭(zhēng)議或是需要審核內(nèi)容時(shí)，檔案翻閱的次數(shù)更多，在一些問(wèn)題有異議時(shí)，檔案可能需要多次查詢翻閱，在多次查詢翻閱、反復(fù)拆裝的過(guò)程中，檔案的損壞速度急劇加快。如果實(shí)行信息化的管理手段，檔案信息就可以在數(shù)據(jù)庫(kù)中獲取，這樣就會(huì)減少檔案管理人員和紙質(zhì)材料之間的接觸，也就減少了人為磨損，這樣既有利于紙質(zhì)載體的保管，同樣也能夠延長(zhǎng)紙質(zhì)材料的壽命。

（五）檔案管理信息化之后，檔案管理的社會(huì)價(jià)值隨之不斷提升

信息化管理最大的特征就是信息的公開(kāi)化。封閉的檔案管理模式限制了檔案信息的傳播和流通，阻礙了社會(huì)中有需求的人對(duì)于檔案的需求，從而會(huì)影響信息的傳播，就會(huì)在一定程度上影響社會(huì)財(cái)富的創(chuàng)造，導(dǎo)致了在我國(guó)不斷改革開(kāi)放的今天，檔案受到的重視越來(lái)越小。據(jù)統(tǒng)計(jì)，我國(guó)的信息檔案在流通的過(guò)程中，有超過(guò)五成的人和部門無(wú)法及時(shí)獲取所需檔案。可見(jiàn)，封閉的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法符合社會(huì)改革的需求，與我黨在新時(shí)期的管理戰(zhàn)略是相違背的。實(shí)行檔案管理信息化，可將檔案管理和信息技術(shù)以及市場(chǎng)發(fā)展需求進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，深化服務(wù)的內(nèi)容和內(nèi)涵，不斷豐富和拓展服務(wù)領(lǐng)域，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息的合理運(yùn)用，發(fā)掘出檔案中的知識(shí)價(jià)值，有利于信息的交流，部門之間相互的合作，為社會(huì)的各項(xiàng)事業(yè)提供良好服務(wù)。

三、信息化時(shí)代高校檔案管理的路徑選擇

通過(guò)分析檔案信息化的顯示需求，找到了我國(guó)目前檔案信息化存在的瓶頸，結(jié)合信息化的特點(diǎn)，筆者提出了下述的優(yōu)化路徑。

（一）加強(qiáng)信息化的宣傳，提升對(duì)于信息化的重視

在我國(guó)高校檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，不僅僅簡(jiǎn)單的需要信息化技術(shù)，更重要的是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)的檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到信息化管理的重要性，樹立起正確的信息化管理理念和思想。在檔案管理過(guò)程中，要不斷引進(jìn)新技術(shù)，不斷更新信息化管理技術(shù)和手段。雖然利用現(xiàn)代信息化管理技術(shù)取代舊日的手工勞動(dòng)是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，不是一朝一夕就能完成的，但是在改變的過(guò)程當(dāng)中，要利用現(xiàn)代化信息化的檔案管理思想和理念進(jìn)行指引，因而，在目前的高校檔案管理時(shí)，轉(zhuǎn)變落后的管理方式是十分重要的。為此，學(xué)校要做好信息化管理的宣傳工作，提升全校人員對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)，在宣傳的過(guò)程當(dāng)中，可以改變學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視科研輕視檔案的問(wèn)題。做好檔案管理信息化的進(jìn)展宣傳，并及時(shí)地把信息化過(guò)程中遇到的一些問(wèn)題進(jìn)行匯報(bào)，爭(zhēng)取政策上更大的支持，為推進(jìn)信息化建設(shè)打好基礎(chǔ)。

（二）制定出符合學(xué)校實(shí)際情況的檔案管理制度和模式

與社會(huì)其他部門相比，高校的檔案管理有著自身的特殊性，因此要結(jié)合實(shí)際，設(shè)定符合高校的檔案管理模式。如會(huì)議記錄管理、教師工作量管理、進(jìn)修情況管理、學(xué)生健康標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施等各方面的管理。正是由于存在這些與眾不同的方面，對(duì)于普通的檔案管理制度來(lái)講，是有一定的局限性。因此，要根據(jù)高校的特點(diǎn)，建立起專門針對(duì)高校的檔案管理制度，只有這樣，才能做到有章可循。

（三）加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)

標(biāo)準(zhǔn)化可以說(shuō)是體現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提和基礎(chǔ)。檔案資料信息想要實(shí)現(xiàn)管理過(guò)程中的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，就必須要先解決檔案信息處理過(guò)程當(dāng)中的規(guī)范問(wèn)題。當(dāng)下，我國(guó)高校檔案管理在管理思想、管理手段上都有一定的問(wèn)題，正是由于這些問(wèn)題，嚴(yán)重制約了我國(guó)高校檔案信息化的建設(shè)腳步。想要不斷推動(dòng)高校檔案管理的信息化進(jìn)程，能夠讓檔案信息資源發(fā)揮出最大的社會(huì)效益，高校檔案管理部門就要不斷加強(qiáng)高校檔案管理的規(guī)范建設(shè)。作為社會(huì)檔案事業(yè)系統(tǒng)中的一個(gè)重要組成部分，必須把高校檔案管理工作納入全社會(huì)系統(tǒng)中進(jìn)行考慮，從而更好地進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化。如果不遵循標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)則，在運(yùn)行的過(guò)程就會(huì)舉步維艱。因此，必須要建立起檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，才能夠有利于高校檔案的信息化管理和信息資源的廣泛共享。

