村集體經(jīng)濟(jì)組織檔案管理對策

□ 金志昌 劉傳海

村集體經(jīng)濟(jì)組織檔案管理對策

□ 金志昌 劉傳海

村集體經(jīng)濟(jì)組織檔案管理是一項(xiàng)重要的工作。筆者從事基層農(nóng)村經(jīng)管工作，近幾年處理農(nóng)村信訪案件查找村級財(cái)務(wù)、文書檔案時(shí)，本以為很好找的取證材料，卻因?yàn)闄n案管理不善而無從找起，影響了信訪案件的調(diào)查和辦結(jié)。

有些村干部一提起檔案管理就覺得是政府機(jī)關(guān)需做的事，農(nóng)村沒有什么重要的檔案需要留存，因此既不重視檔案資料的搜集整理，又不重視檔案管理的存放。其實(shí)村集體經(jīng)濟(jì)組織需要搜集的資料，并不像有些村干部認(rèn)為的那么少，人們常說“上面千根線，下面一根針”，用來形容村一級檔案資料搜集工作再恰當(dāng)不過，各級政府下發(fā)的文件，有關(guān)部門安排的工作，如新農(nóng)保、新農(nóng)合、農(nóng)業(yè)補(bǔ)貼、低保戶資料、扶貧資料等，還有近幾年的土地確權(quán)、農(nóng)村集體產(chǎn)權(quán)制度改革等工作，這些工作的成果直接關(guān)系到每一位村民，工作相關(guān)的資料具有極其重要的存檔意義。針對村集體經(jīng)濟(jì)組織檔案管理存在的問題，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾點(diǎn)加強(qiáng)管理。

提高村干部的檔案管理意識

檔案資料的用途是備查，特別是出現(xiàn)信訪問題時(shí)，找到當(dāng)時(shí)的檔案資料，就能查清當(dāng)時(shí)這項(xiàng)工作是如何研究，如何落實(shí)的，關(guān)鍵時(shí)刻能給村干部一個(gè)清白，還群眾一個(gè)明白，這樣的問題我們遇到不少。所以教育村干部加強(qiáng)檔案資料的管理，就要結(jié)合實(shí)際已經(jīng)發(fā)生的活生生的事例，這樣才能起到應(yīng)有的教育意義。近幾年我們就是這樣培養(yǎng)村干部對檔案管理意識，收到了很好的效果。讓村干部明白檔案“用時(shí)方恨少”的道理和重要性。

加強(qiáng)檔案資料管理人員的責(zé)任意識教育

根據(jù)現(xiàn)在的體制，村集體經(jīng)濟(jì)組織的村文書是檔案管理的第一責(zé)任人，不僅平時(shí)的資料搜集他們經(jīng)手得多，而且平日經(jīng)手的文件資料和使用的檔案資料也多，在村辦公室從事的工作時(shí)間也多數(shù)掌握，這就決定了村文書在檔案資料管理方面具有優(yōu)勢，因此加強(qiáng)他們對檔案資料的管理意識教育就變得尤為重要。

一是規(guī)定村文書是檔案資料搜集、整理、歸檔和日常管理的第一責(zé)任人，村文書不僅是平時(shí)搜集檔案的責(zé)任人，更是管理的責(zé)任人，出現(xiàn)檔案管理問題首先要追究村文書的責(zé)任。鎮(zhèn)政府及有關(guān)部門要加強(qiáng)檔案資料檢查工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行責(zé)任追究和處理，建立起一套規(guī)章制度，并切實(shí)執(zhí)行好。

二是文件資料要第一時(shí)間交給村文書管理，有的村干部開會(huì)時(shí)有把上級發(fā)的文件資料帶回家的習(xí)慣，造成文件資料丟失，針對這個(gè)問題，檔案管理部門要加強(qiáng)對村干部的教育和要求，村文書也要在第一時(shí)間收集文件資料，該收集的盡收，不能因?yàn)閭€(gè)別干部的習(xí)慣造成文件資料的丟失。如果認(rèn)識到位，檔案資料的搜集和整理，是平時(shí)一種自覺的習(xí)慣性工作，不用刻意地為搜集而搜集。例如，村“兩委”班子在開會(huì)時(shí)，作為村文書，如果訓(xùn)練有素的話，自然而然地就要做好會(huì)議記錄，用會(huì)議記錄的格式信箋記錄下每位參會(huì)者的姓名、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議研究和通過的事項(xiàng)，把每位參會(huì)者的發(fā)言重點(diǎn)記下，會(huì)議結(jié)束讓每位參會(huì)者簽上自己的名字，會(huì)后整理暫存，年底再把所有的會(huì)議記錄整理歸檔。所以資料搜集并非刻意為之，只要做到認(rèn)識到位就行。上級政府、部門發(fā)的有關(guān)文件資料、村集體經(jīng)濟(jì)組織與農(nóng)戶簽訂的各類專業(yè)承包合同，只要注意收集保存，年底分類歸檔即可。

檔案資料的管理也要?jiǎng)?chuàng)新方法

2017年，我們在發(fā)現(xiàn)村級檔案管理存在問題后，及時(shí)向黨委政府主要領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，由鎮(zhèn)經(jīng)管部門牽頭，對全鎮(zhèn)72個(gè)村集體經(jīng)濟(jì)組織現(xiàn)有檔案資料專門設(shè)置表格予以登記，主要從2016年開始倒推直到村現(xiàn)存一開始的檔案資料，對每一年度的財(cái)務(wù)檔案和文書檔案進(jìn)行登記，具體登記每一年度會(huì)計(jì)賬簿、憑證、文書檔案的本數(shù)，村主要負(fù)責(zé)人和村文書簽字確認(rèn)，一式兩份，一份村存檔，一份鎮(zhèn)經(jīng)管部門存檔，凡是登記在冊的檔案資料如發(fā)生丟失和毀壞，就要追究村負(fù)責(zé)人和村文書的責(zé)任。

在實(shí)際工作中我們還發(fā)現(xiàn)，畢竟村一級的檔案管理設(shè)施和管理責(zé)任意識趕不上鎮(zhèn)一級，對于有些檔案資料，如2014年完成的農(nóng)村承包地確權(quán)工作形成的檔案資料，如每戶由村集體經(jīng)濟(jì)組織保存的土地承包合同、土地承包確認(rèn)書、土地承包登記簿，我們從一開始就做到集中存放在鎮(zhèn)經(jīng)管部門，鎮(zhèn)政府為此投入5萬多元，現(xiàn)在黨的十九大提出農(nóng)村土地二輪承包到期后再延長30年，土地確權(quán)檔案資料從現(xiàn)在起保存的時(shí)間就要40年了，如果這些檔案資料存放在村一級，很可能因?yàn)檫@樣那樣的問題造成檔案資料的丟失。所以檔案資料的管理需要從實(shí)際出發(fā)，采取創(chuàng)新性管理手段和方法。

今后隨著農(nóng)村集體產(chǎn)權(quán)制度改革推進(jìn)，對于這項(xiàng)工作形成的檔案資料，也要采取集中管理的手段和方法。

山東省諸城市桃林鎮(zhèn)經(jīng)管站）