淺析做好文書檔案管理的有效措施

文/王衍營 唐麗媛 楊天野，山東省產品質量檢驗研究院電器研究所

文書檔案管理是現代企事業單位重要的工作之一，是單位各級組織、行政管理的重要依據，也是一個單位的歷史發展軌跡的再現與記載；同時，檔案管理也是一項繁重、瑣碎且嚴謹、細致的工作，檔案的有效管理可以為今后的工作順利開展奠定良好的基礎，是單位決定重要事項的重要依據和借鑒。如今，文書檔案管理已經走向網絡化和信息化，如何采取有效的措施使檔案管理更為規范化、信息化和網絡化，不斷適應企事業單位辦公室工作的變化需要，是擺在文書檔案管理工作人員面前的一個需要深入探討和研究的課題。總結文書檔案管理的實踐經驗，筆者認為應采取以下措施：

1 單位領導重視檔案管理工作是重要前提和基礎

文書檔案，一般是指機關、團體、企事業單位在日常的行政管理工作中產生的由各種通用文件檔案，包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、 會議記錄、計劃和總結等文字材料。由此，文書檔案管理工作可以分為以下兩類：一類是上級組織產生的各種下發文件的管理工作；另一類是由本級組織或單位產生的各種文件材料與上報上級單位的文件材料的管理工作。因此，這兩類文檔材料都是各單位領導集體開展工作的重要依據之一，各級領導都應該加強這方面的管理。要做好這方面工作，應該從硬件和軟件兩方面著手進行：

1.1 硬件方面，加大硬件設施的投入與有效管理，加強文檔管理信息化與網絡化，使文檔查找更加方便、快捷，且保證文檔管理的安全性，經常進行安全殺毒與檢查。

1.2 軟件方面，加強對文書檔案管理人員的管理培訓，學習必要的管理軟件；同時，要經常對檔案管理工作出現的問題進行反思，不斷提出優化工作意見，并形成良好的風氣。除此之外，文書檔案管理要列入各級單位辦公室管理的年度計劃之中，由專門領導分管這項工作，并保證每項計劃得以實施。

2 完善文書檔案管理制度是保障

檔案管理制度是做好檔案管理的重要基礎，是做好檔案管理的重要保證。把人的行為關進制度的籠子，以制度規范人、約束人，才是檔案管理的有效措施。各級企事業單位應該在《檔案法》和《國家行政機關公文處理辦法》的前提和基礎上，制定適合本單位的檔案管理制度，以良好的制度實施檔案管理。

3 加強隊伍建設是做好文書檔案管理的關鍵

檔案管理隊伍建設是直接影響一個單位檔案事業發展的重要方面，提高檔案管理隊伍素質是加強檔案管理隊伍建設的重中之重。檔案管理離不開管理人員，這是基礎，基礎管理的好，檔案管理水平自然就會高。從實踐經驗來看，首先，檔案管理員的政治素質和思想覺悟要高，責任心要強。文書檔案很多時候牽扯到單位的重要決定和上級文件精神，有時候需要有保密措施。這就要求文書檔案管理人員的政治素養和責任心要強，要有大局觀。其次，檔案管理員要有敬業精神。檔案管理是一項繁瑣和枯燥的工作，檔案要收集、管理、裝訂，這項工作不僅要求人員要有耐心，而且要細心，要有吃苦精神和奉獻精神。另外，檔案管理人員要不斷加強自身素養的提高和能力的學習，尤其是要在電子檔案管理方面，積極參加培訓，不斷豐富新知識，學習新技術，增強新能力，更新觀念，學習與時俱進的檔案管理方法。再次，學習交流也是提高隊伍建設的重要手段。實踐是檢驗真理的唯一標準。由實踐得來的經驗尤為寶貴和重要，所以，同行之間要不斷溝通和相互交流，好的管理經驗和做法要相互學習，取長補短，共同進步。

4 做好細節工作是檔案管理的重中之重

文書檔案工作要做好就要從細節工作入手，從各個方面把好細節關。這就要從以下方面入手：規范收發細節、做好詳細記錄、做好分好類、做好備好案、做好存檔。

4.1 規范文件收發細節

規范檔案文件的收發工作就是要將發文和收文中的各項工作環節和程序加以規定，并按照既定原則嚴格辦理。如收文中從簽收、拆封、登記等，發文中從審核、簽發、打印、用印等環節都要細化，做好記錄，每道環節都要按照程序規定落到實處，任何一個環節都不能出現紕漏，否則就會影響檔案管理的質量，影響單位的工作落到實處。

4.2 做好詳細記錄

檔案管理的一項重要工作就是做好詳細記錄，按照收發文的不同種類分別進行登記，登記要細致，分類要明確，避免漏記、漏發。

4.3 做好分好類

文書檔案管理就是要對文書文件進行分類管理，這樣方便管理和查找文件。文書文件按照內容大致分為命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、 會議記錄、計劃和總結等；按照機構大體分為:上級類、平級類、本單位文件和其他單位文件。

4.4 做好備好案

文書檔案管理依據工作需要，按季度或年度做好備案表，尤其是電子檔案還要做好電子檔案的隨時備份工作，避免電腦損壞而造成無法修復的損失。年終時，將全年做好的備份表統一裝訂成冊，形成明確的檔案明細。

4.5 做好存檔工作

文書檔案管理除了做好記錄和分類外，最為重要的工作就是做好存檔工作，要將文件根據分類分別存入檔案盒，并做好分類標記、標號和電子入檔記錄工作，以便方便查找。

5 結束語

文書檔案管理是企事業單位重要的工作之一，是維護一個單位或部門歷史真實面貌的一項重要工作，對單位的管理有著重要的史料價值與現實價值，在單位管理中有著不可替代的重要作用。因此，企事業單位一定要秉持文書檔案管理的歷史感與責任感，采取科學的管理方法，加強對文書檔案的管理工作，做好歷史資料的保存與管理，并在今后的工作中發揮其借鑒與指導作用，實現其特有的工作職能。