建設(shè)工程電子文件一體化建設(shè)流程研究

翁韶瓊

(福建國(guó)際經(jīng)濟(jì)技術(shù)合作促進(jìn)中心 福建福州 350001)

建設(shè)工程電子文件一體化建設(shè)流程研究

翁韶瓊

(福建國(guó)際經(jīng)濟(jì)技術(shù)合作促進(jìn)中心 福建福州 350001)

電子文件是未來(lái)建設(shè)工程文件的發(fā)展方向，但是現(xiàn)階段各地市對(duì)建設(shè)工程電子文件的建設(shè)思路尚未明晰。在紙質(zhì)工程文件管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，提出電子文件從編輯、審核、整理、歸檔的一體化建設(shè)流程。利用電子文件時(shí)間節(jié)點(diǎn)和手機(jī)實(shí)景拍照等措施保證電子文件在編制環(huán)節(jié)的真實(shí)性。提出規(guī)范化的電子簽章平臺(tái)，加強(qiáng)簽章格式以及元數(shù)據(jù)打包的統(tǒng)一性，便于電子文件的管理和歸檔。建立統(tǒng)一的電子文件整理目錄，并且建議在檔案整理階段納入第三方檢查機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)電子文件的完整性和可靠性，明確了歸檔移交步驟和檔案載體的要求。

建設(shè)工程電子文件；電子簽章；電子歸檔

0 引言

建設(shè)工程文件是建設(shè)工程從前期準(zhǔn)備階段到最后竣工驗(yàn)收階段形成的具有記錄性和儲(chǔ)存性的工程檔案資料。建設(shè)工程文件是建筑工程實(shí)體施工質(zhì)量的重要保障和控制措施，是在一定監(jiān)管力度下對(duì)建設(shè)工程施工細(xì)節(jié)的記錄，主要包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖文件和竣工驗(yàn)收文件等。

目前，建設(shè)工程文件主要是以紙質(zhì)為主的信息記錄媒介，紙質(zhì)資料在時(shí)效性上具有一定的隱蔽性，資料的真實(shí)形成日期無(wú)法直觀地反映在文件上，資料的實(shí)際制作日期往往落后于工程的實(shí)際日期，這樣就造成了資料與實(shí)際工程的脫節(jié)和滯后。而且，紙質(zhì)資料在真實(shí)性上也具有一定的隱蔽性，監(jiān)管人員無(wú)法直接通過(guò)資料直觀地判斷數(shù)據(jù)是否真實(shí)有效，并且現(xiàn)階段某些工程資料制作軟件可以根據(jù)規(guī)范規(guī)定自動(dòng)生成具有一定精確度的數(shù)據(jù)，使得建設(shè)工程文件的真實(shí)性無(wú)法得到保證。

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和普及，通過(guò)以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段，對(duì)大中型建設(shè)工程進(jìn)行信息的收集、加工和傳輸，支持項(xiàng)目決策者對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行策劃、協(xié)調(diào)和控制，能夠有效提高大中型建設(shè)項(xiàng)目的管理質(zhì)量和效率[1]。工程電子文件可以實(shí)現(xiàn)內(nèi)業(yè)資料的精細(xì)化管理，更加全面、真實(shí)、客觀地反映施工過(guò)程的每個(gè)細(xì)節(jié)。雖然相繼有行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和地方標(biāo)準(zhǔn)的出臺(tái)[2-3]，但是，現(xiàn)在各省市實(shí)際開(kāi)展情況較為緩慢，建設(shè)電子文件信息化的思路還尚不明晰?；?，本文在建設(shè)工程紙質(zhì)文件資料管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，提出電子文件從編輯、審核、整理、歸檔的一體化建設(shè)流程。

