高校干部人事檔案管理中常見(jiàn)的問(wèn)題及對(duì)策

[摘 要] 伴隨高校的快速發(fā)展，人事管理工作也應(yīng)加快建設(shè)步伐，加強(qiáng)高校人事檔案規(guī)范化管理，促使人事檔案更高效、快捷地為干部職工服務(wù)。闡述了高校干部人事檔案管理工作的難點(diǎn)，分析了高校干部人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題，最后結(jié)合多年工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，圍繞高校干部人事檔案管理的對(duì)策進(jìn)行探討與研究，希望能夠從理論層面上為我國(guó)高校人事工作的開(kāi)展提供一點(diǎn)指導(dǎo)與支持。

[關(guān) 鍵 詞] 高校人事檔案；管理；問(wèn)題；對(duì)策

[中圖分類(lèi)號(hào)] G717 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2017）19-0160-02

干部人事檔案是單位進(jìn)行人事管理的基礎(chǔ)，是反映干部個(gè)人學(xué)習(xí)與工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平、德能勤績(jī)廉以及記載干部基本信息的載體，以人為單位集中保存的歷史記錄，是組織與人事部門(mén)培養(yǎng)、選拔和任用干部的重要依據(jù)，也是延續(xù)個(gè)人人生經(jīng)歷的重要手段。假如一個(gè)人的發(fā)展沒(méi)有記憶，單位事業(yè)的壯大出現(xiàn)斷檔，整個(gè)社會(huì)就會(huì)有明顯的斷層或空白，因此干部人事檔案管理工作具有非常重要的作用。同時(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展也賦予了干部人事檔案管理工作更高的要求和歷史使命。

一、高校干部人事檔案管理工作的難點(diǎn)

（一）檔案材料收集歸檔難

高校部門(mén)構(gòu)成具有較強(qiáng)的復(fù)雜性，人員規(guī)模比較龐大，并且在人事工作中存在頻繁的人員調(diào)動(dòng)現(xiàn)象，這就增加了人事檔案材料的收集難度。例如教職工年度考核表、青年教師學(xué)歷與學(xué)位證明材料、相關(guān)培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書(shū)、相關(guān)表彰、獎(jiǎng)勵(lì)以及嘉獎(jiǎng)通報(bào)材料等。不難發(fā)現(xiàn)，高校干部人事檔案管理人員需要面對(duì)繁雜的檔案材料，稍有不慎，就難以及時(shí)收集與更新這些材料，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)疏漏。

（二）檔案材料整理裝訂難

根據(jù)《干部檔案整理工作細(xì)則》，“每個(gè)干部的檔案材料，必須裝訂成卷”。檔案材料必須使用統(tǒng)一規(guī)格，即16開(kāi)的辦公用紙，在檔案裝訂之后，還要保持卷面的整潔性，如果檔案材料過(guò)窄或者出現(xiàn)破損，就必須將將紙邊縫在左側(cè)。如果材料與標(biāo)準(zhǔn)不相符，就需要將其逐頁(yè)裁剪、縫紉、加工，或者采用襯紙托裱的方式將材料轉(zhuǎn)化為魚(yú)鱗形或梯形。近年來(lái)，材料歸檔開(kāi)始使用A4規(guī)格紙張，這種材料裁剪難度較大，一份材料的四邊都需要裁剪，并采用尺子進(jìn)行測(cè)量，在裝訂過(guò)程中，裝訂線(xiàn)往往會(huì)覆蓋或者損壞文字。面對(duì)這些工作，檔案管理人員往往需要花費(fèi)巨大的時(shí)間與精力。

