學(xué)生會“流程式”分工模式初探

[摘 要] 在學(xué)生會經(jīng)典分工模式下，新生年級學(xué)生會照搬工作流程時往往缺乏工作經(jīng)驗，缺少上一屆成員的指導(dǎo)，出現(xiàn)任務(wù)分配不均、部門相對孤立、成員間缺少交流、活動想法單一、積極性減退等問題。流程式分工管理模式是圍繞活動的策劃、后勤支持、活動執(zhí)行三個方面，在主席團(tuán)內(nèi)部進(jìn)行劃分，從而在學(xué)生會各部門職能有序執(zhí)行的基礎(chǔ)上對學(xué)生會進(jìn)行橫向劃分，進(jìn)行專業(yè)化的統(tǒng)籌、規(guī)劃及發(fā)展。

[關(guān) 鍵 詞] 獨立學(xué)院；學(xué)生會；流程式；分工模式

[中圖分類號] G717 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）28-0134-02

“隨著高等教育體制改革的不斷深入，作為‘學(xué)生之家、師生之橋、干部之校’的大學(xué)生自治組織——學(xué)生會以‘自我教育、自我管理、自我服務(wù)’為原則開展工作，對強(qiáng)化高校學(xué)生思想政治教育工作，扎實有效地推進(jìn)素質(zhì)教育質(zhì)量工程，構(gòu)建和諧校園文化氛圍起著非常重要的作用。”[1]目前，南京醫(yī)科大學(xué)康達(dá)學(xué)院各年級均設(shè)有年級學(xué)生會，年級與年級之間相對獨立，新生年級學(xué)生會由當(dāng)年的入學(xué)新生組成。相較于院級學(xué)生會每學(xué)期均有學(xué)院共青團(tuán)委員會指定的活動項目，年級學(xué)生會開展的各項學(xué)生活動都需要從生活中尋找創(chuàng)意，設(shè)計活動，最終完成策劃，開展真正有意義、接地氣的學(xué)生活動。

活動流程式分工模式是指：在主席團(tuán)內(nèi)部，圍繞活動的策劃、執(zhí)行和后勤支持三個方面進(jìn)行工作劃分，由此橫向切分學(xué)生會各部門，在各部門工作有序開展的基礎(chǔ)上進(jìn)行統(tǒng)一的調(diào)度和管理，使后勤性部門充分發(fā)揮其職能作用，活動性部門不斷探索和優(yōu)化活動流程。從而有效解決新生年級學(xué)生會在照搬原有經(jīng)典工作模式時出現(xiàn)的一些問題，促進(jìn)學(xué)生會今后的良性成長和發(fā)展。

一、新生年級學(xué)生會照搬經(jīng)典工作模式中存在的問題

在經(jīng)典工作模式下，每一位主席團(tuán)成員分管一定數(shù)量的部門，自上而下進(jìn)行管理。開展一項活動時，從活動的前期策劃，聯(lián)系、安排各項后勤支持及活動的執(zhí)行操作都由一名分管主席全權(quán)負(fù)責(zé)。同時，新生年級學(xué)生會成員既缺乏工作經(jīng)驗，也很少能得到高年級成員長時間的有效指導(dǎo)，使新生年級學(xué)生會在各個方面都需要從零積累，并在后期活動中逐步總結(jié)經(jīng)驗。因此，由于工作效率不高，主要學(xué)生干部往往會在學(xué)生會工作上投入大量的時間、精力，從而導(dǎo)致學(xué)習(xí)困難，甚至出現(xiàn)掛科現(xiàn)象。

（一）自上而下的任務(wù)安排

活動負(fù)責(zé)人由分管主席或部門部長擔(dān)任，通過網(wǎng)上借鑒、向?qū)W長學(xué)姐請教、加上自己的已有經(jīng)驗或?qū)顒拥囊恍┧伎贾贫ǔ鲆环莼顒硬邉潯ｋm然能做到明確分工、責(zé)任到人，但是由于獨立學(xué)院生源的特殊性，少部分學(xué)生干部組織協(xié)調(diào)能力相對較強(qiáng)，前期常常會出現(xiàn)少部分學(xué)生干部包攬大部分工作，不愿意、也不放心將任務(wù)下放部門干事的現(xiàn)象。如果這種狀況得不到及時解決，干事因長期沒有工作，進(jìn)入學(xué)生會的工作熱情將受到很大打擊，即使后期再有活動交給他們，也往往人浮于事，做事效率低下，無法承擔(dān)應(yīng)有的任務(wù)。而這部分學(xué)生干部卻因為事務(wù)太多，無法兼顧自己的學(xué)業(yè)。

（二）部門與部門相對孤立

在分管制度下，部門與部門相對獨立，一個學(xué)期或一學(xué)年結(jié)束了，部門之間往往只有部長、副部長級偶有交流，干事卻互相不認(rèn)識，甚至出現(xiàn)“一家人說兩家話”的現(xiàn)象。由于需要調(diào)用其他部門就必須向相應(yīng)的分管主席報備，而且分管主席之間活動相對孤立，倘若缺少定期工作匯報，那將花費大量時間匯報各個項目的執(zhí)行狀況。甚至很有可能出現(xiàn)時間沖突無法協(xié)調(diào)的情況，給活動現(xiàn)場組織人員造成不必要的壓力和混亂，也使整個活動的效果不是很理想。