（四）完善高校檔案的內(nèi)容體系

根據(jù)高校檔案管理的實(shí)際情況，高校檔案管理的內(nèi)容體系一般包含教學(xué)、科研、管理、財(cái)務(wù)、公共設(shè)施和其他，在這些大的類別又可以細(xì)化出若干個(gè)小的項(xiàng)目。此外，高校檔案管理的內(nèi)容體系形式也應(yīng)該多樣化，如紙質(zhì)文字材料、影像材料、聲音材料等。因此，高校的檔案管理歸檔內(nèi)容應(yīng)當(dāng)建立起科學(xué)規(guī)范的檔案內(nèi)容體系，從而促進(jìn)高校檔案管理工作的系統(tǒng)科學(xué)發(fā)展，充分發(fā)揮檔案管理的整體功能，提升檔案利用的價(jià)值。

（五）加大資金投入力度，加強(qiáng)相關(guān)硬件、軟件設(shè)施配置

由于信息化建設(shè)過(guò)程本身就是一項(xiàng)資金密集型的工程，需要進(jìn)行大量資金的投入來(lái)購(gòu)入相應(yīng)的硬件和軟件設(shè)備，所以在檔案管理信息化的過(guò)程中，尤其是在初期，其建設(shè)必然是一項(xiàng)高投入的工作。如果資金緊缺必然會(huì)影響相關(guān)軟件和硬件的基礎(chǔ)建設(shè)，導(dǎo)致設(shè)備滯后，影響甚至延遲信息化的過(guò)程。當(dāng)下，我國(guó)高校的信息化管理建設(shè)過(guò)程中，雖然已經(jīng)奠定了一定的基礎(chǔ)，但是總的來(lái)說(shuō)還是處于一個(gè)比較低的水平，一些高校檔案室設(shè)施還非常的不完善。尤其是在一些招生情況較差的高校，檔案室甚至只有最基本的基礎(chǔ)設(shè)施，一些高校的檔案室甚至是處于應(yīng)付的狀態(tài)。從檔案管理工作信息化的需求看來(lái)，目前我國(guó)的高校檔案管理的存儲(chǔ)、傳遞、網(wǎng)絡(luò)化等方面和檔案信息化管理仍然存在著很大的距離。因此，高校的檔案信息化管理建設(shè)還應(yīng)當(dāng)加大對(duì)于基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度，從而加速整體的前進(jìn)步伐。

（六）提升檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)

和其他普通檔案相比，高校檔案具有其特殊性，如涉及范圍寬廣、工作量巨大等。加上檔案管理工作本身就是一個(gè)系統(tǒng)的過(guò)程，涉及到了各個(gè)方面的工作，學(xué)科交叉十分的明顯，尤其是在當(dāng)下科學(xué)分化和高度綜合發(fā)展的情況下，對(duì)于高校檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)，只具備檔案學(xué)的相關(guān)專業(yè)知識(shí)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。況且，高校檔案管理人員大部分并非檔案專業(yè)出身，專業(yè)能力十分欠缺，急需提升。結(jié)合檔案管理人員的專業(yè)能力現(xiàn)狀，筆者認(rèn)為，有三種路徑提升專業(yè)能力：首先，提升思想認(rèn)知，轉(zhuǎn)變管理人員的傳統(tǒng)管理思想，提升對(duì)于信息化的認(rèn)識(shí)；其次，加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)，進(jìn)行持續(xù)的業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)；最后，引入高素質(zhì)的檔案管理相關(guān)人才。

結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，信息化也在不斷迅速發(fā)展。信息化的快速發(fā)展，為高校檔案的管理工作提出了新的要求。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)條件下，我們每個(gè)人都享受到了信息化帶來(lái)的便利，同時(shí)也受到了信息化帶來(lái)的挑戰(zhàn)。在機(jī)遇和挑戰(zhàn)相互作用的情況下，我們更應(yīng)該把握好高校檔案管理的發(fā)展方向。只有選擇正確的發(fā)展路徑，才能夠推動(dòng)高校檔案管理工作的不斷進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)檔案的社會(huì)價(jià)值。

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[責(zé)任編輯 柯黎]

G647.2；G270.7

A

1673-291X（2017）26-0163-02

2017-05-20

2015年度華南理工大學(xué)中央高校項(xiàng)目“信息化背景下高校基層科研檔案管理的問(wèn)題及對(duì)策研究”（-x2ggD2157380）

林杰（1981-），男，廣東廣州人，碩士，實(shí)驗(yàn)師，從事計(jì)算機(jī)應(yīng)用、科研管理研究。