新時(shí)代背景下的高校行政工作效能提升淺析

劉繼發(fā)

[摘要]隨著新時(shí)代的到來(lái)，為高校工作的開(kāi)展提出了空前未有的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，如何利用信息技術(shù)提升高校工作效能作為當(dāng)前高校行政工作人員廣泛熱議的話題。本文主要結(jié)合近年來(lái)工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)新時(shí)代背景下的高校工作效能提升進(jìn)行探討。

[關(guān)鍵詞]新時(shí)代 高校 工作效能 提升

隨著信息技術(shù)的普及發(fā)展，我國(guó)社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入至規(guī)模化量產(chǎn)、分享與利用數(shù)據(jù)的時(shí)代，在發(fā)展經(jīng)濟(jì)、交通、醫(yī)療、衛(wèi)生、教育等多個(gè)領(lǐng)域，許多關(guān)鍵性決策都是以大量的信息數(shù)據(jù)為理論基礎(chǔ)的，由此我們可以認(rèn)定是數(shù)據(jù)資源推動(dòng)了量化進(jìn)程。新時(shí)代的來(lái)臨，為高校工作的健康發(fā)展提供了巨大的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，高校方面需要及時(shí)重視。

一、高校工作概述

通常情況下，高校教務(wù)管理工作肩負(fù)著教學(xué)有效性提升、學(xué)籍學(xué)位、檔案管理、人才培養(yǎng)與考證服務(wù)、教育活動(dòng)組織與協(xié)調(diào)、教育信息收集及信息反饋等相關(guān)職能。從教育發(fā)展的角度人手，與學(xué)生相關(guān)的數(shù)據(jù)信息包括學(xué)生個(gè)體的信息資源、考試成績(jī)、課程安排、學(xué)生的生活積累信息、專業(yè)等級(jí)認(rèn)證、專業(yè)發(fā)展及畢業(yè)實(shí)習(xí)情況信息、在校表現(xiàn)情況、考勤情況等。要想不斷提高高校工作效能，要充分利用數(shù)據(jù)信息，創(chuàng)新工作組織形式，這也是新時(shí)代對(duì)高校教育管理工作提出的新要求。

二、現(xiàn)階段高校工作開(kāi)展過(guò)程中存在的不足

行政工作管理能力在很大程度上直接關(guān)系到高校工作效能，也是考量高校教育管理能力的主要標(biāo)準(zhǔn)。從數(shù)據(jù)調(diào)查結(jié)果中得知我國(guó)現(xiàn)有高校工作存在資源浪費(fèi)的問(wèn)題具體表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：

其一，高校工作缺乏行之有效的管理制度與規(guī)范。在開(kāi)展高校工作中缺乏貼合本校實(shí)際的管理制度，加之現(xiàn)行的管理機(jī)制具有一定時(shí)效性。在應(yīng)用要求管理相關(guān)工作時(shí)，經(jīng)常受到外界的阻礙。在缺乏全面管理機(jī)制的工作環(huán)境中，高校工作的開(kāi)展受到了極大的影響。

其二，高校內(nèi)管理部門及崗位設(shè)置缺乏合理性。當(dāng)前，高校各項(xiàng)管理工作存在結(jié)構(gòu)與崗位設(shè)置不合理的問(wèn)題，層級(jí)過(guò)于復(fù)雜，機(jī)構(gòu)人員崗位權(quán)責(zé)劃分不明確，不同管理工作缺乏科學(xué)可行的指導(dǎo)，管理工作徒有其表，多半是面子工作。與此同時(shí)，管理重復(fù)、政令不通暢十分常見(jiàn)，從而導(dǎo)致工作效能不斷低下。當(dāng)前許多高校內(nèi)行政部門設(shè)置存在不科學(xué)的問(wèn)題，有些工作崗位是沒(méi)有存在的必要。還有一部分部門領(lǐng)導(dǎo)因嫌棄麻煩而選擇懈怠工作將一些工作交給其他行政工作人員，導(dǎo)致其工作量不斷增加，時(shí)間一長(zhǎng)，工作人員情緒化越來(lái)越嚴(yán)重。

其三，管理人員工作素養(yǎng)有待提高。高校健康有序發(fā)展既需要專業(yè)能力強(qiáng)高素質(zhì)的教師隊(duì)伍，又需要?jiǎng)?chuàng)建專業(yè)能力強(qiáng)高素質(zhì)的行政管理隊(duì)伍。從高校內(nèi)現(xiàn)有行政管理人才隊(duì)伍建設(shè)情況來(lái)看，出自管理專業(yè)且具備豐富工作經(jīng)驗(yàn)的人才數(shù)量嚴(yán)重不足，大部分都是一些沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)教育管理培訓(xùn)的教師，缺乏專業(yè)的管理理論基礎(chǔ)。因此，在實(shí)際開(kāi)展工作過(guò)程中主觀意念過(guò)強(qiáng)，直接影響到管理能力的提升。以高校內(nèi)工作量較大的基層辦公室為例，長(zhǎng)時(shí)間的機(jī)械性工作，缺乏創(chuàng)新，十分不利于個(gè)人的發(fā)展，即便是個(gè)體很有工作能力，但是因?yàn)槿狈χС郑又べY薪酬較低，很容易導(dǎo)致定力不強(qiáng)的工作人員出現(xiàn)心理偏差。基于此，高校內(nèi)工作人員個(gè)人素養(yǎng)在很大程度上決定了行政管理質(zhì)量。

