試論如何提高企業行政管理效率

文/蔣冠群，中國電子科技集團公司第28研究所

企業的行政管理是企業管理和行政管理的有機結合，是企業運營的指揮中心，是確保企業正常有序開展的保障。企業行政管理的目標主要依據生產經營活動和行政管理自身的要求。在實際運營中，受到諸多因素的制約，企業行政管理往往不能順利開展，因此，要提高企業行政管理效率，必須通過科學有效的措施。

1 企業行政管理概述

1.1 企業行政管理的定義

企業行政管理是企業管理與行政管理的結合，是企業內部的行政管理組織為了達到企業發展目標，通過制定一定的規章、制度、原則、方法，對企業進行職能性管理。在此過程中按照行政渠道管理企業產生一系列措施和方案來進行有效保障。

1.2 企業行政管理的特點

（1）權威性。企業行政管理是企業參與社會化大生產及市場競爭的客觀要求，其管理目標來自于生產經營活動和行政管理自身的要求，因此具有絕對的權威性。這種權威性的通過分層級的管理來實現。具體來說，在企業經營管理中，存在兩個主要層級，即決策層和執行層。行政管理部門則位于兩個層級之間，起到上傳下達，溝通上下的橋梁作用。決策層制定戰略、策略及目標，行政管理部門通過一定的措施，指導執行層高效完成具體工作來實現決策層的決策。

（2）及時性。有效開展企業行政管理，一方面有利于企業更加充分地利用和配置內部資源，從而提升經濟效益，另一方面有利于激發職工的潛能，充分發揮職工的工作積極性和工作日清，促使員工全身心投入工作，為企業創造更多的價值，也可以為企業實現技術創新奠定良好的基礎。在職工開展工作的過程中，通過有效的行政管理，可以及時發現執行中存在的偏差，進行及時糾正和管理，是執行層的工作更加匹配戰略發展目標，在過程中及時修正和完善。

（3）靈活性。在企業運行中，生產、銷售、資金等環節都是緊密相關，提升整體生產效率必須提升各個環節的效率，這就要求確保各個環節的信息交流順暢、緊密，由行政管理部門負責對相關信息進行調節、整合，優化整個管理流程。這也體現了企業行政管理工作的靈活性，幫助企業更加有效地應對市場經濟的變化，不斷提升自身的綜合競爭力。

2 企業行政管理的現實作用

2.1 提升企業效益

從長遠的眼光來看，企業行政管理是開展各項業務工作的基礎，其管理并非紙上談兵，而是結合企業的實際情況，起到助推劑的作用。通過規章制度的指引、工作流程的規范、人力資源的配置、教育培訓的輔助來協助各項業務功能的實施。企業行政管理能夠提高企業的適應和發展能力，涉及到企業發展的方方面面，促進行政管理的發展能夠為實現企業發展戰略目標奠定堅實的基礎，促使企業在資源利用和分配的效率更高，從而提升企業效益。

2.2 促進管理規范

企業行政管理是一個企業的中樞神經，集管理、協調與服務為一體，具有統籌性、全局性和前瞻性的特點。在企業行政管理過程中，不斷修正、完善、優化管理流程，可以有效地確保企業的各項決策都能得到及時的實施，在最大限度上實現企業管理目標，促進企業管理的規范化，實現可持續發展。沒有基礎行政管理，企業的各項決策都將缺乏依據，具體工作將無法量化其成效，就不能有效規范員工行為，激勵更無從談起。

2.3 提高管理效率

企業行政管理聯系著企業決策部門以及執行部門。管理層通過行政管理部門提供的分析和報告，對企業的發展方向以及營銷戰略進行適時調整。企業內部各部門或機構之間，缺乏了統一的管理機制，缺乏聯系彼此的紐帶，將會是一盤散沙，戰斗力明顯不足。因此，做好企業行政管理可以更好地確保上下級信息通暢，有效避免反饋不全、不暢，改善企業管理效率。

3 提高企業行政管理效率的措施

3.1 引入現代管理理念

在現階段，我國很多企業，特別是中小企業仍然面臨管理理念滯后的問題，阻礙了企業的長期發展和目標實現?！爸貥I務、輕管理”的情況依然存在。因此要改善企業行政管理效率，必須引進現代企業管理理念，提升管理者對基礎行政管理的認識，強化管理團隊力量，用科學的方法制定貼合企業實際情況的具體政策辦法，轉變傳統行政管理理念。在發揮行政管理監督職能的基礎上，還應當將行政管理工作的激勵職能、溝通職能等全面發揮出來，從而實現對職工積極性的調動、對企業決策的快速傳遞。