1 建設(shè)工程電子文件管理的現(xiàn)狀分析

1.1 工程資料管理重視度不夠

房屋建筑的形式越來(lái)越復(fù)雜，施工難度也越來(lái)越大，新的施工技術(shù)也層出不窮。施工管理者，往往把公司的主要技術(shù)力量放在如何解決復(fù)雜工程的施工及提高施工效率、降低成本上。如QC質(zhì)量小組、企業(yè)研發(fā)中心，甚至是施工企業(yè)技術(shù)中心的考核重點(diǎn)放在專利、工法上，對(duì)企業(yè)的資質(zhì)等級(jí)考慮規(guī)模、人員組成、工程業(yè)績(jī)等。此外，施工企業(yè)在對(duì)人員的考核、培養(yǎng)、晉升上，向從事技術(shù)、經(jīng)營(yíng)的人員傾斜。而內(nèi)業(yè)資料的填寫(xiě)、收集等，僅是為了應(yīng)付相關(guān)部門的檢查、歸檔，更多地被認(rèn)為是一種沒(méi)有實(shí)質(zhì)意義的工作。如，很多施工項(xiàng)目部編制施工組織設(shè)計(jì)，是為了辦理開(kāi)工報(bào)告而編制，在具體施工過(guò)程并沒(méi)有起到指導(dǎo)施工的作用。有些材料的進(jìn)場(chǎng)檢測(cè)報(bào)告，大都為了應(yīng)付日后的竣工驗(yàn)收，材料進(jìn)場(chǎng)已經(jīng)在使用了才進(jìn)行補(bǔ)充，從而導(dǎo)致了內(nèi)業(yè)資料員發(fā)展空間有限、工作上消極。

1.2 資料員水平參差不齊

建筑工程的施工是一項(xiàng)專業(yè)性極強(qiáng)的工作，也是一項(xiàng)既系統(tǒng)又繁瑣的工作。如建筑工程內(nèi)業(yè)資料表格包括：工程管理與工程質(zhì)量檢查驗(yàn)收資料、施工技術(shù)資料、施工材料資料、施工過(guò)程記錄、檢測(cè)報(bào)告、施工驗(yàn)收記錄。各類資料都包含了幾十種甚至上百種的內(nèi)業(yè)資料表格。因此，內(nèi)業(yè)資料員對(duì)各項(xiàng)資料的填寫(xiě)內(nèi)容、填寫(xiě)時(shí)間、先后順序都應(yīng)該有較強(qiáng)的了解才能做好相應(yīng)工作。

然而，由于內(nèi)業(yè)資料的收集管理尚未受到重視，內(nèi)業(yè)資料員一般是由剛畢業(yè)的大學(xué)生、或者能力較差的施工人員擔(dān)任。另外，對(duì)內(nèi)業(yè)資料人員的培訓(xùn)較少，也未能體現(xiàn)傳、幫、帶的傳統(tǒng)，對(duì)于新人往往是過(guò)渡1～2個(gè)月就獨(dú)立開(kāi)始內(nèi)業(yè)資料工作。有的項(xiàng)目?jī)?nèi)業(yè)資料外包，有的承包內(nèi)業(yè)人員閉門編資料，與工程實(shí)際不吻合。有的承包內(nèi)業(yè)資料的單位或個(gè)人，利用其他已竣工項(xiàng)目的內(nèi)業(yè)資料，直接拷貝略作修改，作為在建工程內(nèi)業(yè)資料，內(nèi)業(yè)資料與施工過(guò)程完全脫節(jié)。

1.3 內(nèi)業(yè)資料缺乏實(shí)時(shí)性

紙質(zhì)化的管理是目前內(nèi)業(yè)資料的主要形式， 然而紙質(zhì)的管理容易導(dǎo)致內(nèi)業(yè)資料不具有實(shí)時(shí)性。如一份材料，首先施工單位的內(nèi)業(yè)資料員填寫(xiě)，然后到施工單位負(fù)責(zé)人，再到監(jiān)理單位或建設(shè)單位，相關(guān)部門簽字后再返回，所需的時(shí)間較長(zhǎng)。嚴(yán)重的可能影響施工進(jìn)度，也滋生了工程上有些先施工后補(bǔ)材料現(xiàn)象。