（三）檔案資源利用難

目前，高校干部檔案管理工作并沒(méi)有受到重視，基于此，檔案材料內(nèi)容往往缺乏真實(shí)性，這些資源的利用價(jià)值并不高。例如事件時(shí)間不準(zhǔn)確，有的干部結(jié)合實(shí)際需求，對(duì)出生日期、參加工作年限、入黨時(shí)間以及獲取職稱(chēng)的時(shí)間等內(nèi)容進(jìn)行更改，這對(duì)檔案質(zhì)量產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響。此外，有的檔案內(nèi)容的規(guī)范性也有待提升，有的鑒定、考察材料千篇一律，完全不能夠?qū)⒏刹總€(gè)性、特點(diǎn)與專(zhuān)長(zhǎng)反映出來(lái)。就算檔案材料信息已經(jīng)趨于數(shù)字化，然而受限于管理人員素質(zhì)，檔案管理的現(xiàn)代化水平并不能適應(yīng)當(dāng)今形勢(shì)發(fā)展需求，檔案利用質(zhì)量難以得到保障。

（四）檔案外借回收難

根據(jù)相關(guān)規(guī)定，除干部死亡撰寫(xiě)生平簡(jiǎn)介之外，一般都不允許外借干部人事檔案，并且借出時(shí)間為15天，15天之后必須歸還。然而，受到多方面因素的影響，在高校干部人事檔案管理中這一制度的執(zhí)行力度并不大，有的干部借用了相關(guān)檔案材料，卻沒(méi)有按照規(guī)定時(shí)間歸還，進(jìn)而提高了檔案材料丟失的幾率。此外，有的檔案材料在外借與傳遞中存在被人涂改、散頁(yè)的情況，對(duì)檔案資料的保護(hù)而言有著不利的影響。

二、干部人事檔案管理工作中常見(jiàn)的問(wèn)題

（一）大多數(shù)教職員工對(duì)干部人事檔案認(rèn)識(shí)不足

通過(guò)對(duì)本院干部職工的調(diào)查，很多人對(duì)干部人事檔案的認(rèn)識(shí)模棱兩可，認(rèn)為檔案僅限于入編調(diào)檔、退休查檔、提干審檔的功能，而對(duì)檔案的來(lái)源以及檔案形成過(guò)程中應(yīng)注意的事項(xiàng)認(rèn)識(shí)不清。主要表現(xiàn)以下幾個(gè)方面：第一，檔案材料的書(shū)寫(xiě)隨意性較大。根據(jù)《干部人事檔案管理辦法》的規(guī)定：“檔案材料必須用鋼筆（或毛筆）和碳素墨水（或藍(lán)黑墨水）書(shū)寫(xiě)，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)”。但在檔案整理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)已形成的人事檔案材料中有用圓珠筆或純藍(lán)色墨水書(shū)寫(xiě)的，有些檔案由于保存的時(shí)間已久遠(yuǎn)，字跡變淡，逐漸模糊不清，這樣就影響檔案保存的意義。第二，檔案材料中涂改現(xiàn)象頻繁。中組部下發(fā)的《關(guān)于進(jìn)一步從嚴(yán)管理干部檔案的通知》中規(guī)定嚴(yán)禁涂改干部人事檔案。在檔案整理時(shí)，有些個(gè)人信息屢屢出現(xiàn)涂改的痕跡，出生時(shí)間、參加工作時(shí)間有涂改，學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷有涂改。其中出生時(shí)間涂改尤為突出，有些檔案中最先最早形成的材料中出生時(shí)間就有刮痕，影響本人出生日期的準(zhǔn)確認(rèn)定。第三，歸檔材料出現(xiàn)不同層次的缺失；干部人事檔案記載著個(gè)人一生的經(jīng)歷，從學(xué)習(xí)、工作、參加黨團(tuán)直到退休相關(guān)材料缺一不可，有的檔案中缺少招生登記表，有的缺少學(xué)習(xí)成績(jī)單，使得學(xué)習(xí)經(jīng)歷不完整，還有的缺少工資調(diào)整審批表的，也有缺少派遣證的，給人員身份認(rèn)定帶來(lái)很大的困難，這就需要分門(mén)別類(lèi)認(rèn)真加以甄別。

（二）干部人事檔案管理的規(guī)章制度不健全，執(zhí)行力不強(qiáng)

