淺論大數據背景下科技檔案管理的改革之道

[關 鍵 詞] 大數據；檔案管理；改革

[中圖分類號] G647 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）16-0144-02

一、大數據背景概論

隨著時代的進步和技術的發展，國家、社會、企業、個人無時無刻不在產生大量的數據，整個世界步入大數據時代。大數據時代的到來最顯著的特征就是數據量的劇增，數據量之大使得我們采用一般的方法和技術無法對其進行描述和處理。2009年，全世界遭遇嚴重的金融危機，全球信息量比2008年增長了62%，達到80萬PB（1PB等于10億GB）。大數據沖擊和改變這個世界，社會各行各業都逃不開大數據的侵襲，都面臨紛繁復雜的數據分析和處理困境。大數據時代給工作和生活帶來改變，同樣給檔案管理工作帶來問題和挑戰，但大數據時代的技術與理念不僅為解決問題提供了新的視角和方法，也為檔案管理的發展提供了改革的機遇。

二、什么是科技檔案管理

科技檔案是一類特定的檔案，科技檔案可以看做是從事科學技術活動中直接形成的、對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、數字、聲像等不同形式的歷史記錄，它一般是各團體、單位組織或個人在科技活動中形成的、作為歷史記錄整理留存的一種信息載體。比如，一個科研項目從立項開始到成果開發推廣形成和保存的所有材料，它包含了巨大的智力成果，也屬于知識產權。（宋寧）

在大數據時代下，數據呈爆炸式增長，人們從事的科技活動產生了大量的科技檔案，這遠遠超越過去科技檔案產生的頻率和數量。因此，科技檔案管理在大數據背景下體現了大數據的“4V，即Volume（體量）、Variety（種類）、Value（價值）、Velocity（速度）”特征。（1）科技檔案數據體量巨大，在當今這個知識經濟時代，人們越來越重視知識資源的存儲與發展，科技檔案作為知識資源的重要儲備地，未來數量還將繼續擴大。（2）科技檔案的數據類型繁多。科技檔案種類的多樣化使其突破以往存儲在關系庫中的數據類型，除了結構化數據，出現了半結構化數據和非結構化數據等數據新類型。（3）科技檔案價值含量高。科技檔案具備成套性和完整性，在建立檔案的過程中會不斷篩選多余的數據，經過鑒定后保存和歸檔與本項目相關的價值含量較高的信息，因此科技檔案價值含量較高。（4）科技檔案信息處理速度快。科技檔案資源在利用和調動過程中要求迅速從海量的數據中找到需要的信息，使用者對科技檔案的知識服務和智慧服務的要求更為苛刻。（淺論大數據時代下的科技檔案管理，宋寧）

三、科技檔案管理工作存在的挑戰與問題

時代的進步和技術的發展對科技檔案管理工作提出更新、更高的要求，也使當前的科技檔案工作面臨一些問題和挑戰。

（一）科技檔案信息與數據安全存在隱患

大數據時代，信息越多，數據共享程度越高，就越難保障信息的安全。那些可能對信息安全構成威脅的因素可能被相應的放大，檔案數據安全岌岌可危，科技檔案記錄了科技生產活動相關的重要信息，還包含科技進步和最近成果的發展等與國家相關的隱私信息，機密程度和信息安全要求更高，因此，在科技檔案管理工作中的信息與數據的安全保障更為重要。大數據時代，科技檔案管理工作中的數據與信息安全保障方面存在較大挑戰。

（二）科技檔案資料缺乏有價值的核心信息

科技檔案的主要目的在于記錄科技活動過程的核心信息，有時包括一些中間成果，最終目的在于成果轉化、促進科技發展，創造更多的社會效益和經濟效益。但當前的科技檔案存在大量的重復信息、缺乏核心內容和主要成果，數據和信息量巨大但使用效率卻很低。在建立檔案的過程中，檔案管理部門與科技活動參與部門和相關人員溝通不暢，檔案管理部門在各組織中常常處于完全封閉的工作狀態，與各部門的工作聯絡較少，檔案管理兩個重要環節的脫節使檔案信息內容不完整、不系統、不核心，最終導致科技檔案的內容質量低下，無法發揮應有的價值和意義。

（三）科技檔案管理低效、技術落后

盡管目前大數據時代已經來臨，但很多組織的檔案管理仍以紙質檔案為主，電子檔案為輔。能電子化的檔案較少，很多重要的檔案信息還是以紙質形式保存。紙質檔案為管理、存放和查詢工作都帶來較大難度。另外，檔案管理人員大多是非專業人員，單位組織常常把檔案管理看做邊緣化、專業化程度較低的辦公型事務性工作，科技檔案管理經常陷入低水準、低效率、低重視的管理狀態。而且，當前我國大多數組織單位的檔案管理工作信息化程度嚴重不足，配備的技術和設施相對滯后。落后的科技檔案管理技術與飛速發展的現代化辦公水平形成較大對比和強烈反差，檔案管理工作的技術與設施亟待更新和發展。

