檔案管理存在的問題與解決對策

王紅蕾

（安達(dá)市婦幼保健院，安達(dá) 151400）

檔案管理存在的問題與解決對策

王紅蕾

（安達(dá)市婦幼保健院，安達(dá) 151400）

檔案管理；存在問題；對策

對于檔案管理來說，很多人對其有著一定的誤解，覺得檔案管理就是檔案保管，而檔案管理工作者就如同檔案保管員，這種認(rèn)識是不科學(xué)的。因此，我國的檔案管理工作正努力實現(xiàn)科學(xué)化，檔案管理工作也將打破傳統(tǒng)的管理模式，努力適應(yīng)時代的發(fā)展。

一、檔案管理簡述

在目前的檔案管理工作中，檔案是各種信息資源的載體，也是企業(yè)工作總結(jié)的歷史依據(jù)，因此實現(xiàn)檔案管理至關(guān)重要。

（一）檔案的概念

檔案是信息的重要載體，也是整個企業(yè)工作文件的歷史依據(jù)和核心話題所在。在目前的檔案工作中通過對檔案內(nèi)容加以辨別和明確，從而形成一項具有參考價值的檔案信息內(nèi)容。

（二）檔案所起的作用

以往，人們利用檔案進(jìn)行相關(guān)資料的查找，往往只為了行政工作方面，具有單一性，而現(xiàn)在則更多地涉及經(jīng)濟(jì)、業(yè)務(wù)以及學(xué)術(shù)等方面，這使得檔案查找所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)價值不斷顯露，從而也賦予了檔案工作更多、更豐富的內(nèi)容。

（三）檔案的種類

以往，檔案工作所管理的資料只限于文字、圖表等資料，但21世紀(jì)是一個信息時代、數(shù)字時代，各種錄音、錄像、圖冊、軟盤等載體的出現(xiàn)，使得檔案種類、數(shù)量越來越多，范圍越來越寬，所承載的內(nèi)容也更加豐富，這必然使檔案工作任務(wù)繁重，也給檔案工作的跳躍發(fā)展帶來機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

（四）檔案的管理

檔案管理也被人們稱之為檔案工作，是通過各種技術(shù)手段和方法對檔案進(jìn)行總結(jié)、歸納、搜集、整理和加工的一個系統(tǒng)化過程，也是目前檔案管理工作中最值得我們重視和投入的一個話題。在目前的檔案管理工作中，一項系統(tǒng)、全面、完善、可靠的管理措施和管理模式是整個工程項目中最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。

二、檔案管理存在的問題表現(xiàn)

（一）檔案管理制度不健全，檔案利用率低

檔案管理不夠規(guī)范。目前，在一些大的企事業(yè)單位普遍存在管理不規(guī)范的問題，主要表現(xiàn)在：一是檔號不規(guī)范。二是案卷標(biāo)題不規(guī)范。三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄。四是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。檔案檢索效率不高。硬件條件缺乏。

（二）落后的觀念和模式

目前的高校檔案管理大多數(shù)還是遵循著傳統(tǒng)的管理模式，人事檔案的管理仍采用由相應(yīng)的職能部門在一定時間內(nèi)送到人事檔案室保存，而且有一部分是紙質(zhì)手寫的，不適合信息化的要求，缺少電子檔案資料。檔案管理雖然不完全是手工操作，但還沒有完全實現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡(luò)化。設(shè)備的落后、手段的落后、管理模式的落后，極大地降低了工作效率，準(zhǔn)確性較差。

（三）重視程度不夠，檔案利用率較低

雖然現(xiàn)在人們對檔案重要性的認(rèn)識逐漸提高，但某些企業(yè)、某些領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理方面的認(rèn)識還比較淡薄，認(rèn)為其可有可無，往往只注重發(fā)展、建設(shè)所帶來的經(jīng)濟(jì)效益，而忽略了檔案的完整性及連續(xù)性，致使檔案信息資源開發(fā)不足，利用率不高。

（四）檔案室硬件環(huán)境設(shè)旋不齊全

對檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多，檔案室狹窄、潮濕，“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。

（五）檔案管理專業(yè)人才缺乏

對于我國的檔案管理工作者來說他們的專業(yè)知識和綜合素質(zhì)普遍不高，有些是從事檔案管理工作很多年的前輩，但是他們對先進(jìn)的技術(shù)和手段接受程度較低，一些傳統(tǒng)的管理模式和管理方法已經(jīng)在腦海中根深蒂固，很難創(chuàng)新。還有一些就是經(jīng)驗不夠豐富的年輕人，他們對于檔案管理工作的認(rèn)識程度不夠，加上專業(yè)知識的匱乏。使得工作人員在檔案管理的過程中消極怠慢，這樣就影響了檔寨管理工作的效率。

三、加強(qiáng)檔案管理的措施

（一）強(qiáng)化服務(wù)意識，提高服務(wù)水平

檔案管理人員要樹立“工作是服務(wù)”的觀念，以“增強(qiáng)服務(wù)意識”和“主動服務(wù)”作為工作的出發(fā)點和歸宿。要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識，提高服務(wù)質(zhì)量。

（二）提高檔案管理的信息化水平

加快檔案管理的信息化建設(shè)，不僅要配置完善的硬件設(shè)備，同時要將檔案信息錄人強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫中，利用先進(jìn)的管理檢索軟件，提供不同的檢索需求。另外，在檔案資源信息化建設(shè)中要做好檔案信息的安全防護(hù)，采用先進(jìn)的安全技術(shù)手段，設(shè)立檔案應(yīng)用權(quán)限，防止檔案信息泄密。

（三）要積極采用新方法和新手段

首先，檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然方向；其次，利用計算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。

（四）穩(wěn)定檔案管理人員，提高素質(zhì)

要注意加強(qiáng)干部檔案工作隊伍建設(shè)，注意對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。針對檔案管理的特點和管理人員素質(zhì)差的情況，還要對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理人員要積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學(xué)、再實用。

如今的檔案管理工作中仍存在著一定的問題，只要相關(guān)的檔案管理工作人員能夠充分地認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，建立健全科學(xué)的管理體制，做到提高檔案管理工作的信息化進(jìn)程，并且提升檔案管理工作人員的素質(zhì)，就能在一定程度上提升檔案管理的現(xiàn)代化和科學(xué)化水平。□

（編輯/劉佳）