干部人事檔案隨著個(gè)人經(jīng)歷在不斷變化，是一個(gè)動(dòng)態(tài)管理的過(guò)程，個(gè)人歸檔材料不能及時(shí)、準(zhǔn)確得到補(bǔ)充、完善和更新，就使存檔的材料不能真實(shí)反映本人的現(xiàn)實(shí)情況。而有些教職工的后取學(xué)歷已畢業(yè)多年，應(yīng)該入檔的畢業(yè)生鑒定表等相關(guān)材料卻未能及時(shí)交回檔案室，也導(dǎo)致了人事檔案信息的不完整，影響了個(gè)人信息的準(zhǔn)確性與干部人事檔案的嚴(yán)肅性。

另外，在實(shí)際工作中，檔案管理人員大多是兼職的，在工作調(diào)整或退休移交檔案手續(xù)時(shí)不規(guī)范、不按程序辦理，需要檢查的省了，需要清理的也免了，該簽字的也不簽字，造成移交后的干部人事在檔案數(shù)量和質(zhì)量上形成界限不清、責(zé)任不明。有時(shí)甚至由于人為因素出現(xiàn)前后工作脫節(jié)，干部人事檔案出現(xiàn)重要材料短缺、錯(cuò)位等現(xiàn)象。因此，在檔案管理的每個(gè)具體環(huán)節(jié)，都應(yīng)該有嚴(yán)格的、完整的制度，明確責(zé)任。在現(xiàn)有的制度中有比較完整的，卻缺乏可操作性，實(shí)際工作中實(shí)施不力，給整個(gè)干部人事檔案管理帶來(lái)了非常不利的影響，需要及時(shí)改進(jìn)和更新。

（三）干部人事檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)不能與時(shí)俱進(jìn)

隨著社會(huì)的發(fā)展，科技的進(jìn)步，干部人事檔案管理的方式、方法也應(yīng)隨之發(fā)生改變。所以就要求干部人事檔案管理人員從思想上、工作方式上與時(shí)俱進(jìn)，更新觀(guān)念。但目前，有些干部人事檔案管理人員仍堅(jiān)守著傳統(tǒng)的事務(wù)性工作，對(duì)干部人事檔案工作還進(jìn)行著簡(jiǎn)單機(jī)械的手工操作，缺乏對(duì)工作的敏感與熱情，業(yè)務(wù)能力、知識(shí)結(jié)構(gòu)、創(chuàng)新意識(shí)已經(jīng)不能滿(mǎn)足當(dāng)前新形勢(shì)下人事檔案管理工作的需要。干部人事檔案管理工作的政策性很強(qiáng)，近年來(lái)我國(guó)先后頒布的《黨政領(lǐng)導(dǎo)干部選拔任用工作條例法》《關(guān)于進(jìn)一步從嚴(yán)管理干部檔案的通知》等法律條文，要求嚴(yán)格按規(guī)定管理檔案，這就需要檔案管理人員及時(shí)地、不斷地充電，掌握政策，緊跟形勢(shì)，與時(shí)俱進(jìn)。

三、改進(jìn)干部人事管理工作的對(duì)策

（一）增強(qiáng)干部職工的檔案意識(shí)

干部人事檔案是干部或人才選拔和使用的重要依據(jù)，也是維護(hù)個(gè)人權(quán)益，關(guān)系每位教職工切身利益的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。管好用好干部人事檔案是一項(xiàng)非常重要的工作。加大宣傳力度，增強(qiáng)教職工的檔案意識(shí)，是做好干部人事檔案工作的前提和保障。人事檔案部門(mén)對(duì)教職員工進(jìn)行有關(guān)檔案知識(shí)培訓(xùn)，或請(qǐng)有關(guān)專(zhuān)家講座，不僅可以使每位教職工了解干部人事檔案的基礎(chǔ)知識(shí)，還能進(jìn)一步掌握干部人事檔案管理的規(guī)范與要求。從而明確認(rèn)識(shí)到各種歸檔材料都要如實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范書(shū)寫(xiě)，日常形成的個(gè)人材料哪些應(yīng)該歸檔，對(duì)移交歸檔的材料有哪些要求，最終把干部人事檔案工作與教職工的個(gè)人利益聯(lián)系起來(lái)，當(dāng)成自己的事，以喚醒每個(gè)人淡漠的檔案意識(shí)，體現(xiàn)個(gè)人存在的價(jià)值。