（四）科技檔案信息的能量與價值挖掘不足

隨著人類邁入知識經濟時代，信息資源是一種重要的經濟資源。信息和數據都蘊含巨大的能量。尤其是我國當前正處在科技飛速發展的關鍵時期，科技、科研等相關的一切生產活動信息都具有重要的經濟價值和社會意義。當前不管是從事科技研發相關的企業還是研究型大學，對研發策劃、項目申報書或者項目報告書以及各類科技檔案資料，都存在“重藏輕用”的問題。大量的檔案信息資源都存放在檔案館中或者在電腦系統中，主要提供信息查詢的功能，對這些資源價值的認識、利用和挖掘不足，更談不上科技檔案的開發與服務。主要原因包括當前我國企業和高校等組織檔案管理人員專業化程度較低、信息化意識較差、開發利用手段落后以及技術限制等。資源挖掘和利用不足削弱了我國科技檔案的經濟價值，不僅影響科技檔案數據的能量釋放，也阻礙檔案對科技進步和研究發展的推動和服務功能。

四、科技檔案管理的改革之道

在大數據時代下，科技檔案管理應具備智慧化，我們應通過新興的信息技術、專業化的人才、優化的設施配置，最大限度地提升科技檔案資源的整合建設能力與開發服務能力。

（一）突出科學管理和價值導向，認識大數據時代的“新檔案”

做好檔案管理工作的前提是增強科學管理的檔案意識，認識到科技檔案的重要價值。大數據時代賦予科技檔案數字資源的特征。科技檔案的形式不再局限于固定的模式，從結構化的紙質檔案到半結構化、非結構化的各類數據資源。復雜化的檔案形式和大量的數據資源要求檔案管理工作者在大數據技術和科學管理理念的指引下，積極構建適應大數據時代的“大檔案觀”，從更有價值、更有意義的視角鑒別和審查科技檔案收集、建立的過程，加大對碎片化、個性化、數字化信息的關注，使檔案真正反映科技活動和科技發展的進程，真實地記錄科技成果與時代變遷。

但在建立和管理科技檔案的過程中，需要避免“泛檔案”的觀念。在科技生產活動中生成的所有信息都是檔案，有些資料和數據是非有效資源，需要排除在科技檔案之外，否則會給后續的檔案管理帶來很大的難度，也是對資源的浪費。因此，在建立檔案的過程中需要審查有效的內容和信息，保障檔案信息的真實性、有效性，提升科技檔案的質量。

（二）切實完善檔案管理技術與設施，保障信息與數據安全

在大數據時代，在軟件系統與共享平臺上存儲檔案數據已經成為趨勢，但開放共享的平臺和先進的網絡技術也使檔案數據安全存在一定隱患。因此，科技檔案管理工作需要引用先進、安全的大數據技術和網絡信息平臺，管理大量散亂的數據，這樣不僅能提升管理效率，也能保障數據安全。首先，技術與設備的更新都需要保障和加大資金投入。檔案部門需要申請資金，加強對檔案數字化設備的完善和管理，從設施和技術上保障科技檔案數據和信息的安全。

檔案部門還可以選擇與信息技術相關企業合作，引用最新的大數據技術和人才服務，根據部門和行業的需求，適時引入新技術或者新系統進行試點，做好大數據的技術儲備。這樣不僅能夠保障信息安全，還能提升工作管理效率。

（三）組建人才隊伍，配備專業化科技檔案管理工作人員

當前檔案管理人員專業化程度較低，尤其是“大數據”技術在科技檔案中的應用還處于初級階段，在科技檔案管理工作中缺乏一支既熟悉專業知識、檔案業務，同時掌握大數據技術的綜合型、專業化程度較高的人才隊伍。檔案業務和大數據都具有專門的知識和技術，單一的檔案管理人員和信息技術人員都無法滿足科技檔案管理信息服務工作的要求，比如，涉及數據分析和挖掘技術等。因此，應該對現有的檔案管理工作人員加強培訓，在積累管理經驗的同時有針對性地提高信息技術或管理技術，根據不同行業的要求培養綜合型人才，建立一支專業化程度較高、技術水平較高的科技檔案管理工作人員。

（四）加強信息化和規范化建設，提高檔案管理工作效率

檔案管理部門要與科技生產活動參與人員相關部門建立暢通的聯系渠道。只有讓檔案管理人員增強與科技活動參與者的聯絡，增強對整個過程的了解，才能更加有效地管理科技檔案，保障檔案內容以及管理工作的科學化與規范化。

在管理工作中，鼓勵應用信息化技術的大數據技術，讓收集、歸檔、整理、分析和服務成為一套信息化、系統化、智能化的流程，從而讓檔案管理工作更高效。

從管理人員的角度，不僅要增強管理人員的專業化程度，還可以將參與者和被服務人員的滿意度作為主要評判科技檔案管理工作質量和水平的標準，這樣能有效監督管理工作高效開展。

（五）注重檔案信息資源的開發和利用，釋放價值和能量

科技檔案蘊藏的價值和能量不僅能夠促進科學技術的發展和生產力的提高，并且具有長遠的歷史參考價值。科技檔案開發利用是通過一定的技術和方法對科技檔案資源進行數字化、成果化加工，為相關人員提供服務和支持。科技檔案的生命力在于不斷地對其開發。科技檔案只有通過開發利用才能將其潛在價值變成現實價值。管理科技檔案的最終目的是服務于科技工作者、科技生產者和科技管理者，進而推動各行業科技進步與發展。檔案部門要轉變“只藏不用”的工作方式，樹立需求為導向的理念，將工作的精力放在科技工作者的體驗提升、對科技工作的支持力度上。今后可嘗試將科技檔案的開發與利用視為科技成果推廣、應用和轉化的重要形式之一。

參考文獻：

[1]宋寧.淺論大數據時代下的科技檔案管理[J].遼寧經濟，2015（10）.

[2]楊靜月.關于大數據背景下檔案管理改革變化的研究[J].辦公室業務，2016（21）.