三、新時(shí)代背景下的高校工作效能提升思路

（一）優(yōu)化崗位資源配置，明確崗位職權(quán)

高校方面需要按照國(guó)家教育規(guī)定，采取規(guī)范化管理的工作理念，依據(jù)學(xué)校辦學(xué)規(guī)模實(shí)際情況，科學(xué)設(shè)置管理部門與崗位，及時(shí)剔除一些不必要的部門結(jié)構(gòu)，理清各個(gè)部門崗位的工作職責(zé)。事實(shí)上，只有具備清晰明了的崗位權(quán)責(zé)，才能合理規(guī)范工作范疇。高校內(nèi)管理人員必須要立足于自己的崗位，了解自己的權(quán)利與義務(wù)，在工作中要嚴(yán)于律己，不可以出現(xiàn)越位的情況。高校管理者需要落實(shí)好崗位職責(zé)工作，做好信息收集和協(xié)調(diào)溝通工作，創(chuàng)新使用現(xiàn)代化辦公工具，提升辦公效率，從而不斷提升高校工作行政工作管理和服務(wù)質(zhì)量。

（二）注重多個(gè)部門問(wèn)的合作，增強(qiáng)信息溝通

眾所周知，高校工作復(fù)雜且繁瑣，需要工作人員兼?zhèn)淙忠庾R(shí)，依據(jù)本校的教育發(fā)展方案，雙管齊下，有層次有目的編排多種工作，保障校內(nèi)多項(xiàng)工作有序進(jìn)行。在開(kāi)展各項(xiàng)工作時(shí)，管理人員需要站在發(fā)展的角度看待問(wèn)題，不可以只顧蠅頭小利而忽視集體利益，做到心中有校。學(xué)校方面需要合理劃分工作屬性，注重部門間的交流合作，廣泛吸納反饋意見(jiàn)，以現(xiàn)存問(wèn)題為人手點(diǎn)，合理制定解決方案，從整體上提升高校內(nèi)行政管理質(zhì)量。

（三）注重人才隊(duì)伍的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

工作效能的高低在很大程度上取決于管理人員的專業(yè)能力與個(gè)人素養(yǎng)。高校內(nèi)管理人員必須要具備較強(qiáng)的信息交流能力、文字處理能力與社交能力，同時(shí)還需要善于使用新技術(shù)，主動(dòng)學(xué)習(xí)新知識(shí)。基于此，高校方面可以定期召開(kāi)人才隊(duì)伍專業(yè)能力培訓(xùn)活動(dòng)，以此不斷提升高校管理人員工作能力。此舉有助于調(diào)動(dòng)工作人員的工作積極性，引導(dǎo)工作人員站在管理視角分析問(wèn)題，緊隨時(shí)代的發(fā)展方向制定科學(xué)化的工作計(jì)劃，從而不斷提升工作效能。

四、新時(shí)代背景下的高校工作效能提升策略

（一）深度解析學(xué)生數(shù)據(jù)信息

基于新時(shí)代背景，要想不斷提升高校工作效能需要加大對(duì)學(xué)生數(shù)據(jù)的關(guān)注，利用實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)科學(xué)分析學(xué)生的學(xué)習(xí)狀態(tài)。通過(guò)解析數(shù)據(jù)信息，教師能夠全面監(jiān)管教育制度，引導(dǎo)學(xué)生自主進(jìn)行學(xué)習(xí)管理，有效實(shí)現(xiàn)自助教育服務(wù)的工作目標(biāo)。如：在管理中采用指紋考勤機(jī)，對(duì)學(xué)生的出勤率進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。當(dāng)招聘單位需要了解學(xué)生的在校學(xué)習(xí)情況時(shí)，可以隨時(shí)進(jìn)行調(diào)查審閱。運(yùn)用信息技術(shù)規(guī)范教育秩序，教師能夠隨時(shí)隨地查看學(xué)生的學(xué)習(xí)狀態(tài)，學(xué)生能夠與輔導(dǎo)員進(jìn)行信息交流。在發(fā)現(xiàn)學(xué)生的學(xué)習(xí)問(wèn)題時(shí)及時(shí)勸導(dǎo)學(xué)生，依據(jù)學(xué)生的實(shí)際情況進(jìn)行深一步的思想教育。

