制造業存貨管理內部控制手段探析

文/孫可 王惠慧，吉林工商學院

1 制造業企業存貨管理概述

1.1 制造業發展現狀

制造業是指工業制造資源轉化為大工具和消費產品可以被人依照市場需求使用和利用的行業，它包括一系列的產品制造設計、原料采購、倉儲運輸、訂單加工、批發經營和零售，主要從事產品制造銷售和設備的裝配和安裝，可根據生產中所使用的物料形式，分為離散制造和流程制造。制造業可以從宏觀經濟角度把一個國家的生產力水平直接反應出來，也是區分發展中國家和發達國家的一個重要標志。現階段我國正在加快工業化進程，制造業作為國民經濟的重要支柱和基礎占有重要份額，“2025”中國制造工作報告的執行,象征著中國制造業由大變強,蓬勃發展，將會保持經濟快速增長達到高端水平,未來的國際制造業也將包括更多的中國創造因素,更加依賴中國設備,依靠中國品牌，這些都標志著未來制造業在我國將會擁有一個更光明的發展市場。

1.2 存貨的分類

存貨是指企業在生產經營運營過程中為耗用或者銷售而儲備的物資,包括各類原材料、燃料、包裝物和低值產品,在產品、外購商品、協作、自制半成品、產成品等。存貨是在流動資產所占比例最大的項目, 根據價值分類，可以將其劃分為生產區域內的固定流動資金和流通區域的固定流動資金。具體包括儲備基金、生產基金和產品基金。

制造企業通常情況下存貨數額很大，如果不合理監控每天就會出現各種可避免的損耗，那么有效地利用存貨為企業創造經濟效益，妥善地保管存貨，并采用合理的會計處理程序處理存貨信息，是各個制造業企業管理存貨工作的重中之中。

2 制造業存貨管理的意義

2.1 有利于提高資金利用率

我國制造業出口向來以廉價而聞名，為開拓新興市場就會大量購置零部件以備待用。由于市場對“技術“方面提出越來越多的要求，每天都會研究開發大量產品，在有限時間的額緊壓下，期間必定每天生產車間會有大量的報廢產品，庫存不斷積壓，報廢成本越來越高，就會導致公司營運資金周轉不開，而對于制造業企業來講，現金恰恰在企業整個運營過程中起著至關重要的作用，如果企業的現金流出現問題，企業的周轉必定會受到影響，甚至會使企業面臨倒閉，由此可見，存貨就作為控制現金流的一個重要因素的重要性，所以管理好存貨，有效的提高資金利用率，將會對企業的穩定發展起著舉足輕重的作用。

2.2 有利于優化制造業數據管理

隨著大數據，物聯網，智能終端，工業互聯，移動寬帶在制造業中的應用，系統集成度越來越高，系統管理越來越難，因為這樣就更應該加強企業對數據的控制和管理，建立財務管理監控系統，涉及事前、事中及事后。避免企業資金在某些環節上出現問題。每到月末和年末都是會計最忙的時候，如果平時就記錄好存貨的管理工作，到期末的時候就不會手忙腳亂，因此在日常監督管理中擅于運用現代的信息化手段，收集各方面的訊息，建立財務系統的匯總、歸集、分析體系。為企業運營發展提前做好充分的應對措施，打好提前量，優化制造業的數據管理，為期末的財務報表提供及時準確完整的信息。

2.3 有利于實現企業價值最大化

我國正處于加快推進工業化進程中，落實今年政府工作報告部署的“中國制造2025”，使中國制造包含更多的中國制造因素，強化工業基礎能力，提高產品質量，推進綠色制造，提升制造業層次和核心競爭力，順應時代的腳步，加強存貨的管理，努力做到企業利益最大化。

2.4 有利于完善管理制度

根據社會經濟的發展和改革的創新，企業對存貨的管理出現了新的挑戰。做好存貨的分類管理，存貨的去向有人登記，杜絕出現丟失、自盜自用現象，同時制定合理的存貨跌價減值準備方法。存貨的報廢或是跌價程序必須清晰，層層上報，完善的管理制度不僅可以加強企業各部門的凝聚力，而且可以建立良好的企業形象，使企業長期穩定的發展。