（二）完善干部人事檔案管理制度

健全的干部人事檔案管理制度是做好人事檔案工作的基石，明確各項(xiàng)干部人事檔案管理職能，是做好干部人事檔案管理工作的重要保障。為進(jìn)一步加強(qiáng)干部人事檔案的規(guī)范管理，完善現(xiàn)行干部人事檔案管理體制，必須建立科學(xué)、合理的規(guī)章制度。按照中組部、國(guó)家檔案局《干部檔案工作條例》及中組部《干部人事檔案材料收集制度》《干部檔案工作細(xì)則》的要求，結(jié)合本單位自身特點(diǎn)和經(jīng)驗(yàn)，制定了適合本單位的干部人事檔案材料收集、鑒別歸檔、轉(zhuǎn)遞、檢查核對(duì)、保管及安全保密等制度，并在實(shí)際工作中加以落實(shí)，真正融入學(xué)校的日常管理中，做到既要簡(jiǎn)明、實(shí)用，還要可操作性強(qiáng)，使干部人事檔案工作向制度化、日常化、規(guī)范化邁進(jìn)。

（三）加強(qiáng)干部人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

人是一切生產(chǎn)力要素中最活躍、最具決定性的因素，干部檔案管理工作離不開(kāi)專(zhuān)業(yè)人才的強(qiáng)大智力支持。檔案管理人員不能僅局限在檔案這個(gè)學(xué)科，還應(yīng)熟悉歷史學(xué)、社會(huì)學(xué)，能運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)及現(xiàn)代通訊設(shè)備，精通文書(shū)學(xué)等其他學(xué)科，向多學(xué)科、多領(lǐng)域發(fā)展，確保與現(xiàn)代化的干部人事檔案管理工作要求相適應(yīng)。這就要求其工作人員知識(shí)層次要不斷提高，知識(shí)結(jié)構(gòu)也要更加緊密和豐富，各高職院校應(yīng)鼓勵(lì)干部人事檔案管理人員積極參加檔案系統(tǒng)舉辦的各類(lèi)繼續(xù)教育培訓(xùn)班和學(xué)術(shù)研討會(huì)，通過(guò)加強(qiáng)行業(yè)間的業(yè)務(wù)交流，使檔案工作人員接受新理念，拓寬新視野。

（四）將干部人事檔案管理工作經(jīng)費(fèi)納入財(cái)務(wù)預(yù)算

為了推動(dòng)高校干部人事檔案管理工作的開(kāi)展，還需要資金方面提供強(qiáng)有力的支持。為了實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，就需要在財(cái)務(wù)預(yù)算中納入干部人事檔案管理工作經(jīng)費(fèi)。在日常工作中，高校應(yīng)加強(qiáng)干部人事檔案管理工作的硬件設(shè)施建設(shè)，例如配置鐵質(zhì)檔案柜、計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、空調(diào)機(jī)以及裝訂工具，為檔案的保護(hù)與整理提供可靠保障。此外，針對(duì)高校干部人事檔案管理工作人員隊(duì)伍建設(shè)問(wèn)題，還需要加大培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)投入，使干部人事檔案管理的現(xiàn)代化水平得到有效提升。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在高校工作不斷深入的背景下，新時(shí)期對(duì)干部人事檔案管理提出了新的要求。不可否認(rèn)，現(xiàn)階段高校干部人事檔案管理工作依然存在一些問(wèn)題，而為了解決這些問(wèn)題，就需要科學(xué)規(guī)范地管理干部人事檔案，進(jìn)一步提升干部人事檔案管理的實(shí)效性，充分開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，使檔案的價(jià)值得到最大化體現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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