（二）科學(xué)劃分學(xué)生類型

在開(kāi)展教育工作時(shí)，需要依據(jù)學(xué)生專業(yè)志愿數(shù)據(jù)情況，對(duì)學(xué)生進(jìn)行合理分類，為后續(xù)學(xué)生轉(zhuǎn)業(yè)審批做好準(zhǔn)備工作。一般情況下，學(xué)生在高考填報(bào)志愿時(shí)會(huì)按照自己的喜好與想法填報(bào)志愿，通過(guò)有效分析專業(yè)錄取情況，工作人員能夠準(zhǔn)確推斷出學(xué)生更感興趣的專業(yè)，對(duì)于部分調(diào)劑到非心儀專業(yè)的學(xué)生，在步入高校后教師需要對(duì)此群體進(jìn)行專業(yè)考核，配合必要的教育指導(dǎo)，幫助想要轉(zhuǎn)業(yè)的學(xué)生，帶領(lǐng)學(xué)生一同解讀政策，站在客觀理性的角度去分析轉(zhuǎn)業(yè)利弊，幫助其更快的適應(yīng)校園生活，從而充分發(fā)揮出教育管理工作的作用。

（三）創(chuàng)新教育評(píng)價(jià)形式

通常情況下，每位學(xué)生在學(xué)期結(jié)束后都會(huì)獲得對(duì)應(yīng)學(xué)分，依據(jù)學(xué)分的高低考量是否需要對(duì)學(xué)生進(jìn)行警告、延長(zhǎng)學(xué)制、退學(xué)處理等。在實(shí)際開(kāi)展工作過(guò)程中，工作人員可以利用信息技術(shù)進(jìn)行學(xué)分統(tǒng)計(jì)，對(duì)缺少專業(yè)學(xué)分的學(xué)生進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)自主警告，并向此群體發(fā)出提示信息，對(duì)于一些情節(jié)較嚴(yán)重的學(xué)生需要采取電話提示。同時(shí)，利用信息系統(tǒng)對(duì)專業(yè)課教師的執(zhí)教能力進(jìn)行測(cè)評(píng)。密切的師生關(guān)系作為課程教育有效性的物質(zhì)保障，學(xué)生對(duì)教師教育手法的接受程度直接關(guān)系到課堂教育質(zhì)量。因此，教師需要注重學(xué)生的學(xué)習(xí)反饋。在實(shí)際工作中，教師可以借助大數(shù)據(jù)，科學(xué)調(diào)整課程教育目標(biāo)，在實(shí)踐中總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)。高校方面需要以就業(yè)發(fā)展為工作重點(diǎn)，針對(duì)就業(yè)技巧與就業(yè)理念等數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)解析，對(duì)專業(yè)學(xué)生的就業(yè)趨勢(shì)進(jìn)行準(zhǔn)確評(píng)判。同時(shí)為應(yīng)屆生發(fā)放調(diào)查問(wèn)卷，通過(guò)了解畢業(yè)生的就業(yè)情況從中總結(jié)規(guī)律與數(shù)據(jù)，不斷調(diào)整人才培養(yǎng)目標(biāo)，從而不斷優(yōu)化課程教育內(nèi)容。

（四）應(yīng)用校園智能自助服務(wù)一體機(jī)

高校方面需要廣泛應(yīng)用校園智能自助服務(wù)一體機(jī)，以此來(lái)滿足專業(yè)學(xué)生自助打印的學(xué)習(xí)需求，為校園內(nèi)學(xué)生提供優(yōu)質(zhì)、便捷、貼心的信息服務(wù)。以本科生自助打印為例，具體包括以下多個(gè)功能：在讀證打印、成績(jī)打印、資格證書(shū)打印、出境派遣證明打印、畢業(yè)答辯通過(guò)證明打印等。對(duì)于有需要的同學(xué)，不需要再像之前一樣等待，校園智能自助服務(wù)一體機(jī)提供24小時(shí)服務(wù)。在打印時(shí)，學(xué)生只需要按照操作輸入自己的學(xué)號(hào)與姓名即可，或者是使用當(dāng)前正在推廣普及的二維碼防偽驗(yàn)證，隨時(shí)可以打印，文件打印后自主到相關(guān)部門蓋章即可。此舉不僅凸顯出學(xué)校管理模式的創(chuàng)新，進(jìn)一步提升了服務(wù)能力，節(jié)省了大量的資金成本，從根本上提升高校工作效能。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，我國(guó)現(xiàn)代教育事業(yè)飛速發(fā)展，高校管理工作也需要與時(shí)俱進(jìn)并直面困難，積極進(jìn)取，不斷創(chuàng)新優(yōu)化教育管理體系，優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)與人才隊(duì)伍，調(diào)整教育管理工作計(jì)劃，從而不斷提升高校內(nèi)部行政管理工作效能，為新時(shí)代背景下高校教育發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。