1.4 內(nèi)業(yè)資料真實(shí)性存在不足

紙質(zhì)化形式，也給內(nèi)業(yè)資料的修改甚至造假提供了空間。目前，紙質(zhì)化材料一般是各方簽字后，最后驗(yàn)收時(shí)由施工單位統(tǒng)一收集、整理等，對(duì)于一些漏掉的材料或者最終統(tǒng)計(jì)評(píng)定不合格的材料，施工單位可進(jìn)行補(bǔ)充或替換。如鋼筋原材料的進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收，發(fā)現(xiàn)有些批次漏檢或者檢查的批次不夠或報(bào)告不對(duì)應(yīng)等現(xiàn)象。而此時(shí)，工程也已施工完成，參建各方只能相互協(xié)商，采用一些措施進(jìn)行補(bǔ)充等，從而使內(nèi)業(yè)資料在表面上符合驗(yàn)收的要求。

2 工程電子文件一體化建設(shè)

2.1 編制期文件真實(shí)性控制

紙質(zhì)文件的真實(shí)性和有效性在一定程度上無(wú)法得到真正的保證。基此，要提高電子文件的真實(shí)性和有效性，需要建立相應(yīng)的控制措施。

2.1.1電子文件節(jié)點(diǎn)時(shí)間記錄

電子資料軟件需建立健全電子文件日期記錄體系，明確電子文件的創(chuàng)建日期、修改日期以及提交相關(guān)責(zé)任人蓋章等日期，這樣可以通過(guò)電子文件表格內(nèi)部輸入的施工日期與系統(tǒng)記錄日期的對(duì)比，查驗(yàn)電子資料管理系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)各類文件實(shí)際填報(bào)日期與工程實(shí)際建造日期的脫節(jié)程度。

2.1.2使用掌上設(shè)備采集數(shù)據(jù)

系統(tǒng)應(yīng)借助物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，使用數(shù)據(jù)自動(dòng)采集設(shè)備或掌上輸入設(shè)備采集數(shù)據(jù)，可以通過(guò)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際檢查情況進(jìn)行拍照，檢驗(yàn)該驗(yàn)收項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)記錄，監(jiān)理人員的現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)以及現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收日期，使其無(wú)法更改以有效提高數(shù)據(jù)采集的效率和準(zhǔn)確性。確保所形成的電子文件質(zhì)量和效率，進(jìn)而從源頭上保障電子文件及其所記載數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，為形成優(yōu)質(zhì)電子檔案及工程建設(shè)項(xiàng)目信息化管理的底層數(shù)據(jù)奠定基礎(chǔ)。

2.2 規(guī)范化簽章審核平臺(tái)

為了保證電子文件簽章過(guò)程的有效性和合法性，并且避免部分軟件廠商通過(guò)相應(yīng)的計(jì)算機(jī)功能開(kāi)發(fā)，以通過(guò)后臺(tái)服務(wù)器在相關(guān)人員還沒(méi)有審批的狀態(tài)下進(jìn)行批量蓋章，必須建立規(guī)范化的簽章審核平臺(tái)。通過(guò)規(guī)范化的簽章審核平臺(tái)，建立和健全相應(yīng)的簽章流程，保證各個(gè)環(huán)節(jié)的簽章都是由對(duì)應(yīng)責(zé)任人進(jìn)行簽章，參建各方把內(nèi)業(yè)資料上傳到信息交互平臺(tái)上。通過(guò)建立規(guī)范化的數(shù)字簽章管理平臺(tái)，并且對(duì)簽章的每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行記錄和比對(duì)，保證內(nèi)業(yè)資料的實(shí)時(shí)性和不可更改性[3]。規(guī)范化的簽章審核平臺(tái)應(yīng)具符合以下3點(diǎn)要求。

2.2.1文件蓋章應(yīng)單獨(dú)授權(quán)