3 制造業存貨管理中存在的問題

3.1 存貨的購進、銷售、盤點缺少存在記錄

存貨的如何最大效益的運用有著至關重要的作用，由于存貨的領用生產記錄，產品成本記錄，人工用工的歸集記錄，盤點的記錄認為實際操作較多，設備在工程項目核算上顯得尤其薄弱。比如，A材料和B材料一起生產，月末核算結果的是B材料的材料使用情況記錄很少甚至為零，而A號的材料使用記錄情況多出很多；這就很明顯有三種情況：第一種原材料很可能已經領用消耗，而實際上并未作出相應的賬務處理；第二種原材料沒有領用，而實際上已經做出了相應的賬務處理；第三種購入的材料已經領用分派到各部門，對方的發票沒有發過來，期末又沒有按相關規定按估計值計入了相應的會計科目，這就會造成企業賬實不符，會增加相應的會計處理，會計差錯更正，調整會計分錄，增加工作量，影響企業的運行。

3.2 內部控制制度不健全

職責未分離，例如，存貨的保管和記賬，這兩個崗位如果是一個人的話，有可能盜取公司的存貨，是公司的財產遭受損失，增加了成本。存貨入庫后，倉庫保管員核對數量和發票，進行登記，會計人員根據合同，發票，入庫單登記賬簿，在日常活動中，如果哪個部門需要存貨，必須填寫領料單，倉庫管理員根據單據進行登記，這么做才可以使存貨的管理制度更加的完善。當企業購買原材料，銷售產品，檢查產品，收款登記會計賬簿，這些工作程序如果都由一個人來完成。會使企業的生產環節，銷售環節，材料入庫環節，收款循環環節，就會有一些人有錯誤的想法，想從中謀取私利，會讓企業的財產蒙受損失，會傷害到每一個人的利益。

3.3 存貨采購環節的忽略

例如，采購部門制定的采購計劃混亂，甚至只是憑借直覺采購，當生產部門發現不夠原材料生產時，才通知采購部門進行采購，這種情況會影響企業的生產，嚴重時甚至影響企業是否能夠按時交貨，更加嚴重會影響企業的信譽。再如，采購部門總是一家購貨，沒有考慮到市場的價格以及產品的質量，也會影響企業的生產。

3.4 各部門缺少溝通和聯系

雖然每個部門的辦事效率都比較高，但是部門與部門之間溝通很少，會影響企業的效率。例如倉庫的保管員和車間的生產人員在對存貨進行了盤點之后，不能及時的上報到財務部門；生產車間完工檢驗后的產品不能及時送往庫房辦理入庫手續，進而影響到財務部門的記賬工作，以上這些都會造成賬實不符。由于沒有完善的信息傳遞，導致了采購部門希望保持較高的存貨水平，達到降低成本的效果，銷售部門也希望保持較高的存貨以提高服務水平，而財務部門則希望保持低水平的存貨以節約資金，造成了存貨管理的混亂，給企業帶來了不必要的經濟損失。

3.5 管理不到位

存貨的管理有很多情況下是制定了相應的程序，而沒有做到運行，只是表面，卻沒有實際，管理人員有時也會視而不見，不進行強調，使錯誤的做法越來越多，沒有起到帶頭作用，但是沒有上級主管部門的批示，沒有得到很好的處理，沒有從根本上解決問題。這就會影響企業的運行，因此要加強存貨采購管理，合理運作資金，控制采購成本。

