淺析如何提高檔案管理的科學(xué)化水平

范宏偉

摘 要：現(xiàn)階段社會、經(jīng)濟、政治、文化各個方面都在趨向于現(xiàn)代化、科技化、信息化方向發(fā)展。檔案管理是各事業(yè)單位發(fā)展中重要的管理內(nèi)容，不僅影響著企業(yè)的未來發(fā)展目標制定，也影響著企業(yè)內(nèi)部人力資源配置、財政管理等各方面的管理質(zhì)量。提高檔案管理科學(xué)化水平對促進企業(yè)發(fā)展意義重大，因此，如何才能提高檔案管理科學(xué)化水平才是本文所重點研究的課題。文章中將從提高檔案管理科學(xué)化水平的必要性以及有效途徑兩個方面著手分析與研究。

關(guān)鍵詞：檔案管理 科學(xué)化水平 管理原則 管理方式 管理機制

不同時期有著不同的管理理念，現(xiàn)代社會發(fā)展腳步較快，檔案管理理念也已經(jīng)發(fā)生改變，并且在管理模式上也與傳統(tǒng)的檔案管理有很大的區(qū)別，為了適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展，科學(xué)化水平是檔案管理的改革方向，是能夠驅(qū)使檔案管理適應(yīng)現(xiàn)代信息化發(fā)展要求的重要途徑，更是我國事業(yè)單位未來發(fā)展的基礎(chǔ)。提高檔案管理科學(xué)化水平還需要從改變傳統(tǒng)的檔案管理理念與原則、管理方式、完善管理機制、加強現(xiàn)代化建設(shè)、加強人員的素質(zhì)建設(shè)等途徑出發(fā)。

一、提高檔案管理科學(xué)化水平的必要性

1、能夠完全適應(yīng)現(xiàn)代信息化的要求

隨著中國經(jīng)濟水平發(fā)展指數(shù)不斷攀升，國內(nèi)已經(jīng)完全擺脫傳統(tǒng)經(jīng)濟所帶來的落后經(jīng)濟，逐步邁向科學(xué)化以及信息化，由于對科學(xué)信息技術(shù)應(yīng)用范圍越來越廣，現(xiàn)如今在我國有了顯著的發(fā)展和進步，充分滲入人們的生產(chǎn)生活中，提供了更加科學(xué)化、信息化的生活生產(chǎn)環(huán)境。為了能夠適應(yīng)人們追求科學(xué)化的生活質(zhì)量要求，檔案管理工作同樣融合先進的科學(xué)技術(shù)，拋棄傳統(tǒng)的阻礙檔案管理改革創(chuàng)新工作管理模式，充分利用科學(xué)化的管理理念改善當(dāng)前檔案管理的形式、載體以及渠道，深化相關(guān)檔案數(shù)據(jù)的收集、收藏和傳播等各項工作的創(chuàng)新及改革，加快推進檔案管理的科學(xué)化、信息化、規(guī)范化以及系統(tǒng)化的建設(shè)，提高檔案管理的科學(xué)化發(fā)展。

2、為我國未來檔案管理事業(yè)發(fā)展奠定基礎(chǔ)

目前，許多檔案管理均已經(jīng)將科學(xué)發(fā)展觀的理念原則，徹底貫徹落實到實際的檔案管理工作中來，但是由于其現(xiàn)階段尚未完善應(yīng)使用過程中還不夠成熟，因此使得檔案管理工作上存在一定的局限性、復(fù)雜性。主要是由于在實際的檔案管理過程中各種檔案資料種類居多，在管理人員進行計劃統(tǒng)計、經(jīng)營銷售以及財務(wù)管理時所產(chǎn)生的繁瑣性對管理造成一定的影響，而這種繁瑣的管理工作同樣也在對檔案進行科學(xué)分類及傳輸?shù)裙ぷ鞯倪^程中出現(xiàn)，造成嚴重的影響。這樣一來，為了能夠保障檔案管理事業(yè)的健康良好發(fā)展，提高檔案管理科學(xué)化水平不僅是為了適應(yīng)現(xiàn)代化需求，同時也是為了健全完善檔案管理工作，減少繁瑣問題的產(chǎn)生。

二、提高檔案管理科學(xué)化水平的有效路徑

1、改變傳統(tǒng)的檔案管理理念與原則

傳統(tǒng)的檔案管理理念已經(jīng)不能完全適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理事業(yè)進行現(xiàn)代化改革創(chuàng)新工作中的各項需求，若要在真正意義上提高檔案管理整體科學(xué)化水平，可以在傳統(tǒng)管理理念的基礎(chǔ)之上創(chuàng)新改革，賦予其先進的科學(xué)技術(shù)及信息技術(shù)，對待傳統(tǒng)檔案管理理念不能完全拋棄，要取其精華，剔其糟粕，將傳統(tǒng)檔案管理理念中的精華部分可以適當(dāng)?shù)谋４妫瑢⑷碌目茖W(xué)化管理理念融入其中，使其作為一種全新具有顯著特色的檔案管理理念，拋棄原有的錯誤部分，并重新融入現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)及信息技術(shù)。同時，也要正確引導(dǎo)管理部門能夠正確認識傳統(tǒng)理念的不足之處，加深其對于提高檔案管理科學(xué)化重要性的認識，并且進一步提高人們對檔案管理的主觀認識，從而能夠才能夠從真正意義上提高檔案管理科學(xué)化水平。