文件不能通過(guò)后臺(tái)電子章的批量蓋章，在沒(méi)有得到相關(guān)責(zé)任人授權(quán)的情況下，不允許后臺(tái)自動(dòng)進(jìn)行簽字章的加蓋。并且，每份文件都必須由相關(guān)責(zé)任人審核后加蓋數(shù)字簽章，或經(jīng)相關(guān)責(zé)任人授權(quán)后方可加蓋數(shù)字簽章，不得使用任何快速或者便利的手段在責(zé)任人未進(jìn)行文件評(píng)閱之前進(jìn)行加蓋個(gè)人簽字章。

2.2.2簽章應(yīng)生成文件元數(shù)據(jù)

電子文件的過(guò)程信息、版本信息、背景信息是大數(shù)據(jù)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件形成和管理過(guò)程的追溯及滿足知識(shí)管理需求的重要信息。因此，需要系統(tǒng)能夠及時(shí)、有效、完整地捕獲相關(guān)元數(shù)據(jù)，并且在進(jìn)行電子文件歸檔時(shí)，元數(shù)據(jù)信息也是電子文件歸檔時(shí)有效性的重要依據(jù)。

2.2.3電子簽名的技術(shù)要求

電子簽章是保證電子文件真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠的重要手段。為確保電子簽章的法律效力，各單位應(yīng)采用獲得國(guó)家工業(yè)和信息化部、國(guó)家密碼管理局等部門許可的電子認(rèn)證機(jī)構(gòu)發(fā)放的電子簽章。為避免重復(fù)購(gòu)置，各單位可申請(qǐng)?jiān)诟鞯厥凶》亢统青l(xiāng)建設(shè)領(lǐng)域能夠通行通用的電子簽章。

2.3 電子文件整理、鑒定

電子文件在進(jìn)行工程竣工后，需要在電子文件移交檔案館之前對(duì)電子文件進(jìn)行整理，并對(duì)電子文件的有效性進(jìn)行鑒定。

2.3.1規(guī)范化的整理標(biāo)準(zhǔn)

每個(gè)項(xiàng)目應(yīng)按“項(xiàng)目·案卷·文件”的層級(jí)整理文件夾樹(shù)型結(jié)構(gòu)，并逐級(jí)著錄元數(shù)據(jù)信息。項(xiàng)目級(jí)元數(shù)據(jù)著錄，應(yīng)對(duì)一個(gè)工程的所有檔案的內(nèi)容及形式特征進(jìn)行分析、記錄。案卷級(jí)元數(shù)據(jù)著錄，應(yīng)對(duì)電子案卷的檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、記錄。文件級(jí)元數(shù)據(jù)著錄，應(yīng)對(duì)工程電子文件的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、記錄。

參建各方在各自的工程電子文件報(bào)送系統(tǒng)中建立電子案卷目錄，在目錄下整理、著錄工程電子文件。提交時(shí)報(bào)送系統(tǒng)的電子文件、著錄數(shù)據(jù)將自動(dòng)對(duì)應(yīng)匯總到公共交互平臺(tái)的指定案卷內(nèi)。參建各方也可參考圖1結(jié)構(gòu)建立電子案卷、整理電子文件。

圖1 電子案卷邏輯結(jié)構(gòu)示例

2.3.2第三方檢查機(jī)構(gòu)

電子文件歸檔前，由形成部門負(fù)責(zé)對(duì)文件信息包進(jìn)行鑒定和檢測(cè)。經(jīng)鑒定和檢測(cè)后，由相關(guān)責(zé)任人確認(rèn)歸檔，賦予歸檔標(biāo)志。電子文件由形成部門負(fù)責(zé)電子文件的鑒定和檢測(cè)，難免存在對(duì)檢驗(yàn)工作的不重視，因此接收部門在接收電子檔案時(shí)應(yīng)對(duì)電子檔案再次進(jìn)行檢驗(yàn)，以確保電子檔案的質(zhì)量。但是在實(shí)際情況中，“使用單位”可能會(huì)不重視這項(xiàng)工作，或不具備檢驗(yàn)的技術(shù)能力。因此，建議引入有技術(shù)能力的第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)或檔案管理部門協(xié)助電子檔案的檢驗(yàn)工作，確保其真實(shí)、可靠、完整、可用。

