淺談職業院校檔案管理信息化建設

[摘 要] 從學校檔案管理目前的發展狀況出發，分析了其中存在的問題，然后探討并提出了加強檔案管理信息化建設的若干策略，希望可以對有關方面有一定的指導意義。

[關 鍵 詞] 檔案管理；信息化建設；職業院校

[中圖分類號] G717 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）16-0093-01

學校有效的檔案管理可以實現各項工作的快速運轉，尤其是在信息化高速發展的當下，當學生、教師人數增多時，傳統的檔案管理方法很難滿足需求，嚴重影響院校工作的效率，這時就有必要嘗試新的檔案管理方式——信息化檔案管理，這種方式可以實現檔案價值的高效利用，而且節約了很多時間，具有開放性和便捷性。

一、職業院校檔案管理現狀分析

檔案管理建設對學校發展有不容忽視的現實意義，但是目前許多院校的檔案管理工作中存在許多問題，這些問題嚴重阻礙著檔案價值正常作用的發揮。主要問題有以下方面：

（一）管理人員方面

目前大多職業院校的檔案管理人員都沒有學習過系統的檔案管理知識，工作時一般根據自己的記憶和經驗進行整理，缺乏系統性和科學性。很多學校由于教師資源有限或者為了節約師資開銷通常一個教師身兼數職，這種情況下，管理檔案的人員沒有時間學習相關的理論知識，嚴重影響檔案管理的有效進行。除此之外，檔案管理專業人員嚴重匱乏，大多院校根本不能找到理論和實際管理經驗豐富的檔案管理人員，更談不上實現檔案管理的價值。

（二）檔案信息化落后

隨著互聯網的發展，利用計算機和遠程網絡對資源進行信息化部署已經成為一種趨勢。可是許多職業院校卻未能實現檔案的信息化，依舊采用人工檔案管理。檔案信息化建設需要一定的硬件設備和專業的計算機管理人才，許多職業院校為了減少投入對此進行將就，沒有將高效快捷的數據庫管理系統和校園網絡合理利用，既導致了資源的浪費，也影響了學校管理效率的提高。

（三）缺少相應的管理規范

目前許多學校都缺少相應的檔案管理制度及規范，一般依靠檔案管理人員的自我經驗進行歸類，最終導致檔案室沒有條理，混亂不堪。這時如果之前的管理人員離職，新接替的管理人員對檔案的放置不了解，根本無從下手，而且經常出現檔案管理不及時的狀況，給正常的工作帶了諸多不便，甚至會造成嚴重的損失。

二、校園檔案信息化概述

檔案的信息化，即通過計算機網絡技術建立校園數據庫系統，將相關的檔案掃描形成電子文件后傳入數據庫中。檔案信息化的過程包括檔案信息系統的建立、相關技術管理人員的培養以及檔案信息化制度的建立等過程。院校檔案的信息化可以解決傳統人工檔案管理不及時、查找困難等諸多問題，真正的實現檔案建立安全化和使用快捷化，從而為院校管理提供更優質、更高效的服務。檔案信息化是互聯網發展的必然趨勢，因此各院校建立自己的校園檔案管理系統以及校園網絡是刻不容緩的。

三、校園檔案信息化建設的策略

（一）加強信息化師資隊伍的建設

信息化檔案管理不僅要求管理人員有傳統的檔案管理經驗，還要求其對網絡技術有一定的了解，懂得網絡數據庫的相關知識，能很好地利用計算機網絡，這樣才能滿足檔案管理數字化和網絡化要求。因此，檔案信息化建設過程中，學校要注重對于管理人員網絡技能的考核和培訓，加強其專業管理的能力，同時引進高質量的網絡管理人才，為校園信息化建設打好基礎。當然，相應的檔案管理人員也應該努力提高自身的素質，主動增強自身利用計算機網絡的能力，以適應新的變化。

（二）建立規范的檔案信息化制度

完善的制度準則是校園檔案信息化全面建設的基礎，只有相應的準則標準化和規范化，才能盡可能地規避風險，實現對網絡信息技術的高效利用。對于數量繁雜的校園信息量，首先要根據數據庫管理索引，全面錄入信息后通過搜索就可以找到相應的檔案。校園檔案對于安全性有極高的要求，因此就需要一套完備的制度規范進行保障，要對電子檔案管理、進出人員記錄以及機房安全等多個方面進行詳細的規定，這樣才能有章可循，提高校園管理人員的意識。

（三）加大硬件設備的投入

檔案信息化建設離不開計算機等硬件設備，只有硬件設備齊全而且功能穩定，才能為校園數據庫系統建設和校園網絡平臺的搭建提供一定的基礎。一些院校為了節省資金，對于硬件設備的功能不太重視，導致硬件設備難以滿足檔案管理系統的搭建要求，或者系統不穩定，當需要查詢時，往往缺乏及時性，嚴重影響校園工作的質量。

校園檔案管理信息化可以實現管理的快捷化，同時通過網絡技術對檔案進行備份可以實現信息的安全化。檔案管理人員也要及時更新自己的觀念，增強自己的網絡技能，實現更好的服務，當然院校也要對信息化的建設加以重視，使檔案的價值得到最大化的體現。

參考文獻：

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