電力檔案管理實際工作存在的問題及其改進措施

王曉玲

摘 要：本文主要就電力檔案管理實際工作存在的問題進行了分析，并提出了針對性的改進措施，以期為相關人員提供一些有價值的參考。

關鍵詞：電力 檔案管理 問題 改進措施

電力檔案能夠真實地反映出電力工程的建設情況，對于整個電力工程的使用養護均有關鍵性的作用。同時，電力檔案先進性、統一性和網絡性水平的提升，有利于后期電力項目的運營養護工作的順利開展。由此可見，做好電力檔案管理工作具有重要的現實意義，電力企業必須要提高重視。

1、目前電力企業檔案管理的模式

檔案管理的模式有三種結構，分為檔案管理、檔案存儲、檔案查詢。傳統的檔案管理一般是手工操作，而現在的管理模式已將手工和電子技術相結合。隨著信息技術的升級應用，原有的檔案管理系統已不能適應現在的檔案工作要求。因此，在完善電力企業檔案管理信息化系統建設中，需要及時地將部分紙質文件信息進行數字化的處理，轉化成電子檔案信息，并備份在電腦中。

2、電力檔案管理實際工作中存在的問題

（1）檔案資料歸檔不及時。在實際項目建設過程中，個別檔案人員沒有及時地對檔案資料進行歸檔，促使工程檔案管理工作不能有效地開展。同時，電力工程所涉及到的資料比較多，很多問題的疏忽促使檔案資料丟失。

（2）檔案人員少。任務偏重，工作范圍寬，難度大，且案管理體制不夠合理，全員檔案法制觀念和檔案意識比較淡薄，促使檔案工作開展的難度加大。

（3）歸檔信息與實際不符。由于設計單位對設備產品的信息不夠了解，或者廠家沒有提供系統性的資料，從而就影響了檔案資料記錄的正確性。

（4）忽視了電力工程檔案工作的開展。大多數工程項目建設單位只重視項目工程建設，忽視了對檔案資料的管理，甚至認為檔案主管部門進行檔案資料搜集與管理工作即可，這種認識不到位的情況直接導致工程檔案資料管理工作難以開展。

（5）電子管理設備的缺失，工作人員素質欠缺，導致檔案信息化程度較低，沒有完全的實現信息化的管理，且還有很多的檔案依然采用紙質檔案的形式進行歸檔和查閱，不利于檔案的開發和管理的。

3、電力檔案管理工作的改進措施

（1）健全、落實檔案管理規章制度

在電力工程項目公司的管理方針中要加入檔案資料管理的內容，在工程開始之前，要結合電力企業檔案管理的工作標準，參照項目管理的相關文件，編制相應的檔案管理標準。在實際工作過程中，需要考慮到電力工程項目實施的情況，按照檔案管理的相關規章制度進行檔案形成、歸檔以及移交檔案等各個方面的工作。在制定檔案管理標準的過程中，需要將檔案移交的范圍、時間以及相應的內容都明確表示出來，在檔案管理時，按照相應要求開展檔案資料管理工作。

（2）強化電力檔案信息化建設

電力企業檔案是電力企業歷史的記錄、知識的積累、資產的憑證、經營的依據，是企業寶貴的無形資產。隨著電力體制改革的深入，現代企業制度的建立。兩個職能的根本轉變，電力企業在企業再造、流程重組、崗位職責劃分中應將檔案的收集、整理、立卷歸檔工作納入企業員工和項目經理的崗位職責，納入企業工作流程，納人工作業績考核，形成閉環管理，建立正常有序、適應現代企業工作制度的檔案歸檔工作流程。檔案信息化建設包括：檔案信息網絡建設、檔案信息技術的應用、檔案信息人才隊伍的培養等。實行檔案信息化管理的前提條件是要做好輸入信息與數據的收集、整理、著錄等一系列前處理性質的基礎工作，使其充分滿足計算機工作的技術要求。電子革命給未來的檔案事業帶來一個質的變化，電子檔案的優勢將會給人們以充分的展示：信息與載體之間脫離了原有的對應關系，檔案利用者利用檔案時，可以通過網絡等形式截取檔案信息，而不必同時獲取原檔案的載體。但這種本質的變化將會給我們帶來理論性的、思想性的、技術性的困惑，使原有的傳統管理模式產生巨大的變化，紙介質和磁介質雙軌制的收集、整理、編目和保管，磁介質檔案的形成、積累、開發、利用，將會給檔案工作者帶來雙倍或超過雙倍的工作量。所以，要改變當前檔案工作的重點，在注重收集紙介質檔案的同時關注磁介質檔案的積累，以適應這場變革，也是擺在檔案工作者面前的首要任務。為此，要加強信息的選取和積累，在管理好傳統檔案的同時大力開發電子信息，以期達到服務于企業各項工作的目的。

（3）建立完善的檔案資料管理體系

電力檔案資料管理工作是電力工程單位進行管理工作的重要內容，有利于保證檔案工程建設項目有效地開展。檔案資料記錄了工程項目各個階段的實際工作內容，為今后維護工作提供合理的參考依據。檔案室需要按照各個參建單位所整理得文件進行評價與規范，形成最終的檔案資料。另外，檔案室需要密切聯系施工、監理以及設計等各個單位之間的聯系，及時跟蹤電力工程項目進度，了解項目實施狀況，對各個單位文件搜集與記錄情況進行調查，監督與指導各個單位工程檔案資料管理工作。對于不符合規范的檔案資料，需要進行及時地反饋，要求相關單位進行整改，防止為之后工作的開展造成不便。

（4）提升電力檔案科技含量

隨著電力市場經濟體制的建立和發展，電力企業應建立以產權清晰、權責明確、政企分開、管理科學為特征的現代企業制度，不斷創新工作思路，認真做好電力企業檔案目標管理，及時完善不適應現代企業管理制度的檔案管理制度，做好電子文件歸檔和電子檔案管理的創新，確保全面提升電力檔案管理工作水平。緊緊圍繞電力事業的發展，以科學的、先進的、一流的水平為電力事業服務。

（5）強化檔案資料管理人員的業務能力

檔案資料管理屬于一項系統性的工作，具有較強的專業性，檔案管理人員要能熟練地對文件資料進行科學性的分類與整理。因此，檔案人員必須要詳細解并熟悉電力工程建設與生產相關的流程，不斷地學習一些與此相關的專業知識，提升自身的檔案管理工作能力。

4、 結語

綜上，企業應重視檔案資料管理工作的開展，順應時代潮流，解放思想，強化電力檔案信息化建設，不斷提升相關人員的綜合能力，從而進一步滿足企業的現代化管理要求。

參考文獻

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