2、改變傳統(tǒng)的管理方式

通常情況下，我們所了解的傳統(tǒng)檔案管理方式經(jīng)常是以一種館藏形式呈現(xiàn)于眼前，而檔案的管理工作也主要是更加重視對檔案的保存及管理等領(lǐng)域，保護檔案不受外界因素的干擾，確保其安全性，當(dāng)遇到工作調(diào)動或者人員臨時調(diào)換的情況之時，才會進行“調(diào)檔”，而這種管理方式在一定程度上存在一定的漏洞，嚴重阻礙了檔案管理朝著科學(xué)化及技術(shù)化方向的發(fā)展。只要將傳統(tǒng)管理方式進行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整及改變，建設(shè)更加有利于提高檔案管理科學(xué)化水平的管理方式，例如可以建立一種較為有效的利用型管理方式，相對于傳統(tǒng)檔案管理方式而言，利用型的檔案管理方式，能夠最大程度的實現(xiàn)對檔案信息資源的利用率，其主要工作內(nèi)容是進一步實現(xiàn)信息資源的共享，從而為客戶提供更加完善、良好的服務(wù)。

3、進一步健全完善檔案管理的管理機制

首先，為了能夠提高檔案管理的科學(xué)化水平，要進一步健全完善檔案管理的管理機制，而完善的管理機制的建設(shè)離不開責(zé)任機制對其所起到的約束及監(jiān)督作用，要構(gòu)建合適有效的檔案管理責(zé)任機制，要能夠?qū)n案管理的代表性特征及管理需求兩者相互結(jié)合起來。在進行實際的檔案管理工作時，檔案館內(nèi)部工作人員首先要明確自己的工作崗位，掌握自己的工作職責(zé)。同時對于工作中的員工相關(guān)部門要指定人員對各個不同崗位的員工進行監(jiān)督管理，建立多方位的檔案管理體系。另外，加強檔案管理過程中法律法規(guī)的建設(shè)，利用法律法規(guī)對檔案管理工作起到一定的監(jiān)督指導(dǎo)的作用，不但能夠使得檔案管理機制呈現(xiàn)出一種全面性、立體性等突出優(yōu)勢，并且確保檔案管理工作的正常運行。

4、加強檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)

在如何提高檔案管理工作的探究過程中，還有一種能夠有效提高檔案管理工作科學(xué)化的重要手段，即加快實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化水平。而現(xiàn)代化的實現(xiàn)手段需要進一步加強檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，通過加大對檔案管理中所用到的各種設(shè)備的資金投入，逐步進行更新?lián)Q代，將現(xiàn)階段最為先進的計算機技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫等應(yīng)用到檔案管理過程中，這樣不僅能夠有效實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，同時還能在一定程度上提高檔案管理的工作效率。

5、加強檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)

現(xiàn)階段檔案管理工作中，人員素質(zhì)與專業(yè)水平的提升是頭等大事，因為，再好的管理制度、管理方案都是需要人來操作、執(zhí)行而實現(xiàn)的，因此，員工的工作態(tài)度、專業(yè)能力直接決定了制度、方案的落實成效。結(jié)合目前檔案管理發(fā)展水平來看，不僅要轉(zhuǎn)變檔案管理模式，還要轉(zhuǎn)變?nèi)藛T的工作思想，提高人員素質(zhì)，打造高素質(zhì)、高水平的執(zhí)行隊伍。首先，應(yīng)開設(shè)以現(xiàn)代化發(fā)展水平為一線的檔案管理學(xué)習(xí)課程，加強人員對現(xiàn)代社會、文化等各領(lǐng)域發(fā)展情況的了解；其次，聘用專業(yè)技術(shù)人才，對檔案管理工作積極，能夠掌握現(xiàn)代技術(shù)操作能力，對計算機技術(shù)的操作輕車熟路，能夠獨立完成檔案信息化分類、組卷、處理、歸類等工作；最后，加強人員激勵機制、評價考核等管理制度的落實，不斷激發(fā)人員的工作積極性。

結(jié)語

在信息時代中，提高檔案管理科學(xué)化水平是必然之舉，而在改善檔案管理的同時，仍需要堅守以適應(yīng)時代發(fā)展為原則、以結(jié)合科學(xué)技術(shù)與科學(xué)知識為理念，不斷強化人員素質(zhì)與專業(yè)能力，創(chuàng)新管理模式，完善管理制度，建立合法、合理并且有效的管理體系，正確認識到，改革檔案管理，是為了更長遠的發(fā)展而做準備。

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