（三）顧此失彼，無法完善工作

盡管學(xué)生干部的個人素質(zhì)優(yōu)于一般學(xué)生，但也很難做到全面發(fā)展。策劃、統(tǒng)籌、執(zhí)行一整套流程往往需要占用大量的時間和精力。若想要在各方面日臻完善，那就需要更多場活動的積累和總結(jié)。而現(xiàn)實情況往往是一名負(fù)責(zé)人會身兼多項活動，很難抽出時間從策劃、統(tǒng)籌、執(zhí)行進(jìn)行全方位的總結(jié)，逐步完善活動細(xì)節(jié)。因此，開展類似的活動往往就按照前一次的活動流程，并稍加修改，更換主題。這無論是對活動本身還是個人能力都無法起到一個有效的提升。

二、“流程式”分工的運(yùn)行機(jī)制

（一）活動前期準(zhǔn)備

活動前期準(zhǔn)備主要由活動策劃和統(tǒng)籌安排構(gòu)成。分管活動策劃的主席應(yīng)當(dāng)思路清晰，對身邊的每一件小事都要足夠敏感，并且需要掌握廣泛的信息資源，及時借鑒并結(jié)合學(xué)院當(dāng)前的實際情況，完成一份契合學(xué)生需求的活動策劃。其根據(jù)工作需求可選擇獨自完成或組建團(tuán)隊共同完成，負(fù)責(zé)督促完成活動策劃，將同一時間段內(nèi)相類似的活動進(jìn)行整合，向策劃人員或部門提出修改意見，幫助完善策劃，制定詳細(xì)的活動流程。期間可在主席團(tuán)內(nèi)部進(jìn)行交流、討論，確保策劃切實可行。

策劃書審核批準(zhǔn)后，活動策劃主席應(yīng)與分管后勤統(tǒng)籌、活動執(zhí)行主席開展活動前第一次會議，對策劃進(jìn)一步完善，并由后勤統(tǒng)籌主席安排各項后勤支持工作，如海報、橫幅、設(shè)備、引導(dǎo)人員。準(zhǔn)備期間由后勤統(tǒng)籌主席督促各項工作落實到位，并及時檢驗完成情況。

在活動開展前一天，主席團(tuán)召開活動前第二次會議。活動策劃主席及策劃負(fù)責(zé)人、后勤統(tǒng)籌主席攜帶活動必需物品及相關(guān)人員與活動執(zhí)行主席交接。由策劃負(fù)責(zé)人或活動策劃主席向活動執(zhí)行主席交代說明活動開展目的和預(yù)期效果。活動執(zhí)行主席視情況需要，現(xiàn)場安排活動分工并提出注意事項。

（二）活動開展

活動期間由活動承辦部門負(fù)責(zé)人或策劃負(fù)責(zé)人全權(quán)調(diào)度活動的進(jìn)程。活動執(zhí)行主席及其團(tuán)隊負(fù)責(zé)處理突發(fā)事件，提醒負(fù)責(zé)人活動中的注意點，對活動效果進(jìn)行考核，記錄活動中出現(xiàn)的不足及新的想法，就如何提升活動的質(zhì)量不斷總結(jié)和積累經(jīng)驗。當(dāng)天活動結(jié)束后，將活動中出現(xiàn)的問題反饋給相應(yīng)的主席，促進(jìn)新生年級學(xué)生會工作質(zhì)量的提升。

（三）活動總結(jié)

活動階段或完全結(jié)束后，由承辦部門完成活動總結(jié)報告，主席團(tuán)內(nèi)部開展階段性工作會議，針對活動中出現(xiàn)的問題進(jìn)行討論。在類似活動策劃之前，對活動期間出現(xiàn)的新想法、新問題予以認(rèn)真考慮，確定下一步的工作方向及活動主題，就如何更好地履行各自職能進(jìn)行交流。同時，對尚未結(jié)束的活動可作出適度調(diào)整，使參與活動的學(xué)生能有更好的平臺來展示自己的才能。

三、“流程式”分工可行性分析

通過采用“流程式”分工模式，學(xué)生會各部門在履行其后勤職能或活動職能的基礎(chǔ)上，對主席團(tuán)內(nèi)部的分工作出較大調(diào)整，引起整個學(xué)生會管理模式自上而下的改變，從而可以更好地圍繞活動策劃、后勤支持、活動執(zhí)行三個方面優(yōu)化活動流程，提升活動質(zhì)量。

