提高辦公室檔案管理工作效率的思考

文/鮑冠斌，萊州市檢驗(yàn)檢測(cè)中心

1 前言

從辦公室檔案管理的工作的字面意思來看，這份工作所要做的就是先對(duì)人員檔案的數(shù)據(jù)和資料進(jìn)行搜集，然后把搜集到的信息整合在一起，并且長(zhǎng)久地保存起來。正面思考檔案管理這項(xiàng)工作，由于每個(gè)人的檔案對(duì)人的一生都非常重要且是一件隱私性極其高的文件，所以在普遍存在的紙質(zhì)檔案中，辦公人員就需要面臨紙質(zhì)破損、保存不易、浪費(fèi)空間等多種問題。我們必須對(duì)這項(xiàng)工作予以重視，讓檔案更加安全可靠地存放，才能夠真正意義上提高工作效率。

2 辦公室檔案管理工作

從辦公室檔案管理的工作本身和意義來看這項(xiàng)工作。

2.1 概要

隨著時(shí)間的推移，網(wǎng)絡(luò)科技發(fā)展得越發(fā)迅猛，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)逐漸滲透到每一個(gè)人的生活中，并且成為人們生活中不可缺少的一項(xiàng)科學(xué)技術(shù)。所以，如果想要提高辦公室檔案管理工作的工作效率，就應(yīng)該完整地凸顯電子信息化管理的好處，順應(yīng)目前的生活水平，響應(yīng)相關(guān)規(guī)章制度并不斷進(jìn)行技術(shù)上的改變，將創(chuàng)新為技術(shù)發(fā)展的第一要義，不斷更新?lián)Q代，從而保證這項(xiàng)工作可以順利并且成功地進(jìn)行下去。如果想讓檔案更加完整更加完善，應(yīng)該要讓搜索功能比較便捷，這樣才能徹底發(fā)揮檔案的作用。

2.2 意義

第一，由于辦公室在對(duì)檔案除了保存更多時(shí)候是使用查詢的功能，所以如果想要提高辦公室檔案工作的工作效率，更好的和現(xiàn)代生活相適應(yīng)，使得人們使用更為便捷，如果想要達(dá)到預(yù)期效果，就應(yīng)該著眼于辦公室檔案的管理工作，并且把這份工作和社會(huì)與人們的實(shí)際需求相適應(yīng)，這樣才能保證這份工作不會(huì)缺乏社會(huì)性能和功能性以及它本身具有的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值。第二，檔案本身是具備連貫性、持續(xù)性和不間斷性的，所以我們才應(yīng)該著眼于管理檔案的工作，適時(shí)、適度地提高工作效率，從實(shí)際出發(fā)，按照現(xiàn)實(shí)的情況和需求，使用合適的手段和方法，有利于檔案的保存和工作的完善。檔案本身是有時(shí)代意義的，如果想要讓檔案保存得更為完善就應(yīng)該不斷整合、搜集相關(guān)信息，避免丟失或者遺漏數(shù)據(jù)。第三，社會(huì)生活的進(jìn)步有利于檔案工作的執(zhí)行，因?yàn)槲覀兊纳鐣?huì)生活是不可避免需要接觸到檔案的，只有將檔案管理的工作完善，才能讓社會(huì)生活更好地發(fā)展，讓社會(huì)發(fā)展和社會(huì)生活有借鑒的地方和意義。

3 辦公室檔案管理工作的缺陷

目前，這項(xiàng)工作還存在很多缺陷。

3.1 管理意識(shí)不足，管理方式落后

由于辦公室檔案管理工作人員文化程度比較低，沒有經(jīng)過嚴(yán)格的職業(yè)培養(yǎng)，所以相對(duì)應(yīng)的工作水平也很低，工作效率也無法有效地得到提高，這種現(xiàn)象除了導(dǎo)致工作效率不能提升之外，還會(huì)額外造成工作的完成度很低，完成效果很差，相對(duì)應(yīng)的對(duì)于檔案和工作人員的管理方式也越發(fā)落后。

3.2 工作人員工作素養(yǎng)低

由于辦公室檔案管理的工作人員沒有相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)也沒有進(jìn)行一個(gè)比較完善的工作培訓(xùn)，當(dāng)工作人員不具備相適應(yīng)的工作技能，這就導(dǎo)致他們也無法高效率地完成檔案管理的工作。同時(shí)，從前的管理模式已經(jīng)不適應(yīng)于現(xiàn)在的時(shí)代，因?yàn)閺那笆羌堎|(zhì)檔案時(shí)代，而現(xiàn)在隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，工作人員應(yīng)該學(xué)習(xí)最新的技術(shù)和工作技能，這樣才能更好適應(yīng)現(xiàn)在的管理工作。

4 提高辦公室檔案管理工作效率

由于檔案管理的工作對(duì)單位的發(fā)展十分重要，所以我們應(yīng)該面對(duì)工作中存在的問題，找到突破點(diǎn)，從而提高管理工作的效率。

4.1 完善管理制度

由于從前我們并未太過重視檔案的管理工作，所以對(duì)于這項(xiàng)工作并沒有一個(gè)比較完善的管理制度，如此一來工作也無法真正到位，工作人員的工作效率無法提高。為了避免這種情況的發(fā)生，我們首先應(yīng)該著眼于檔案管理工作，完善管理制度：首先，重視檔案的私密性，所以應(yīng)該針對(duì)不同文件的私密等級(jí)做出不同的保護(hù)措施；其次，由于檔案的數(shù)量很多，種類也很復(fù)雜，所以工作人員需要對(duì)檔案進(jìn)行一定的收納規(guī)整，使得后續(xù)工作更加便捷；最后，在工作的過程中，監(jiān)督工作人員的行為和工作技能，保證工作的順利進(jìn)行。

4.2 提高管理意識(shí)

提高單位和工作人員對(duì)檔案管理工作的重視程度，修正管理模式，改變管理理念，與時(shí)俱進(jìn)，更適應(yīng)時(shí)代。

4.3 提高工作技能水平

相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)過低也會(huì)影響工作的完成，所以需要提高工作人員的相關(guān)專業(yè)水平，提升職業(yè)素養(yǎng)，不斷對(duì)工作人員進(jìn)行技能培訓(xùn)。

4.4 強(qiáng)化檔案的搜集力度

強(qiáng)化檔案的搜集力度，搜集后的檔案進(jìn)行收納歸類，使得后續(xù)工作更加便捷。

4.5 檔案管理工作電子化

讓這項(xiàng)工作更加與時(shí)俱進(jìn)，檔案的管理推動(dòng)了工作的便捷度、安全性與可靠的特點(diǎn)，同時(shí)提高工作效率。

5 結(jié)束語

辦公室檔案管理的工作對(duì)于單位的發(fā)展和職工的發(fā)展具有輔助的意義，所以我們應(yīng)該對(duì)這項(xiàng)工作給予重視，并且提高相關(guān)工作人員的工作技能水平，培養(yǎng)工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，同時(shí)讓工作方式和管理模式更加與時(shí)俱進(jìn)，保證工作效率提升。

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