4 針對內部控制問題的解決方案

4.1 加強企業存貨管理意識

重點整核崗位分配是提高管理的重要手段。首先，采購審批，存貨管理員，銷售，付款等都要嚴格的設置職責分離才能起到有效的控制，控制好這些崗位的制度就會有效的避免企業的不必要的損失，誰也不能保證自己不會犯錯，而企業設置有效的控制不只是對企業的負責，也是對員工的負責，同時在這些崗位招聘人才的時候，應重點關注這個人的忠誠度以及人品，人才引進后，要加強對員工的培養，定期為員工提供一定的專業課程，還要對員工進行考核，考核成績優秀的人，有一定的獎勵制度，可以提高員工的工作熱情。其次，存貨的驗收人員與存貨的保管人員不能是一個人，在驗收入庫時應嚴格執行入庫程序、要求。驗收時驗收人員必須正確及時查驗貨物，查看購貨發牌上面記載的數量，金額，品種與發過來的存貨是否相符，認真核對存貨的數量，看看是否有自然原因以及人為原因造成的存貨毀損與報廢，如果有損失報告管理人員會計人員，查看損失的數量以及該如何處理，該有責任人賠償還是有保險公司的人賠償，以及會計人員要根據管理層的決定進行相應的處理，如果沒有毀損，會計人員應該根據發票記賬，做到賬實相符。

4.2 加強企業的存貨規劃和控制，保持最恰當程度的存貨量

最恰當程度存貨量是目前企業存貨管理的非常重要的部分。存貨規劃首先是指制定適當的訂貨計劃，確定訂貨數量，及時進貨，避免缺貨。其次，計算存貨資金占用量，根據企業存貨的周轉額度及其他資金周轉額度來確定存貨資金占用量，把去年占用量作為基準對比本年各種變化情況，分析調整后確定今年存貨的資金占用額度，之后，要增強存貨信息的后續計量制度，要嚴格控制存貨，避免一些中小型企業因為存貨管理人員對存貨信息掌握不夠或不及時而導致對存貨需求預測超出實際需要量很多。

4.3 加強信息溝通，完善存貨內部控制制度

存貨內控制度是企業運行活動的必須要素，是存貨管理的基礎。完善存貨內部控制制度可以有效地提高存貨管理水平的基本保障，第一，實行嚴格的崗位分離制度，例如收款與登記銀行賬的人員責任分離；銷售與授權審批人員責任分離；驗收存貨與存貨管理人員責任分離。第二，加強核算監督職能，正確的核算存貨，做到賬實相符，否則就會增加企業不必要的核算程序，尤其是在期末，本來期末就會手忙腳亂，會影響企業運行。第三，完善客戶檔案，了解客戶的經營水平，就會使應收賬款減少壞賬損失，避免銷售人員盲目的銷售，為了自己的業績，而不管應收賬款壞賬的損失，會給企業帶來不必要的損失，影響企業的利潤，從而影響年末員工的獎金分紅，影響投資者的投資收益。第四，應建立實物流轉信息與賬務處理信息即時化通道，把銷售與收款循環，采購與付款循環，生產與存貨循環結合起來，選擇最合適的財務軟件，做到信息有效傳遞，統一管理，防止信息傳遞不暢，賬實不符的情形出現，提高效率，訂貨部門作為核心部門，它的資料要作為共享資料。生產部門要時刻關注原材料，如果缺少要及時通知采購部門進行采購，生產部門生產好的產品要及時告訴銷售部門，避免有貨沒賣，沒貨賣出去了的情況，會影響企業的運行，給企業造成失信的后果。

4.4 加強庫存管理

在生產經營過程中存貨的變動是必不可少的，生產部門領用時應該由生產部門經理授權審批，填寫領用單，保管人員根據領用單發出貨物，會計人員根據領用單登記賬簿，做到賬實相符，存貨的領用是存貨內部控制的重要組成部分，影響著存貨的內部控制，因此要嚴格遵守存貨內部控制的管理制度。合理的控制庫存數量就應該把安全數量和實際數量放在首要位置，賬實相符正確計算數量是倉庫管理的提高和效率提高的關鍵。有效的安全數量是控制庫存的重要因素，如果控制不好庫存數量，會影響企業的生產運行，務必會造成不能按時交貨的后果，影響企業形象。如果運用合理的方法計算出安全數量，就可以使企業銷售與收款循環，采購與付款循環，生產與存貨循環提高效率，對庫存進行有效的控制，可以讓企業隨時可以看見倉庫里有多少庫存，有利于銷售部門合理的簽訂合同和生產部門合理的生產。有效的庫存控制能夠是企節約成本減少。

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