2.4 電子文件歸檔

勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位形成的建設(shè)工程電子檔案向建設(shè)單位移交，建設(shè)單位匯總后的建設(shè)工程電子檔案向項(xiàng)目所屬城建檔案館移交。所有移交過(guò)程中，交接雙方均應(yīng)填寫(xiě)《建設(shè)電子檔案移交、接收登記表》，交接雙方負(fù)責(zé)人必須簽署審核意見(jiàn)、加蓋電子簽章。

電子檔案形成單位和保管單位，應(yīng)配備光盤(pán)刻錄設(shè)備，以利于在線電子檔案脫機(jī)保存。對(duì)電子檔案載體的定期檢測(cè)及抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，應(yīng)制定詳細(xì)的計(jì)劃和嚴(yán)格的制度。一般而言，磁性載體每滿2年、光盤(pán)每滿4年須進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于10%。轉(zhuǎn)存和遷移都是保證電子檔案永久保存的技術(shù)手段[4]。在實(shí)際工作中，應(yīng)將二者有機(jī)結(jié)合起來(lái)，以減少工作量，提高工作效率。

3 結(jié)論

建設(shè)工程電子文件是加強(qiáng)對(duì)建筑實(shí)體質(zhì)量控制的有效手段，并且是無(wú)紙化辦公的有效途徑。在電子文件建設(shè)過(guò)程中，需要建立健全相關(guān)的電子文件一體化流程：

(1)提高電子文件在編制時(shí)資料的有效性和合法性，應(yīng)建立有效的時(shí)間節(jié)點(diǎn)以及進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況拍攝，保障電子文件的真實(shí)性。

(2)建立規(guī)范化的簽章平臺(tái)，規(guī)范電子文件的簽章流程，并建立統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)打包模式以加強(qiáng)數(shù)據(jù)后處理的統(tǒng)一性。

(3)建立統(tǒng)一的文件整理目錄，并通過(guò)有資質(zhì)的第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)對(duì)電子文件進(jìn)行檢查，加強(qiáng)電子文件的完整可靠。

(4)相關(guān)單位和管理人員應(yīng)明確電子文件移交過(guò)程和檔案載體的要求。

[1] 賈廣社,王廣斌.大型建設(shè)工程項(xiàng)目總控模式的研究[J].土木工程學(xué)報(bào),2003,36(3):7-10.

[2] DBJ/T3-256-2016 福建省建設(shè)工程電子文件與電子檔案管理技術(shù)規(guī)程[S].2016.

[3] 中華人民共和國(guó)建設(shè)部.建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范[M].北京：中國(guó)建筑工業(yè)出版社,2007.

[4] 鄧學(xué)梅.公路工程內(nèi)業(yè)資料整理技巧的創(chuàng)新[J].城市道橋與防洪,2017(7)：171-172.

ResearchontheIntegratedConstructionProcessofElectronicDocumentsforConstructionProjects

WENGShaoqiong

(Fujian Promoting Center of International Economic and Technological Cooperation,Fuzhou 350001)

Electronic documents are the development direction of construction engineering documents in the future,but the construction ideas of electronic documents for construction projects are not clear at the present stage. On the basis of the status of paper engineering documents management,the integrated construction process of electronic documents from editing,auditing,sorting and filing is put forward. The measures such as electronic files,time nodes and real time photography of mobile phones ensure the authenticity of electronic documents in the compilation process. A standardized electronic signature platform is put forward,which strengthens the unity of signature format and metadata packing,and facilitates the management and archiving of electronic documents. A unified electronic filing catalogue is established,and it is suggested that the third party inspection institutions should be included in the archives arrangement stage,so as to enhance the integrity and reliability of electronic documents. The requirements of the archival transfer steps and the archival carrier are clarified.

Construction engineering electronic documents;Electronic signature;The electronic archive

翁韶瓊(1969.10- ),女，檔案管理員。

E-mail:332936575@qq.com

2017-11-21

TU71

A

1004-6135(2017)12-0111-03