（一）明確分工，自我規(guī)劃，重點突破

在這種模式下，分管主席不再需要完成從活動策劃、統(tǒng)籌安排到現(xiàn)場執(zhí)行的所有工作，而只要在一方面不斷改進(jìn)、探索，積累經(jīng)驗，最終達(dá)到“專”和“精”的程度。“旨在建立責(zé)任清晰、責(zé)權(quán)分明、目標(biāo)權(quán)利與責(zé)任義務(wù)相統(tǒng)一、人的積極性充分發(fā)揮、各種資源充分利用”[2]的運(yùn)行機(jī)制。在提高工作及管理效率的同時也能兼顧學(xué)業(yè)，真正做到工作、學(xué)習(xí)兩不誤應(yīng)該是每一名學(xué)生會成員所追求的終極目標(biāo)。與此同時，除了能對自己所負(fù)責(zé)的部分施行專業(yè)、高效的管理，其余兩項流程的時間就可以用于對下一步工作的規(guī)劃上，保證每做一次活動就向前更進(jìn)一步，真正做到每達(dá)到一個階段就主動探索下一個發(fā)展目標(biāo)，從實際行動上做到“自我教育”。此外，在“專業(yè)化”的思想指導(dǎo)下，學(xué)生干部需要考慮的內(nèi)容將大大減少，因而更有利于明確團(tuán)隊中各個成員的職責(zé)，充分調(diào)動積極性。

（二）相互交流，相互促進(jìn)，激發(fā)工作熱情

在原有分工模式下，部門與部門之間基本處于相對孤立狀態(tài)。然而，在鼓勵學(xué)生會全體成員從活動、學(xué)習(xí)、生活中發(fā)現(xiàn)問題，并通過活動解決問題的過程中，常常出現(xiàn)創(chuàng)新型建議因自身所處部門的限制，不能得到充分體現(xiàn)甚至被忽視的現(xiàn)象。因此，橫向聯(lián)系學(xué)生會的每一個部門就給大家提供了相互交流的機(jī)會，打破因部門名稱而對活動質(zhì)量提升的限制，讓每一名成員的想法能夠通過這個渠道進(jìn)行交換和體現(xiàn)，進(jìn)一步激發(fā)學(xué)生會全體成員的主人翁意識和工作熱情。

四、科學(xué)管理進(jìn)一步提升效率

（一）規(guī)范化管理，做到公開、透明

規(guī)范化管理主要應(yīng)用于后勤支持。在分管主席的統(tǒng)籌安排下，及時公開時間信息表，供大家參考、對照活動開展的先后順序，有關(guān)部門相應(yīng)地制定工作計劃并公開，有序執(zhí)行后勤支持工作，自覺接受其他部門的監(jiān)督。

（二）完善考核制度

“嚴(yán)格的考核與監(jiān)督機(jī)制能讓進(jìn)入組織的學(xué)生干部不松懈，嚴(yán)于律己，扎實開展工作；優(yōu)勝劣汰的過程能保障高校學(xué)生會學(xué)生干部隊伍的純潔性。”[3]除了對活動的數(shù)量、活動效果和工作效率上進(jìn)行常規(guī)考核，責(zé)任心、人際交往、學(xué)習(xí)與工作之間的平衡等綜合性能力也應(yīng)列入考核范圍，從而防止出現(xiàn)學(xué)習(xí)放松、考慮事情簡單盲從、紀(jì)律松散等諸多問題，對學(xué)生干部起到一定的督促和鞭策作用。

（三）提高活動的連續(xù)性

為激發(fā)學(xué)生參加活動的熱情，使年級學(xué)生會舉辦的活動更具有連續(xù)性，保證每次活動的參與人數(shù)，調(diào)動學(xué)生會成員工作的積極性。同時也將活動的門檻放低，使學(xué)生即使獲得了第四、第五名、第六名也能較好地保留積極性。

改變平時證書加獎品的形式，每次活動結(jié)束將發(fā)放榮譽(yù)證書及獎券，獎券在年級學(xué)生會舉辦的活動中可累計使用。每月初對外公布當(dāng)月兌獎池和抽獎池的獎品情況。活動主辦部門可將宣傳的獎品選擇性放入兌獎池或抽獎池中。并在當(dāng)月各項活動告一段落后統(tǒng)一時間進(jìn)行獎品的兌換及抽取。通過對當(dāng)月獎品發(fā)放情況匯總統(tǒng)計，及時調(diào)整獎池，增添一些當(dāng)時較為流行的獎品及一些符合年級特色、專業(yè)特色的獎品。

同時，為了進(jìn)一步激發(fā)學(xué)生參加活動的積極性，此方案在兌獎池中還添加了“活動積極參與者”的榮譽(yù)證書（分為壹、貳、叁三個等級），兩張叁等獎可兌換一張貳等獎榮譽(yù)證書，兩張貳等獎可兌換一張壹等獎榮譽(yù)證書。此榮譽(yù)證書只可通過抽獎獲得，彌補(bǔ)有些積極的學(xué)生多次參加活動卻無法獲得榮譽(yù)證書的遺憾。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉珍珍，蔣琦瑋，馬燦.新形勢下高校學(xué)生會作用探析[J].創(chuàng)新與創(chuàng)業(yè)教育，2012（2）.

[2]董宏志.扁平化管理理論對我國高校組織結(jié)構(gòu)改革的啟示與借鑒[J].中國電化教育，2012（11）.

[3]蘇瑛，王冠宇.新形勢下高校學(xué)生會建設(shè)探析[J].教育教學(xué)論壇，2015（52）.