3.2 優化行政管理機制

優化和創新企業行政管理機制是提升行政管理效率的有效途徑。效率的過程中，企業行政管理機制的優化相當重要。這要求企業在發展的過程中積極引入先進的管理機制，保證企業運行的合理性。一套好的管理機制能夠更好地調動企業行政管理人員的積極性和主動性，提升管理的具體可操作性，更好地推動企業有序發展。在創新理念中，注重引入投入與產出、成本核算的精神，激發出管理人員的責任感，還要注重運用管理學、經濟學的科學方法和手段，通過公平、合理的方式，有計劃、有量化地進行人員考核和績效衡量，從而激發執行層人員的工作積極性和主動，改善行政管理效率。

企業管理機制還包括一套科學合理的管理模式，這涉及到企業內部各個部門具體運行中的環節，企業內部各個部門都必須明確掌握企業的短期目標，和部門在未來一段時間內的運行目標、具體工作任務、承擔的責任和義務，并且與其他部門之間形成良好的溝通和密切的協同。行政管理部門則應充分發揮指導、監督、協調的職能，通過具體措施，建立起各個部門之間協作的橋梁，從而更加高效地落實決策層制定的目標，達到企業上下一心、通力合作的效果，提升企業生產經營效率。

3.3 完善規章制度建設

規范化是行政管理工作模式創新和構建的基礎，只有規范的行政管理流程，才有助于行政管理職能的全面發揮。提升企業行政管理能力和效率，可以以健全的工作制度作為抓手，通過制定、修訂、完善行政、人事、財務、業務制度和規范來指導行政管理措施的有效落實，也為相關事物處理工作提供依據。制度建設是規范化的第一步，不僅規范執行層員工的工作行為，對管理層也是一種嚴格的約束。制度建設，可以一定程度上約束行政管理工作人員，促使其更加明確自身的工作內容、工作職責和義務。同時，完善的行政管理制度是績效考核和目標管理的依據和基礎，績效激勵也是行政管理制度制定的生命延長，通過兩者的有機結合，對行政管理工作人員的表現做出客觀、公正的評價，一方面依據這種考核結果對員工做出激勵，促使員工付出更大的熱情和心血投入工作，另一方面可以有效指出行政管理工作中的不足，為工作人員改進工作方法和理念奠定良好的基礎。

3.4 打造專業人才隊伍

行政管理人員是進行企業行政管理的具體執行保障，管理隊伍的專業化程度直接關系到管理效果，是管理綜合能力的體現。要有效提高企業行政管理效率，就必須要有高素質的行政管理人才的支持，企業要根據公司的實際情況，招聘適合的管理人才，組建優良的管理隊伍，在日常工作中也要加強對行政管理人員的培訓，及時更新管理人員的專業知識，提升團隊協作能力，提升他們適應現代管理節奏的能力，優化他們的專業知識結構，培養他們的優秀品格和心理狀態。值得注意的是，通過招聘的方式來注入新鮮的血液，一方面可以通過嚴格的招聘來確保行政管理人員的素質能夠滿足要求，另一方面也可以不斷鍛煉員工隊伍，產生思想的融合和碰撞。由于企業的行政管理部門在監督、管理的同時還承擔了重要的服務工作，因此要注重樹立起良好的服務意識，只有擁有了良好的服務意識才能給予企業決策以及員工工作更好的支持。

3.5 加強信息化建設

在當今信息化的時代，企業要將信息技術有效的引入到行政管理工作中，不斷提高行政管理工作的信息化程度，從而提高企業行政管理的效率。通過企業信息化的更新和發展，可以有效精簡繁雜的企業模式和架構，減少管理層級，呈現較為扁平化的管理模式，有利于調動更多的資源來完成工作任務，加強信息的相互關聯性和對稱性，有效聯系不同層級和部門，加強合作協同，促進高效運轉，這也是企業調整結構的重要方面之一。在此模式下，無論是管理者還是執行層，通過運用計算機網絡，有效的實現了行政信息化用于實際管理工作的目標和要求。

總的來說，不同企業的行政管理模式不盡相同，存在著千頭萬緒的差別，這也與企業性質和經營模式的差異緊密相關。但無論是何種背景的企業，要在市場經濟環境中占據一席之地，長遠發展，都必須要重視基礎行政管理工作。加強對自身經營情況的分析，通過機制、制度、模式、理念的更新發展，加以有效現代化科學手段，本著以人為的管理理念，促進企業的可持續發展。

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